简介:摘要:伴随着我国逐渐迈入信息化的时代,信息技术在社会中的不少领域发挥着突出的作用。伴随着信息技术的进一步发展,实现档案信息化管理已经逐渐地发展成为档案管理的发展趋势及方向。档案实现信息化管理可以有效地提升档案管理效率以及档案的利用率。在这篇文章之中,提出新时期档案信息化建设中存在的问题,主要为企业对于档案管理的信息化管理工作缺乏重视、档案信息化管理的安全意识较差、档案管理人员缺乏信息化建设的素质、档案信息化建设投入不足,提出新时期下加强档案信息化管理的策略,为积极更新观念,提高信息认识、保障信息管理的安全性、加强档案信息化管理人才队伍建设、加强档案信息化管理的技术及资金投入力度。
简介: 摘要: 随着科学技术的飞速发展,我们进入了网络信息时代,许许多多的工作都实现了信息化管理,曾经依靠人工整理,人工管理的档案,现在可以通过各种先进的技术实现信息化管理。本文主要探讨了实行档案管理信息化的优点与推动档案管理实现信息化的措施。 关键词: 档案管理; 创新理念; 管理信息化 一直以来,档案资料管理工作都比较复杂,而实现档案管理信息化,则可以使档案管理工作更加方便,减轻档案管理人员的负担,不过,对档案进行信息化管理也需要通过现代信息网络技术,数字化技术等,因此,档案管理工作人员必须创新管理理念,改变旧的管理方式,跟上时代的步伐,对信息化管理进行了解,学会进行信息化档案管理,并提升进行信息化档案管理的能力。 1 实现档案管理信息化的优点 1.1 有利于提高管理工作的效率 在之前的档案管理工作中,管理人员主要通过人工操作实现档案管理,人工收集,人工整理,人工分类,人工抄写,人工记录,人工统计等等,既要保证收集的档案资料完整,还需要保障分类的准确无误,记录的规范,统计的清晰等,总之,整个工作的过程烦琐,花费的时间也很多,管理工作人员需要消耗很多的精力,而且,如果一不小心出错了的话,这些复杂的工作又要重新进行一遍,时间、精力都翻倍的消耗。所以,传统的档案管理工作方式会随着科学技术的发展进步而逐渐被淘汰。相反的,信息化档案管理可以利用计算机对档案资料进行收集,分类,储存,统计,并且非常方便以后进行查找,不必再进行复杂的纸质资料的整理、管理、查找,也不必担心档案资料被弄丢。总之,通过信息化管理,一切工作都变得简便易行,提高了管理工作的效率。 1.2 有利于资源进行共享 在传统的档案资料管理工作中,档案资料往往储存在专门的档案储存柜中,查找起来十分的不易,导致这些档案资料大部分时候都闲置在档案储存柜中,信息往往不能做到共享,还占用了储存空间,浪费了资金与资源。而对档案进行信息化管理,档案内容全部记录到计算机当中,对档案的目录和内容进行合并管理,并建立档案信息系统,互联其他信息系统,这样,各类档案管理的信息动态都可以展现出来,实现了信息资源的共享,可以有效地提高档案管理工作的效率。 1.3 有利于档案资料的保存 传统的档案资料都是纸质资料,而纸张向来都是容易损坏的,像遇水字迹开散或纸张破烂,难以长久的储存。更何况,在储存大量纸质档案资料的档案库里,如果没有保持环境的干燥整洁,这些纸质资料是很容易发生霉变腐烂的。工作稍有不慎损坏了这些纸质资料或储存不当毁坏了这些资料,造成的后果都是难以挽回的。