浅谈信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

浅谈信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

白荣荣

新疆乌鲁木齐市达坂城区人民政府办公室 830000

摘 要：当前为了响应国家的号召，我国行政事业单位的人事管理制度取得了显著的完善和改进，但同时，其档案管理却仍存在一定的不足之处。为了确保行政事业单位在信息化的背景环境下仍能顺利地开展各项活动，需要对档案管理工作进行相应的调整，因此，本文将针对行政事业单位档案管理中存在的问题进行分析，并提出相应的改善措施帮助事业单位更好地开展档案管理工作。

关键词：新形势；事业单位；人事档案

本文重在谈论行政事业单位档案信息化的建设，其目的是为了让更多行政事业单位能够意识到档案信息化建设的重要性。根据我国现阶段行政事业单位发展的情况来看，必须要让相关管理人员认识到档案管理的重要性以及必要性，只有让相关管理人员明确的认识到档案管理工作的价值，才能顺利地开展档案的信息化建设工作中来。因此，本文会针对档案信息管理的重要性及存在问题和改善方案等方面进行分析。

1行政事业单位档案管理信息化的重要性

（1）实现档案资源的合理配置

对于我国行政事业单位而言，利用各种信息科技技术使得档案管理工作更加智能化、数字化，同时有效地对各种类型的档案资料进行针对性的分析处理，从而强化各类档案的利用效率。档案管理人员可以利用计算机来构建相应的档案数据库，将文本档案转化成电子文档进行存储，从而有效地提升其他部门调阅档案的效率，加强各部门之间的信息共享。

（2）满足时代发展的需要

当前各种网络技术正不断地演化发展，事业单位所采用的档案管理模式也与以往有着较大的差异性，传统意义上的人工档案管理模式已经无法适应当前的信息时代需求，所以，在满足时代发展需求的前提下，必须全面优化档案管理工作模式，顺利开展档案管理信息化建设工作。

2 档案信息化的优势

　　2.1 管理方便

　　在人工管理的模式下，无论是信息的整理还是信息的分类或是档案的管理，都将依靠人力来完成。然而，在大量的档案面前，长时间的信息处理可能会让人十分疲惫，很容易就出现工作失误的情况。比如分类错误、内容整理不足等。同时该管理方式也并不利于后续的工作进行，而档案信息化建设则可以很好解决上述问题，只要在数据库当中搜索关键词，就能够快速的定位自己想要查看的内容，这大大提高了信息筛选的效率。

　　2.2 利于保存

在人工管理的模式下，档案的存放方式大多是以纸质的记录为主，这并不适合档案长时间的保存。环境潮湿、存放时间过长等等因素，都容易损坏档案的信息。如果发生火灾，就会使所有的档案一瞬间消失。而档案信息化并不会发生这种情况，只要工作人员做好网络信息安全方面的防护，就能够大大减少电子档案信息丢失的可能。并且还可以通过备份的行为，复制多份档案信息，这样即便是丢失了一部分，我们也有重新建立数据库的基础。

3 事业单位档案管理存在的问题

3.1 管理制度不完善

对于行政事业单位的档案管理工作而言，必须进一步地完善相关的管理制度，为档案管理工作的开展落实提供保障。但许多事业单位的档案管理工作缺乏相应的管理制度，从而导致档案管理工作仍无法有效地得到改善。一方面，许多事业单位所采用得档案管理制度较为落后，导致相关部门之间不能很好地合作交流，约束了档案管理工作的执行力度。另一方面，虽然许多事业单位已经建立了相对完善的管理制度，但仍存在一些细节上的问题，对于档案管理人员的实际工作责权没有进行明确，使得管理工作无法顺利地开展落实，使得所制定的档案管理制度流于形式。

3.2 信息化水平不高

目前许多事业单位的档案管理信息化程度仍维持在较低水平，使得管理工作效率受到严重的阻碍。随着各种信息技术以及相关设备的创新发展，传统意义上的档案管理模式也受到了一定的影响，从而使其朝着更加数字化、信息化的方向发展。但由于事业单位对其缺乏重视，使得档案管理工作所采用的设备技术得不到优化。此外，许多事业单位虽然积极引进各种信息设备以及技术，但由于工作人员无法熟练地运用掌握，使得无法充分地发挥出档案管理数字化的优势。

4 事业单位档案管理优化的路径

4.1 加强对档案管理的重视

为了进一步地优化档案管理工作效率，需要对其档案管理工作更加重视，不仅可以有效地提高档案管理工作的效率，同时还可以促进事业单位的未来发展。因此，事业单位必须对档案管理工作更为重视，对档案管理工作进行适当的宣传普及工作，让相关管理人员能够认识到档案管理工作的重要作用。

4.2 完善档案管理机制

档案管理工作所包含的内容较为繁杂，因此，管理人员需要依据事业单位的管理情况来优化档案管理机制。不仅可以有效地帮助各个部门之间更好地配合沟通，而且还可以对管理人员的行为进行适当的约束，从而提升档案管理工作的规范性。

4.3 加强档案管理的数字化发展

根据当前信息时代的需求，需要促进档案管理信息化进程，合理地运用各种信息技术以及先进设备。相比于以往的档案管理工作而言，如今档案管理的工作量较为庞大，因此需要加强档案管理信息化发展，同时积极引进各种信息设备以及技术，从而推动档案管理信息化发展。此外，还需要对档案信息化工作进行优化完善，从而使得档案信息更为真实可靠，同时利用各种网络安全技术来有效地提升档案信息的安全性。

5结束语

总而言之，行政事业单位需要积极响应号召，加强档案管理信息化建设工作，进一步地提高事业单位档案的利用效率，充分地发挥档案在各项行政工作当中所具有的重要作用。

参考文献：

[1]王玉杰. 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J]. 科学技术创新, 2015(31).

[2]朱淑霖. 信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J]. 中国管理信息化, 2016, 19(019):192-193.