新时期如何加强办公室业务管理

新时期如何加强办公室业务管理

陈鹏 姜亚璐

华电湖北发电有限公司电力工程分公司

摘要：在当前时期，我国各行各业随着国家的不断强大而获得了更好的发展，从而衍生了愈来愈多的各种类型的企业，企业也迎来了新的发展契机。在企业的正常运转的过程中，办公室发挥承上启下的作用，不容忽视。因此，加强办公室业务的管理工作至关重要。办公室业务管理在提升工作效率、优化资源配置和增强团队协作方面发挥着关键的作用。文章首先针对新时期办公室业务管理问题进行了分析，然后提出了相应的措施。

关键词：新时期；办公室；业务管理

引言

现代企业管理需要考虑诸多影响因素，以进一步优化管理成效，包括国有企业办公室业务管理在内，客观上推动了现代理论的应用。

1新时期办公室业务管理问题

1.1技术滞后

首先，信息技术的基础设施落后，不少企业的办公室仍依赖于传统的信息处理和沟通方式，缺乏现代化的IT技术的支持，导致数据处理效率低下，信息传递缓慢，无法满足日益增长的业务需求。其次，办公软件和系统过时。在许多企业中，办公室管理的软件和系统未能与时俱进，无法充分支持移动办公、云计算等新兴业务模式，限制了员工的工作效率和协作能力。工作中常常面临软件不兼容、系统运行缓慢等问题，不仅降低了工作效率，也影响了员工的工作满意度。

1.2人员配备不齐，专业素质不高

企业办公室是工会工作的“中枢”，是企业决策的重要参考依据，需要具备一定的工作经验和业务知识，然而部分企业工会办公室人员配备不齐、专业素质不高，在开展相关工作时常出现问题。如：部分企业工会办公室人员专业知识缺乏、业务能力差，导致在开展工作时存在较大的盲目性，不仅难以提高工作效率，还会阻碍企业的发展。此外，部分企业工会办公室人员在开展工作时不能主动了解职工的诉求和亟待解决问题，导致无法及时为职工解决实际困难，不仅影响职工与企业之间的关系，也对企业自身的形象造成了不良影响。

2新时期加强办公室业务管理策略

2.1引入先进技术和工具

面对新时期办公室业务管理中存在的技术滞后问题，引入先进的技术和工具是至关重要的一步。首先，识别并评估当前办公室业务管理中存在的技术缺陷和需求。对具体需要进行深入的分析，诊断现有技术的基础设施、软件应用和数字化水平的具体状态和潜在问题。明确技术缺陷和需求能够为下一步的技术选择和投入提供明确的方向。其次，在选择技术和工具时，应侧重于那些能够直接解决核心问题、提升业务效率和创新能力的。例如，引入云计算服务可以实现数据的高效管理和分析；采用人工智能技术可以使许多重复繁琐的任务实现自动化，释放员工的时间和精力。再次，应在实施阶段制定明确、详细的实施计划，包括技术引入的时间表、人员的培训和支持，以及持续的评估和优化机制，确保员工能够熟练、有效地使用新技术和新工具，从而实现技术投入价值的最大化。最后，建立技术评估和更新机制也是不可忽视的一环。随着技术的快速发展，持续评估现有技术的效果、识别新的技术趋势和机会、及时更新和优化技术和工具将成为持续提升办公室业务管理效率和质量的关键。

