浅谈合同管理信息化建设应用实效

汉 强

中国石油内蒙古销售公司，内蒙古 呼和浩特 010015

摘要：合同管理系统是根据国家法律法规及规章制度相关要求，结合实际生产管理需要，依托信息化大数据模式建立的合同管理数据库，对合同全生命周期进行管理，重点关注合同立项、选商、申报、审查审批、履行、变更、终止等环节，充分发挥合同管理对于公司推进依法治企进程的基础性作用。

关键词：合同管理系统；应用效果；信息化建设

一、研究背景

合同系统不断完善系统功能，构建与与财务共享平台、ERP系统、档案管理系统、招标系统及采购系统等多系统联动管控架构。通过研究分析，进一步证实合同系统对于合同管理痼疾问题治理、质量及效率提高、各类风险有效防范等方面具有重大积极意义。

二、研究方案

在确保合规管理的基础上，积极探索运用合同系统风险预警、内部签约、辅助审查、短信提示、承包方管理等功能，分类施策，设计合同管理优化方案并推广实施，定期梳理分析运行情况，采取定性与定量相结合的方法分析优化效果，按照PDCA闭环管理模式持续改进。

三、合同管理痼疾问题

（一）事后合同

事后合同是指除抢险、抢修、救灾等紧急情形以外，实际履行时间早于合同成立时间的交易行为。

原因：1.法律意识不到位，未及时签订合同。2.前期工作不到位，挤占合同申报必要时间，业务实际履行早于合同成立日期。3.合同系统流程繁杂，或审查人未及时审查，致使审查时间较长，影响业务开展。4.系统数据录入错误。

后果：1.违反公司制度。2.业务发生先于合同成立，双方权利义务未形成书面约定，若出现事故或其他不确定因素无法明晰双方权责，未能充分保障我方权益，具有较大风险。

（二）线下合同

线下合同是指游离在合同系统管控范围之外的合同。

原因：1.使用其他印章代替合同印章签订合同，未按要求形成统一管理。2.合规意识不到位，未在合同系统履行审查审批流程。

后果：1.违反制度规定。2.未经合同三项审查，合同内容难以保障我方权益。3.业务实际数据与系统统计不一致，不利于公司相关决策部署。4.合同系统与财务共享平台融合，无线上合同无法进行付款，尤其是支付较大金额款项。

（三）未按招标文件、中标通知书要求签订合同

按照法律规定，招标项目签订合同必须严格执行招标文件、中标通知书相关要求，标的金额、工作内容、单价、结算方式、履行期限等关键信息不得发生实质变化；且应当自中标通知书发出之日起三十日内签订合同。

原因：法律意识淡薄，对法律法规及制度规定理解不深入。

后果：1.违反国家《招投标法》。2.合同、招标文件、中标通知书均具有法律效力，如果相关信息不一致易引发法律纠纷。

（四）合同审查审批时间较长

原因：1.合同系统审查审批流程繁琐，同一部门多人审查，影响效率。2.审查人因其他工作未能及时审查合同。3.系统提示功能不完善。4.内部合同签约复杂，由于防伪水印及格式要求不统一，相关单位要求使用本单位水印，因此同一合同需要由签约双方各自从合同系统履行申报、审查、打印等。

后果：1.影响单位之间业务运作。2.不符合公司审查时间控制标准。3.易产生事后合同。

四、问题解决方案

研究分析近五年合同系统统计数据，并查阅合同系统功能设计与改进等相关文献资料，立足实际管理建言献策，致力通过以下管控措施解决症结难题：

（一）风险预警功能

通过选择合同类别、承办部门、标的金额、日期节点、选商方式等要素设计形成复合条件，将管理规定内置到合同系统中，同时对接天眼查、财务共享平台数据库，设置预警触发条件，一旦出现违规现象针对操作用户即时预警或强制阻断，从而实现系统上严格管控。该功能对于事后合同、应招未招等问题治理效果尤为显著。

（二）合同管理黑名单

黑名单管理是合同系统新增功能，通过合同系统黑名单管理及风险预警功能联合作用，同时对接天眼查以及其他兄弟单位合同相对人黑名单数据库，从合同申报、审查审批、签订等环节强化选商管理，杜绝与发生事故、信誉不良、涉及纠纷案件、资不抵债等情形的承包商、服务商、供应商产生业务往来，在业务合作前有效落实事前预警，切实维护我方权益。

（三）优化合同审查流程

进一步探索流程优化工作，在控制风险、责任明确的前提下，适当简化合同审批流程，将技术、法律、经济三项审查由串行依次审查调整为并行同时审查（如图），成倍提高审查效率，有效落实扁平化管理要求。

（四）合同在线签约

统一设置防伪水印及格式标准，实现签约方在线同时审查，及时交流意见。同时取消合同打印、签字等相关环节，形成电子合同，实现合同无纸化管理，无需反复邮寄纸质合同，大幅缩短合同签订周期，提高单位交易效率。

（五）短信提示功能

合同系统可对系统用户进行短信提示。短信提示功能分为有两种：1.即时提醒：收到新任务时逐项即时进行提示；2.催办提醒：每天固定时间，针对所有待办事项进行提示。两种提示方式可单独使用或者并用，有效提高工作效率，杜绝承办人与审查人反复沟通催办的情况。

（六）应用辅助审查功能

由于生产交易日益增多，合同内容愈发完善，致使合同审查工作量增加，存在未能全面辨识风险的情况。为管控合同风险，提高审查效率，合同系统新增辅助审查功能，将合同文本中金额大小写、履行期限、权利义务、违约责任、争议解决方式等可标准化、结构性强、重复性高的审核规则交给系统，由系统判别关键条款完备性，对可能存在的风险进行提示，帮助审查人员快速审查合同的关键点，降低视觉疲劳，提高审查效率与审查质量。

五、主要成果

通过深入推进合同系统实施应用，持续探索信息化管理手段，合同管理工作取得长足进步，多项指标改善：

（一）完善合同管理制度体系建设，强化顶层设计。合同管理制度以公司制度为基础，延伸至印章管理、系统信息录入、运行管理等方面，明确具体要求，量化管控标准，相辅相成，形成较为完整的制度管控体系。

（二）有效控制事后合同数量及比例，提高合同审查审批效率。根据合同系统近五年数据显示，事后合同数量及比例大幅度下降，2021年事后合同数量为0。合同审查效率年均提高20%，2021年较2017年提高145%。

（三）充分开发风险管理功能。根据制度规定设置事后合同、招标限额、签约方资信风险等12项预警指标，对申报、审查、签订、履行等环节全面预警。2021年共发出预警2031条，有效管控合同风险。

（四）降本控费，助推提质增效工作。合同系统实现内部单位在线签约功能，形成电子合同，取消合同打印、签字、邮寄环节，提高工作效率。成倍减少审查人员工作量，减少合同打印、邮寄成本。

（五）持续提高精细化管理。紧密结合业务实际，建立合同类别对照表，细化出45个合同类别，强化数据录入标准管理。相关数据与风险管理功能配合使用，提高事前预警、事中控制、事后治理的综合管理水平。

参考文献：

1.《中国市场》2019年1月15日刊发《企业合同管理系统功能设计探析》，作者：李燕 沈涛 方攀

2.《科技与创新》2018年10月25日刊发《合同管理系统的应用及研究》，作者：刘燕

4