浅论加强档案信息化管理的意义及其措施

浅论加强档案信息化管理的意义及其措施

杨晓波

吉林省松原市前郭县档案局吉林松原138000

摘要：随着信息技术和网络技术快速发展，档案记录方式出现了多样化的趋势，传统的档案管理手段已经不能适应新形势，因此需要加强档案管理的信息化管理。基于此，本文简述了档案信息化管理的主要特征，对加强档案信息化管理的意义及其措施进行了论述分析。

关键词：档案信息化管理特征措施

一、档案信息化管理的主要特征

1.网络化特征。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度地节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。

2.便捷特征。档案信息化管理具有便捷化特征。档案信息化管理就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。

二、加强档案信息化管理的重要意义

1.实现资源共享。实施档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

2.提高档案利用效率。档案信息化管理目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。档案管理应该对档案信息实行动态化管理，探索建立电子档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升档案的价值。

三、加强档案信息化管理的措施

1.加强档案信息化管理设备基础建设。先进的信息管理设备是档案进行信息化管理的物质基础，为了提高档案信息化管理水平，企业或政府单位一定要加大对档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，档案管理的工作效率将会大大提高，档案信息化管理进程的步伐也会加快。

2.健全完善档案信息化管理制度。具体表现为：

（1）档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案信息化管理中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化管理过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

3.强化档案信息化的标准管理。档案信息化管理并不是一项容易的工作，其涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化管理过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。

4.提升档案信息化管理人才的综合素质。主要表现为：

（1）合理引进档案信息化管理的技术人才。档案信息化管理过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案信息化管理过程中的各种技术难题。（2）加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化管理的中坚力量。因此，在档案信息化管理的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。

参考文献

[1]王静敏档案数字化管理理论与应用[J].现代经济信息，2017，（06）。

[2]戴彦档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2017，（01）。