2.2把握时代发展脉搏，增强业务工作能力

（1）要加强学习，提高素质。认真学习贯彻党的二十大精神，深入开展“不忘初心、牢记使命”主题教育活动和“两学一做”学习教育常态化、制度化活动，不断提高思想理论水平。加强业务知识学习，既要掌握基本理论、基本知识和基本技能，又要学习新知识、新技术、新方法、新经验。通过学习业务知识，不断提升自己的工作水平和综合能力。（2）要强化业务能力训练。工会办公室作为“参谋助手”和“综合协调”的职能部门，必须不断强化业务能力。紧紧围绕工会中心工作、重大活动和重要时期开展各项工作，在实践中提高综合素质，增强综合能力。同时，还要注重培养和锻炼工会干部，让他们在工作实践中掌握处理复杂问题的方法和能力，进一步提高工作能力。（3）要不断提高信息质量。工会办公室信息质量是工会宣传思想文化工作的重要内容。工会办公室必须以改革创新精神推进工会信息宣传工作的创新发展，进一步加强工会宣传思想文化工作。一是积极协调地方有关部门、新闻媒体等单位共同做好工会新闻宣传工作；二是开展企业宣传教育培训活动。三是开展形式多样的思想文化建设活动；四是做好宣传信息的报送工作。做好信息报送的组织协调工作，及时报送党委和政府及有关部门重要会议、重要活动、重要文件和工作动态；加强信息报送的督促检查，建立健全信息考核制度，对基层单位的信息报送情况进行定期通报。

2.3健全办公室管理制度

首先，企业应该完善办公室能效管理制度，帮助办公室管理人员明确办公室管理部分各岗位的职能和价值体现，建立健全办公室行政管理制度，明确各管理人员和工作小组的职能权限和岗位责任，确保办公室管理人员能够在办公室行政管理制度的指导下做好自己分内的工作，勇于承担责任，做到当日事当日毕，努力提高工作效率。其次，企业应该健全办公室管理监督制度并建立适当的管理人员激励约束机制，一方面，明确监督内容和监督方式，形成贯穿事前、事中和事后的全过程监督格局，不仅要对管理人员当前的工作内容和工作方式展开监督，还要对管理人员已经完成的工作任务开展追踪，提升管理人员的责任意识，切实提升办公室管理工作质量；另一方面，根据监督制度内容建立激励约束机制，引入淘汰机制，应用绩效考核结果调整管理人员的岗位和级别等，定期考核管理人员的工作态度、工作能力和工作效果，绩效考核分数比较低的管理人员将会受到批评、调岗、降职等处理。最后，企业要紧跟时代发展，健全办公室资源配置制度，采取动静结合的管理方式，学习其他企业的管理理念和管理模式，提升办公室资源利用效率。一方面，办公室管理部门必须根据不同职能部门的工作需求和岗位任务分配资源，在分配资源时按照先整体后局部、先大后小、先重后轻、先急后缓的工作原则；另一方面，办公室管理部门细化岗位分工，确保每一工作内容都有具体的管理人员负责，如档案管理人员、会议记录人员、对外接待人员等，避免出现岗位职能交叉问题。

2.4全面提升信息化工作水平

在信息化背景下，企业办公室工作人员需要具备较高的信息处理和管理能力。为了实现这一目标，企业应该做好人才的培训工作，让每一位工作人员都能从根本上认识到信息技术在当前社会发展中的实际价值，做好思想的引导与管理工作。企业还应该为员工提供自我培训发展的机会，比如，可以编写一些课程，让工作人员能够借用信息技术及时找出自己工作中的不足之处，及时处理工作内容。工作人员也应该具有自我提升与发展意识，要了解当前各项工作的具体开展情况和要求，观看相关的视频，了解办公室管理的核心内容，注重学习相关知识和技能，并不断提升自身信息化工作水平。企业办公室还可以采取绩效考核的管理模式，定期做好办公室工作人员的考核工作。

结语

提高办公室工作效率，有助于加快企业的整体工作进度，促使企业内部各部门之间更好地协调合作，同时还能够提高工作效率。要使办公室工作顺利开展，并确保工作质量及效率，需要结合实际情况，引进先进的工作方式，提高业务管理工作的有效性，促进办公室业务工作的顺利、高效开展。

参考文献

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[2]盛铭.企业办公室精细化管理的问题、策略与路径[J].中外企业文化,2020(10):43-44.

[3]韩彩丽.新时期如何加强办公室业务管理[J].办公室业务,2020(10):4,6.