而与纸质档案资料相比,利用计算机对档案资料进行信息化管理、储存是可以保存良久的,这些电子文件只要不被删除,便可以长久的保存在计算机中,而且,计算机的信息量大,储存量大,大量的档案信息都可以储存在计算机当中,不被损坏且易于查找。 1.4 传递速度大大的提升 传统的档案资料传送是靠人手传递,邮政快递传送,其传递的速度慢,过程长,期间还容易损坏或丢失,给档案资料接收人员造成不便与损失。而信息化档案管理,利用计算机在网络进行信息传递,极大地提高了传递的速度,方便了查找递送人员与接收人员。 1.5 有利于保障档案信息的安全 传统的纸质资料档案储存,其安全性是难以得到保障的。在储存大量档案资料的储存库里,稍有不慎被外来人员进入,偷看或泄露了档案信息,这也不是没有可能的,甚至在这么多的资料当中,偷偷拿走一份也是难以被察觉的。所以,其安全没有保障。而信息化管理,计算机储存信息其保密性较高,安全性也较高,档案信息的安全可以得到良好的保障。 1.6 有利于减轻管理人员的负担 传统的档案信息管理,人工整理,人工看管,人工查找,尤其是看管,稍有不慎,就造成巨大损失,给管理人员带来巨大的压力。而若是实现信息化管理,其查找方便,保存方便,安全性较高,传递速度也快。极大地方便了管理人员,大大减轻了管理人员的负担。 2 推动档案管理信息化的方略 2.1 推动档案管理理念创新 实现档案管理信息化,首先必须创新档案管理人员管理理念,转变传统的管理理念,还要创新档案管理模式,将先进的科学技术手段融入档案管理当中,充分发挥档案管理信息化的优势,通过理念创新实现实践创新。 2.2 实行多样的档案服务模式 在传统的档案管理当中,只注重了档案管理的形式,没有将档案管理工作落实到具体的服务工作中。新时期,档案管理人员需要改变档案管理理念,档案管理工作需要落实到服务层面,对档案进行信息化管理,多样性服务,满足社会对档案信息资源的需求,如此,能让社会大众接受并适应档案信息化管理,推动实现档案管理信息化。 2.3 确保档案管理信息化的规范 之前的档案管理工作中,档案信息管理工作没有统一的标准 导致档案信息服务基础差,档案的质量普遍不高,而档案信息化可以通过磁盘,光盘等进行档案整理、分类,实行统一的标准,进行标准化管理,保证档案管理信息化的规范性,标准性。 2.4 保证档案管理信息化的安全 虽然实行档案管理信息化,用计算机系统保护档案信息,不会像传统的档案管理一样,容易使档案文件损坏,丢失,但是,如今科技发达也有一些负面影响,让一些网络技术高超的人,俗称黑客,装了空子,他们会對网络档案信息造成威胁,所以必须加强网络档案信息的安全防护,对文件进行加密保护,进行数据备份,还要通过设立身份认证,防火墙等方式进行安全保护,确保信息化档案管理的安全性。 3 结束语 对于一个国家的资源信息化管理来说,实现档案管理信息化是有非常重大的意义的。所以应该更加重视档案管理信息化的建设,重视档案管理理念的创新,通过科学技术推动档案管理实现新发展,提高档案管理的质量和效率,通过信息化的档案管理,使更多的行业能够受益。 参考文献 [1] 张霞 .档案管理理念实现档案管理信息化 [J].科技资讯, 2016,( 14): 72-74. [2] 王迪 .创新档案管理理念实现档案管理工作的信息化 [J].中国科技投资, 2017,( 34): 218.
