企业档案创新管理分析

企业档案创新管理分析

陈巧玲

湖南磁浮交通发展股份有限公司  湖南 长沙410007

摘要：本文简要分析档案管理现存的主要问题，并以企业档案创新管理对策作为切入点，对促进数字化转型、引入智能化管理工具、建立档案管理制度以及积极开展培训工作等方面进行研究，期望能够为相关人员提供参考。

关键词：企业档案；创新管理；管理理念

引言：在当今信息化时代，企业档案管理不再是简单存储和归档，而是成为信息资产管理的重要组成部分。因此，本文将围绕企业档案创新管理展开深入分析，通过对档案创新管理的深入研究，期望能够为企业实现信息化管理、提升竞争力，迈向更加美好的发展未来贡献一份力量。

1.档案管理现存的主要问题

1.1管理理念不完善

对于企业实际档案管理工作而言，档案数据信息的开发和管理理念应当与管理部门的科学性和整体性目标相契合，以确保信息管理体系具有高效性和协同性。然而，目前的实践调研结果显示，尽管各地档案管理部门在数字化建设方面投入了大量人力、物力和财力，但由于缺乏正确规范的指导，部分单位仍然沿用传统的管理机制，导致管理工作缺乏战略性。

此外，资源开发和整合等环节也存在信息化建设程度不足、数据转化率低的问题，分级数据库、信息通道和技术标准模块的建设也缺乏统一化尺度，对档案数据综合化管理造成了一定的阻碍。

1.2风险抵抗能力较弱

信息化技术已经逐步渗透到各行各业的管理工作中，并对提升管理效率、优化管理模式起到了至关重要的作用。以“互联网+”为例，随着相关信息产业的深度融合和交融，现代化网络互联格局逐渐形成。然而，快速变化的外部环境也带来了更为复杂的风险挑战，尤其对档案管理提出了新的要求。例如：网络数据库缺乏完善的防护体系可能导致信息数据泄露，引发难以预测的安全风险；管理团队安全防护意识不足可能导致管理权限不明确、储存设备应用不规范，间接带来信息管理风险。

同时，一些管理人员未能深刻认识信息技术变革对管理工作的影响，依然沿用传统管理技术或档案管理操作不熟练，这为潜在的安全风险埋下了隐患。档案管理作为构建信息化管理体系的基础，需要管理人员定期排查网络风险，为档案管理构筑可靠的保护屏障。

2.企业档案创新管理对策

2.1促进数字化转型

企业档案创新管理对策中的重要一环是促进数字化转型。数字化转型是将传统的纸质档案转变为电子档案，建立数字化档案管理系统的过程。这项举措在提升管理效率、优化资源利用、加强信息安全方面发挥着至关重要的作用。

首先，数字化转型可以提高管理效率。传统的纸质档案管理方式需要大量的人力和时间来进行存储、检索和归档，而数字化档案系统可以实现信息的快速检索和共享，大大节省了人力成本和时间成本。管理人员可以通过电子系统轻松地查找和管理档案信息，提高了工作效率。

其次，数字化转型有助于优化资源利用。传统的纸质档案管理需要大量的纸张、文件柜和存储空间，而数字化档案可以节约大量的纸张和物理空间。这不仅有利于环境保护，还能够降低管理成本，提高资源利用效率。

另外，数字化档案系统可以加强信息安全。传统的纸质档案容易受到火灾、水灾等灾害的影响，且易于丢失或被篡改，而数字化档案可以通过加密技术和权限管理系统确保信息的安全性和完整性。

最后，数字化转型还能够提升企业的信息化水平。随着信息技术的不断发展，数字化档案系统可以与其他管理系统无缝集成，实现信息的共享和交换，为企业的决策提供更加准确和及时的数据支持，推动企业管理水平的提升。

2.2引入智能化管理工具

随着科技的不断进步，智能化管理工具的应用已经成为提升企业管理效率、优化资源配置的重要手段。这些智能化工具包括但不限于人工智能、大数据分析、物联网技术等，它们能够在档案管理过程中发挥重要作用。

首先，引入智能化管理工具可以提高档案管理的效率。通过人工智能技术，可以实现对档案信息的智能化识别、归档和分类，大大减少了人工处理的时间和成本。同时，借助大数据分析技术，可以对海量档案数据进行快速分析和挖掘，为企业决策提供更加准确和及时的数据支持。

其次，智能化管理工具有助于优化资源配置。通过物联网技术，可以实现对档案存储环境的实时监测和调控，确保档案信息的安全和完整。同时，智能化工具还能够自动化处理档案借阅和归还流程，提高了资源利用效率和服务水平。

最后，引入智能化管理工具还能够提升档案管理的智能化水平。通过人工智能技术，可以实现对档案信息的智能化分析和预测，帮助企业更好地了解档案信息的价值和潜在风险，及时调整管理策略。

2.3建立档案管理制度

档案管理制度是一套完整的管理规范和流程，旨在规范企业档案的存储、归档、检索、利用和销毁等各个环节，确保档案信息的安全、完整和有效利用[1]。首先，建立档案管理制度有助于规范档案管理流程。制定明确的档案管理规范和流程，明确档案管理的责任部门和人员，规范档案的收集、整理、归档、检索等各个环节，有助于提高档案管理的效率和质量，降低管理风险。

其次，建立档案管理制度有助于保护档案信息安全。制定严格的档案保密制度和权限管理制度，规定档案信息的访问权限和使用范围，加强对档案信息的加密和防护，可以有效防止档案信息的泄露、篡改和损坏，确保档案信息的安全性和完整性。

最后，建立档案管理制度有助于提高档案管理的透明度和责任性。制定档案管理制度，明确档案管理的目标和要求，规定档案管理的考核评价标准和责任追究机制，有利于加强对档案管理工作的监督和管理，促进档案管理工作的持续改进和提高。

2.4积极开展培训工作

通过培训工作，可以提升员工对档案管理的认识和技能，增强他们的专业素养和工作能力，从而推动档案管理工作的规范化、科学化和高效化[2]。首先，积极开展培训工作有助于提升员工对档案管理的认识。通过培训，可以向员工介绍档案管理的基本概念、重要性和意义，使他们深刻理解档案管理对企业发展的重要作用，树立正确的档案管理观念，增强对档案保密、完整性和可用性的重视。

其次，积极开展培训工作有助于提升员工的档案管理技能。通过培训，可以向员工传授档案管理的理论知识和实践技能，培养他们正确处理档案的能力，包括档案的收集、整理、归档、检索等方面的操作技能，提高档案管理工作的效率和质量。

最后，积极开展培训工作有助于推动档案管理工作的持续改进和创新。通过培训，可以向员工介绍档案管理领域的最新理论、技术和方法，激发员工的学习热情和创新意识，促进档案管理工作不断向前发展，适应企业发展和信息化管理的需要。

结论：综上所述，企业档案创新管理是推动企业管理现代化、提升竞争力的关键举措。企业应当积极引入创新理念和技术手段，不断完善档案管理制度，加强人才培养和团队建设，推动档案管理工作向着数字化、智能化和规范化方向迈进，为企业的可持续发展贡献力量。

参考文献：

[1]谢霜.企业档案管理的创新策略分析[J].办公室业务,2023,(20):161-163.

[2]陈晓琛.企业档案管理信息化建设的问题及创新路径分析[J].中国管理信息化,2023,26(18):197-199.