浅析采购项目电子档案数据装载

浅析采购项目电子档案数据装载

赖彩强，张桂，植李莉，叶芷伶，虞中坚，兰艳妮，许洁，赵文

关键词：采购项目电子档案、数据装载、可追溯、电子档案系统搭建

国家号召推进电力体制改革，退行精益化管理战略，电力行业竞争压力，促使企业进行机构转型和产业升级；另外，国家发改委大力推行电子化采购，采购全过程的系统信息要求在电子商务采购平台形成；同时，国家积极推行电子签章使用的合法性和权威性。

南网公司积极响应国家号召，把握机遇与挑战，全面推行精益管理，以“两精两优、国际一流”为战略目标；2016年积极推行电子商务平台，南网公司所有采购项目都建立档案管理制度，实现南网办公厅“办公一体化”的精益化管理目标，要求电子文件和纸质文件双向存档并逐渐向电子化管理过渡。

广西电网公司积极响应上级号召，全面推行精益化管理，在采购项目管理领域，2017年全省所有项目都采用电子商务平台进行采购，采购项目所有过程的档案信息都在该平台形成，并积极推行了电子签章。使得采购项目的档案信息有了源头，必须建立一套匹配的电子档案管理系统，使得源头档案得到渠道的力量。

广西电网物流中心作为广西电网公司的直属机构，主要任务是组织采购业务服务工作，同时承接公司采购项目档案的管理工作。2014年，我中心作为南网公司采购项目的试点标杆单位并获得“优秀单位”荣誉，在采购项目档案管理上积累了丰富的经验。但作为优秀的标杆单位，深知采购项目数量庞大，管理成本高，工作效率低，管理方式落后，与国家、南网公司层级的精益化管理策略有很大的差距。2017年开发了采购项目电子档案系统，该系统可直接与南网电商平台对接，实现采购项目电子档案自动归档，目前系统已搭建完成，如何将庞大的档案数据装载到系统中，是档案管理成败的关键，以下几点是我们在装载档案数据中着重解决的关键点。

1）纸载档案的数字化

将纸载档案扫描，形成可管理的电子档案，并将纸载档案录入到档案系统中，实现纸载档案数字化后的管理。

为了提高扫描质量，扫描将从技术工艺、过程监管、质量控制、进度保障、安全生产和信息保密等多方面进行规划和资源配置，全方位保障各项实施工作的良性发展以及整体项目的顺利完成。、详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好，无遗漏、无差错；设立完善的项目管理体系和保障体系，为应对多方面已知、未知的情况做好准备工作；加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的安全管理制度和保密制度，杜绝各类问题事故的发生，确保项目的安全实施；对纸质档案数字化的各个环节建立起完整、规范的记录。并使用加工流水表单详细记录加工过程及相关问题；增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位；集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、和管理等多方面保障项目的顺利实施；全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户的产品全部符合质量要求；全力保障信息安全和保护档案实体安全。

2）纸载档案数字化后的装载及管理

纸载档案数字化后需要装载到档案系统中，然而数字化后档案资料量大，档案索引无法自动生成，这就需要系统提供辅助的功能实现数字化档案的快速装载，例如OCR识别技术，快速识别tif文件的关键页，形成档案系统可以自动识别的XML文件，从而快速、批量将数据化后的tif文件装载到档案系统中，并为档案自动建立相应索引。

3）原有档案数据的迁移

原有清华紫光的档案系统存储了大量的档案，在新档案系统搭建完成后，需要将原有紫光档案数据迁移到新电子档案系统中，要求项目开发组分析原有系统的数据结构，能够自动的、无缝的迁移到新档案系统之，迁移需要保证档案资料的完整性和档案数据迁移效率，在完整的前提先实现档案数据的快速迁移。

4）采购项目电子档案管理系统建立关注点

纸载档案大量存在，需要搭建一套高效的纸载档案管理系统，搭建纸质档案系统主要解决一下几方面的问题。

电子档案系统的建设目的是要实现电子档案的规范化管理，将电子管理系统的过程控制信息化，将经验变成可执行的、标准化的流程，从而实现档案管理流程再造，将事后监督变为事前监督，管理层能够远程监控到所有档案的情况，避免电子档案管理随意性，提高工作效率。