简介:【摘要】随着近年来我国科学技术的快速发展,全面加强档案管理信息化建设成为档案管理工作者研究的重点课题。加强档案管理信息化建设不仅能提高档案管理效率,还能强化档案管理效益。鉴于此,本文就档案管理现代化建设作出详细阐述,并找到档案管理信息化建设路径,以全面提高我国档案管理水平。 【关键词】档案管理 ; 信息化建设 ; 问题研究 档案管理信息化建设利用现代信息技术、计算机技术全面加强档案管理的方法,是提高档案管理水平的重要途径,不仅涉及档案资源材料的分类、整理、搜集归档及利用,也涉及档案管理信息系统的建设,能反映出我国档案现代化建设水平,全面提升档案管理水平。 一、档案管理信息化建设的含义 (一)档案管理信息化建设的目的。随着人类社会全面进入“互联网 +” 时代,全面促进档案管理信息化建设成为提高档案管理工作质量的重要方法,而档案管理信息化系统的应用及数字化平台的开发也成为档案管理工作的新趋势。档案信息化建设是满足新时期档案信息资源集成化、共享化、个性化管理的需要,既要保障档案信息材料能够有效利用,也要满足新时代档案管理的需求。档案管理信息化建设主要由两方面因素组成:第一是对传统纸质文献资源进行有效保护,采取有效的保护方法,尽可能延长实体资源的使用寿命。第二是利用信息技术使档案信息资源得到全面利用,利用信息网络通过建立共享化网络平台,使档案信息资源得到共享,也就是快速分享档案信息材料,使档案能够高效服务社会。 (二)档案管理信息化建设的意义。档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理而言,档案管理工作既面临着机遇,也面临着挑战。档案管理信息化建设不仅是信息时代发展的要求,也是推动我国档案管理进行数字化、信息化转型的重要途径。目前科学技术、信息技术、计算机技术成为衡量国家文化软实力的重要指标,全面推动档案管理信息化,使档案管理与信息化建设有效融合,使其全方面融合科学技术和文化内涵,能提高我国的文化软实力。可以说档案管理信息化建设是推动档案管理转型的重要方法,对提升我国信息化建设水平有着重要意义。档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理本身而言,档案管理面临着机遇,也面临着挑战。如何利用信息技术全面提高档案管理质量需要技术专家不断研究,而档案管理信息化建设进程中又面临着诸多问题,如信息保存、信息管理、信息安全防护等,需要档案管理人员在长期工作实践中解决。 二、推动档案信息化建设的主要策略 (一)利用信息技术建立档案信息检索系统。档案信息检索是实现档案信息资源有效利用的前提和基础,在档案管理信息化体系建设中,必须全面重视档案信息检索体系的建设,利用多种工具和技术面向用户建立科学合理的档案检索体系。一方面,在档案管理信息化建设中,要注重延长纸质文献和实体资源的使用寿命,完善基础设施建设,给纸质文献及实体资源提供专业的存储空间 ; 另一方面,要对纸质文献资源进行数字化处理,将各种具有较高保存价值的纸质文献资源保存到相关数据库中,建立科学合理的信息检索系统,以满足用户精确查询的需要,保障信息资源得到高效利用。 (二)确定档案信息资源检索目标。在档案管理体系信息化建设中,为保证档案信息资源高效利用,要全面重视档案信息检索体系建设,根据用户需求和档案管理目标确定档案信息资源检索目标,从档案信息资源利用角度合理规划信息检索流程,可采用图片检索方法、文字检索方法、电子文献查询等方法,科学化检索有较高利用价值的档案资源,这样能使档案信息资源得到全面利用,使档案信息使用模式更符合用户的预期,提高档案信息检索效率,对档案信息资源高效使用和高速流通创造积极条件。 (三)利用计算机技术建立先进的档案资源查询体系。档案信息资源查询体系是保障档案信息资源有效利用的前提,也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用,档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法,利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档,以保障对各种档案信息的有效存储,使各种档案信息有效地存储到相关数据库中,结合用户的使用需求,建立操作便捷且科学合理的查询系统,使用户能及时便捷地查询档案信息。 三、结语 档案信息化建设是提高档案信息资源使用效率及管理水平的重要途径,也是在科学技术引导下档案管理的新模式,对促进我国档案管理快速发展有着重要意义。为了全面推进档案管理现代化建设,档案管理人员要全面重视档案信息化检索系统建设,建立具有统一标准的档案查询体系,结合实际需求确定档案信息检索目标,以全面提高档案信息检索效率,促进档案信息资源得到有效利用。 【参考文献】 [1] 胡林波 . 新时期事业单位档案管理的创新思路探究 [J]. 科学咨询(教育科研), 2018 ( 09 ): 3. [2] 戴丽红 . 大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究 [J]. 中国管理信息化, 2018 , 21 ( 18 ): 180-181. [3] 張琬悦 . 网络时代事业单位档案管理的完善分析 [J]. 科技风, 2018 ( 29 ): 62.