人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究

人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究

张伶俐

江苏省东台市人力资源和社会保障局人才市场224200

摘要：随着我国经济水平不断提高，人们对于自身权益保护意识也在逐渐增强。因此，为了更好地维护人民群众利益，相关部门需要加强对档案管理工作的重视程度，相关单位必须要结合实际情况来进行创新与完善，从而使得档案管理能够发挥出更大作用。本文重点研究人力资源和社会保障局个人档案管理工作现状，提成若干建议，旨在提高人力资源和社会保障局个人档案管理工作质量和水平。

关键词：人力资源；社会保障局；个人档案；管理措施

引言：

在当前我国经济发展水平不断提升、人们生活质量逐渐提高的情况下，对于人才也提出了更高要求。为了能够更好地满足时代需求，需要做好相关人员的培养与教育工作，使人力资源得到有效开发利用。而要想实现这一目标，就必须重视档案管理工作，通过加强档案管理来保证各项工作顺利开展，从而促进事业单位健康稳定运行。

一、人力资源和社会保障局个人档案管理意义

在当前我国社会发展过程中，对于人才的需求量越来越大。而且随着时代不断地进步与发展，人们也逐渐认识到了档案管理工作的重要性。因此，相关部门需要加强对档案管理工作的重视程度，并采取有效的方式进行处理。通过这种方式不仅能够提高档案管理水平，还可以为后续各项工作提供便利条件。但是从目前情况来看，由于受到各种因素影响导致档案管理工作存在很多问题，严重阻碍了其作用的发挥[1]。所以说，有关人员必须要结合实际情况制定完善的解决方案，这样才能保证档案管理质量得到提升。

二、人力资源和社会保障局个人档案管理的现状

（一）机构设置

在当前我国各个地区中，都已经成立了相应的人力资源和社会保障局。但是从实际情况来看，部分单位并没有将档案管理纳入到日常工作当中来，这就使得很多人对于档案管理缺乏足够的认识。而且由于受到传统观念影响比较严重，所以也有一些人认为档案管理并不重要，只要做好自己分内的事情即可。正是因为这些错误认知的存在，导致相关部门无法有效开展档案管理工作，甚至还有人觉得档案管理就是简单地整理一下资料，根本不需要花费太多时间与精力。这样一来，不仅会降低档案管理效率，同时还会阻碍其作用发挥。除此之外，虽然目前大部分地区都建立起了专门的档案室，但是却很少有人能够真正参与其中进行管理[2]。通常来说，档案室主要负责保管本区域范围之内所有人员的档案信息，包括姓名、性别以及出生年月等等。但是如果仅仅依靠这一个部门来完成档案管理工作显然是非常困难的，因此必须要加强其他各部门之间的联系，以此才能确保各项管理工作顺利展开。

（二）人员配置

在进行档案管理时，需要有专业的人才来完成。但是就目前而言，我国很多地区都存在着档案管理人员不足、缺乏相关技术等问题，这对于档案管理工作来说是非常不利的。此外，由于部分单位不重视档案管理工作，导致其没有配备足够的档案管理人员，甚至出现了一人身兼数职的现象，这样不仅会降低档案管理效率，还会影响到档案管理质量。除此之外，还有一些单位虽然已经认识到了档案管理工作的重要性，并且也招聘了一定数量的档案管理人员，但是这些人往往并不具备较强的综合能力，而且他们中很少有人愿意从事这份工作，所以最终只能选择辞退一部分员工，从而使得档案管理队伍变得越来越小。最后，就是因为某些单位自身条件有限，无法为档案管理提供良好的环境与设施设备，再加上资金投入力度不够，所以很难吸引优秀的档案管理人才前来应聘，进而阻碍了档案管理水平的提升。

（三）业务流程

在当前阶段，我国很多地区都已经开始重视起了对于人才资源的开发与利用。而为了能够更好地满足人们日益增长的需求，就需要做好相应的档案管理工作。但是从目前来看，由于受到各种因素的影响，导致部分单位并没有认识到这一点，这也使得他们无法有效开展相关的管理工作。除此之外，还有一些单位虽然认识到了档案管理工作的重要性，但是却因为自身能力有限等原因，无法顺利完成档案管理任务。因此，只有不断完善档案管理制度以及优化其业务流程，才能真正实现档案管理水平的提升。比如说，某市人力资源和社会保障局所进行的一项调查结果显示：该部门一共包含了40个科室、56名员工，其中共有78%以上的人员属于名人档案，这些档案不仅涉及了各个方面，同时内容十分丰富。