建立电子档案自动移交体系，从其他系统中直接将电子档案移交到电子档案系统，实现系统无缝对接。

电子档案的有效性保证，通过接口过来的数据不同于以往纸载的归档方式，信息系统提交过来的是字段信息和附件信息，在移交过来的电子档案须包括三方面的内容：（1）、审批单，该审批单记录了该节点的整个审批过程，审批单需要转换成PDF文件，并盖电子章；（2）、审批单所带的附件，需要转成PDF格式并盖电子章。（3）、电子档案所包含的索引字段，针对电子档案归档要求符合国家档案局颁布的国标《GB18894电子档案归档与电子档案管理规范》。

档案管理系统的实施就是流程再造的过程，电子档案管理系统是电子档案管理流程再造的过程，电子档案管理系统的实施规范化了电子档案流程，避免了电子档案管理的随意性，实现了标准化管理，由事后监督变为过程监督、事前监督。在电子档案管理系统的启用后，废止了纸载流程的传递方式，保证了电子档案管理的单轨制。

建立档案的快速查找机制，提升现有综合档案库房的管理水平使之更加科学和安全，引入RFID技术对实体综合档案进行有效定位、跟踪和管理。

4）档案的有效性

档案系统的有效性是档案系统需要解决的关键环节，进入档案系统的电子档案，包括数字化后的档案需要盖档案馆的电子章，盖过电子章的档案就是档案馆认可的档案。如何建立CA及电子章体系也是档案系统需解决的关键环节。

1）身份认证需求：在档案系统上保证身份合法性和真实性；

2）档案的责任认定；

3）档案信息的完整性需求：确保档案信息在传输和存储过程中不被篡改。

具体做法如下:依托电子签名法，引入国家认可的第三方认证机构颁发的数字证书，为招投标业务提供具体法律保障的数字签名，保障招投标业务中涉及的各类操作和文档的法律有效性。

部署电子签章系统，提供与传统电子化招投标系统业务文档打印盖章相似的电子签章图像化功能，用于辨识招投标文件签署者身份的真实性、招投标行为的不可抵赖性以及招投标文件的完整性。结合数字证书及可靠的数字签名技术确保的招投标电子文档中的数字签名和现实世界中签字盖章拥有相同的法律效应。

为了保障档案过程中关键环节时间的准确性和一致性，提供的第三方可信时间服务来获取标准时间服务，签发和验证时间戳，确保时间的一致性和权威性。

5）档案数据的柔性存储

随着归档的档案数据的增多，单一的数据库已无法满足存储要求，需要开发电子档案数据的柔性存储功能，在单一数据库达到一定存储量时，可增加数据库数量，以存储更多的数据，增加的数据库后可与档案系统无缝对接。

6）与其他业务实现自动对接

目前中心已搭建采购项目电子档案管理系统，实现了与南方电网电子商务平台的对接、在线文件归档、档案查询、档案借阅、档案统计和评价等功能。该系统只实现了与南方电网采购平台的对接，为其他业务系统档案的搭建积累了经验,目前web系统提供对外接口主要有三种：1、webService，2、js接口，3、HTTP接口。这三种接口能完全覆盖所有的系统之间的通信，所以接口从理论上讲不应该有技术瓶颈。

在此基础上可与物资系统、合同系统等开发相应的接口，实现业务系统与档案系统的自动对接。

7）数据备份方案

在数据装载到档案系统中，档案系统将形成庞大的数据库，这就需要建立数据备份机制，可定时将数据备份到备份设备中，从而提高数据的安全性和可靠性。

总之：采购项目电子档案系统搭建完成只是完成了采购项目档案数据管理的第一步，如何将采购项目档案数据装载到采购项目档案系统中是关键，以上几点是我们对采购项目档案数据装载需要解决的关键问题。