大数据时代档案工作转型发展问题研究

大数据时代档案工作转型发展问题研究

党 涵

（中国船舶集团有限公司第七一〇研究所，湖北 宜昌 443003）

摘要：随着信息技术的飞速发展，大数据时代已经到来。大数据以其海量的信息存储、快速的处理速度和精准的预测能力，改变了人们的生产、生活和思维方式。在这一背景下，档案工作也面临着严峻的挑战和前所未有的机遇，如何在保持档案工作传统特色的基础上，充分利用大数据技术，实现档案工作的转型发展，成为了当前档案事业发展的关键问题。

关键词：大数据；档案工作；转型发展

0 引言

近些年来，随着科学技术的不断发展，档案工作所产生的数据越来越庞杂，大数据处理已经成为档案行业急需解决的问题。就从目前的档案工作来看，还存在着管理理念落后、创新意识薄弱、专业人才缺乏等问题，影响了大数据时代档案管理能力的提升，大数据时代的优势得不到相应的发挥。这亟需我们加强探索，共同探寻档案工作转型发展相关问题的应对措施。

1大数据时代档案管理工作的现状分析

（一）缺乏档案管理创新意识

档案管理是十分重要的管理活动，大多企业没有认识到档案管理的重要性。在档案工作中，档案管理人员缺乏档案管理创新意识。如档案管理人员只是将档案简单地归纳整理、将档案条目信息录入计算机，未对档案进行数字化处理，或将电子文件进行归档。致使档案在利用过程中浪费大量的时间和人力，档案工作效率大大降低。

（二）档案数据要求低

大多企业对档案信息管理和档案信息技术要求不高，在采集信息时直接利用宏观数据分析中观数据，再到微观数据。随着大数据时代的到来，档案利用人员提高了对档案数据的要求，更多的人员需要深入、具体、全面的档案数据，以提高工作效率。因此，企业要借助大数据技术管理档案信息，适应企业的发展需求。

（三）未建立档案数据库

大多企业档案工作缺乏大数据时代下的档案业务操作流程与规范，档案系统的登录、修改，档案文件的存档等各环节容易造成失误、偏差，甚至会导致档案数据的丢失，特别是档案管理服务的后期监督没有跟上，档案管理的质量和效率将会大受影响。因此，企业应建立专门的档案数据库，提高档案管理的效率。

（四）缺乏档案安全管理意识

大数据具有信息资源丰富的特点，同时可以提高档案管理的开放性、动态性，但同时也存在安全隐患。目前的档案行业缺乏具体的安全管理制度，加上网络的特殊性，容易出现信息泄露等问题，直接影响档案工作的顺利开展，同时给企业造成无法估量的损失。

（五）缺乏专业的人才队伍

由于信息时代科学技术的发展突飞猛进，档案管理的方法、手段也日益更新。但目前档案管理仍未走向新技术应用的前沿，相应地大数据应用的专业人才队伍也未配套建设，目前的档案管理人员大数据管理意识薄弱，相关专业水平不高，档案信息化水平还在初级阶段，同时档案数据分类也缺乏科学性和合理性，没有真正实现档案信息化管理。

2档案工作转型发展的策略与路径

（一）创新管理理念，满足管理需求

在大数据时代背景下，档案管理部门要与时俱进，创新管理理念，拓展管理途径，提高档案管理质量。首先，要树立个性化的管理理念，利用大数据优势明确档案管理分类，档案人员收集、分析、跟踪企业对档案的需求，根据需求内容，推送个性化的档案信息。其次，要树立知识化的管理理念，在大数据背景下，要营造出开放的档案管理环境，以知识化管理理念为指导挖掘档案信息内容，完成知识整合和搜索，形成完整的档案管理体系。最后，档案管理部门应树立开放性的管理理念，依据规章制度确定开放档案信息内容，提高档案管理和使用的效率，促进档案工作的创新发展。

（二）建立数据规范，整合档案资源

当下大数据的应用相当广泛，不同的行业有自己独特的数据资源和管理方式，这就导致了数据格式的差异，大量异构数据形成信息孤岛，使得数据处理和管理的效率低下。针对这类问题，各行业在进行档案管理的过程中必须建立标准化、规范化的体系，消除信息孤岛。此外，档案行业可以对结构化数据和非结构化数据合理整合，努力实现对结构化数据和非结构化数据的合并管理，使云计算、大数据技术分析挖掘海量数据成为可能。

（三）拓展服务内容，方便档案利用

大数据的发展改变了档案信息传播的形式，扩展了信息传播的途径，在大数据的影响下，档案管理应拓展服务内容，构建网络化服务方式，应用先进的信息技术提高档案信息的利用率。首先，档案管理应建立档案管理平台，通过在平台发送图片、文字、视频等方式提供档案信息，提高档案信息服务的便捷性。其次，可以拓展远程服务，充分利用信息技术可以实现同时在不同地区实时服务的优势，有效节约管理成本，提高服务效率。最后，档案管理还可以借助云技术，根据需求拓展服务内容，建立网络资源库，提供动态的管理服务。在档案管理中，档案管理人员可以借助云技术储存档案信息，将分散的信息和资源整合到云平台上，借助云平台的计算功能实现档案资源共享，形成现代化的档案管理方式。

（四）增强安全管理，实现资源共享

数据安全是时代背景和应用中最为重要的关键要素，档案安全

是档案工作的重中之重。档案信息安全管理，首先要在技术上加强，通过运用新技术、新手段，如身份认证、单点登录、人脸识别、数据加密、权限设置等，建立起完善的档案信息安全防护系统。对新接收的档案进行严格的审查，从源头上避免信息泄露等问题，对于网上共享的档案资源要进行信息分层，避免在下载和传输信息的过程中泄露资源。其次，要完善针对档案数据化管理的相关安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要完善档案开放标准和保密制度，注重内网外网的使用原则，注意档案系统操作中的流程，避免信息泄露或信息盗用，在信息安全的前提下实现数据共享利用。最后，要建立档案备份数据库，档案管理人员可以借助大数据技术进行备份管理，这样既保证了档案信息的安全，同时也方便档案资源的集中管理、开发和利用。

（五）建立专业团队，提高管理质量

团队是档案管理的支撑和基础，企业的档案管理者，应该以大数据的思维去管理档案，不能再是简单收集和装订，要具备数据分析、建模和处理的能力。富有创新意识的管理团队能满足大数据时代背景下的档案管理要求，因此，档案管理部门应调整招聘要求，吸收具有大数据信息素养的管理人才，鼓励人才想象创新，将大数据技术合理运用到档案管理工作中。同时，营造良好的学习、工作氛围，鼓励内部人才自主学习大数据时代档案管理的新理念、新技术，提高档案管理人员对大数据价值和作用的认识。再是档案管理人员还可以定期参加培训活动，提高自身的创新意识和综合能力。

3结束语

大数据时代，档案工作面临着转型发展的重任。只有紧跟时代的潮流，充分利用大数据技术，具备创新创造意识，制定规范的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案的服务内容，建立专业的档案管理团队，促进档案资源整合、共享的实现，为档案事业的发展贡献力量。

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