三、人力资源和社会保障局个人档案管理的措施

（一）建立健全档案法规体系

在进行档案管理时，需要对相关法律法规有一个全面了解。只有这样才能够保证档案管理人员能够按照规章制度开展各项工作，并且还可以有效提升档案管理水平。首先，要加强对于人才资源和社会保障局中档案管理工作重要性的认识，从而使得各个部门都能够积极配合档案管理工作；其次，应该制定出完善的档案管理机制，明确每一个员工的职责与义务，确保每项任务都有人负责、有人监督，避免出现相互推诿责任的情况发生；最后，为了更好地适应当前时代发展需求，还应该不断创新档案管理方式方法，利用先进技术来实现数字化管理模式，提高档案信息化建设水平。除此之外，还应该重视对于档案资料的收集整理以及保管等方面内容，将所有涉及到人事变动的材料全部归档保存起来，以便日后查阅使用。同时也应对一些具有纪念意义或者是名人事迹的人和事物进行妥善保护，防止这些宝贵的历史文化遗产遭受破坏或流失。可见，在进行档案管理时，需要对其价值有一个充分认识。只有这样才能够更好地发挥出档案的作用与功能，为人们提供更多便利条件。因此，相关部门应该重视起档案管理工作，并且还要不断提高自身能力水平，从而使得档案能够得到有效应用。

（二）加强档案信息化建设

在进行档案管理时，需要对其进行有效地分类。同时还要保证档案资料能够得到及时更新，这样才能使得相关人员更好地了解到当前时代发展情况以及人们生活水平等方面内容。因此，为了使人力资源与社会保障部门中的个人档案管理工作可以顺利开展下去，就必须将传统纸质版档案转化成电子版形式，并且通过建立相应的数据库来实现这一目标。除此之外，还应该不断完善档案管理系统，从而提高档案管理效率。例如：在进行档案管理过程当中，如果发现有一些重要的人事变动或者是出现一些比较特殊的事件，那么都会被记录在案，这也有利于后期查阅和使用这些档案。此外，随着科学技术的快速发展，越来越多先进技术开始应用于各个领域当中，其中包括计算机网络技术。因此，在今后的档案管理工作中，我们也可以利用现代化手段来完成此项工作。比如说，可以构建一个专门用于存储档案的网站，然后再结合实际需求来设置不同类型的检索功能，以便用户在查找自己想要的档案时有更多选择性。

（三）加强档案管理队伍建设

在进行档案管理时，需要对相关人员进行培训。首先要让他们了解到自己所做的事情是什么样的性质，其次要让他们知道如何去做好这项工作，最后还应该培养他们的责任心以及耐心等一些优秀品质。只有这样才能够更好地完成档案管理工作，并且能够提高整个部门的服务水平。除此之外，也可以通过招聘更多专业人才来提升整体的管理能力。随着时代不断发展，信息技术已经被广泛应用于各个行业中，而将这些先进的科学技术运用到档案管理当中就会使得档案管理变得越来越方便快捷，同时也能够有效减少人力、物力资源的浪费[3]。因此，为了进一步促进我国经济的快速发展，我们必须要重视起档案管理工作，从而使人力资源得到合理配置与利用，进而推动我国社会主义现代化事业的稳定持续发展[4]。

四、结语

综上所述，随着我国经济水平不断提升，各行各业发展速度越来越快，这就需要做好相应的管理工作，这样才能使人力资源得到合理配置，进而促进社会和谐稳定发展。通过加强档案管理工作能够更好地实现这一目标，并且还有助于提高相关人员的工作效率与质量，从而使得各项工作都能顺利开展下去。

参考文献：

[1]李在江. 探讨人力资源和社会保障局个人档案管理的措施[J]. 西部皮革, 2016(2):153-153

[2]崔元元.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].内蒙 古科技与经济，2010，（24）：26.

[3]冀京凤.浅议数码照片档案管理[J].北京档案，2011，（12）：15.

[4]崔启顺，人力资源档案管理问题的探讨[J].办公室业务，2016（12）：150