大数据时代档案工作的挑战和对策

大数据时代档案工作的挑战和对策

张勇

承德市人力资源和社会保障局   河北承德

在信息时代，档案是拥有着真实、可靠、权威性和凭证性等特点的原生信息资源。随着时代发展，需求的不同，档案数据正以一种新的方式服务社会。同时，档案信息化工作对档案从业者提出了更高的业务要求，它不仅需要档案工作者要精通档案专业知识，还要掌握计算机、网络和多媒体技术等能力。档案从业者只有融会贯通，运用于实践当中，才能适应信息化时代的社会发展。在信息时代，档案是拥有着真实、可靠、权威性和凭证性等特点的原生信息资源。随着时代发展，需求的不同，档案数据正以一种新的方式服务社会。同时，档案信息化工作对档案从业者提出了更高的业务要求，它不仅需要档案工作者要精通档案专业知识，还要掌握计算机、网络和多媒体技术等能力。档案从业者只有融会贯通，运用于实践当中，才能适应信息化时代的社会发展。

档案信息也是信息资源的一种，具有信息资源的一般特点。传统的档案信息往往是以纸质信息为主，但是在大数据环境下，档案信息化水平日益提升，冲击了原有的档案利用服务方式，包括：

（1）档案信息服务理念由馆藏为中心向用户为中心转变。在大数据时代，社会对档案馆服务需求越来越强烈，需要确立用户在服务体系中的主体地位。

（2）档案信息服务方式由粗放化向精细化转变。大数据时代，信息规模空前扩大，档案部门不仅要重视档案的内容数据，还应注重收集运营活动中的全过程数据。

（3）档案信息服务内容由表层化向深层化转变。现在通过广泛应用机器学习、高性能计算聚类分析等为基础的数据管理技术，能够实现档案数据的内容服务和深层次开发。

（4）档案信息服务手段由机械化向智能化转变。随着智慧城市建设的推进和数据管理技术的发展，档案部门也提出建设智慧档案馆，对多元化的档案数据资源进行整合，实现档案信息服务手段智能化。

截至目前，大数据尚未形成一个统一的定义，然而通过分析不同概念发现，尽管描述不一，但其内涵一致：大数据不是对数据量大小的定量描述，而是一种在种类繁多、数量庞大的多样数据中进行的快速信息获取。与定义上的分歧不同，对于大数据的特征则早已达成共识。业界一般将大数据的特征归纳为“4V”，即数据体量巨大(Volume)、处理速度快(Velocity)、数据类型繁多(Variety)、数据价值高(Value)。

1 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1.1 档案信息安全问题日益突出

大数据时代的到来使得档案管理中信息的安全性面临较大的挑战。信息安全不仅仅表现在理念层面，部分还涉及法律问题。在大数据时代，档案开放的标准没有严格定义，系统获取相关档案资料更为方便，一些有特殊性的档案信息，会被相关人员轻易地获取。从国家层面上讲，大量的机密信息被泄露，会造成国家财产的损失，严重情况下对国家的发展会产生威胁。从个人角度来讲，一些属于隐私的信息被泄露，对个人的发展以及其家庭安全也会造成灾难性的后果。

1.2 海量档案数据的存储管理跟不上要求

大数据时代的档案数据呈现指数增长趋势，而档案管理机构的存储设备不能满足数据存储的要求，即使使用云盘对档案信息进行存储，也难以解决档案存储问题。大数据系统需要对所有的数据进行分析后才能够从中提取重要的信息，然后将这些数据进行上传又需要大量的时间，由于数据变化的速度比较快，导致上传到云盘的数据缺乏时效性。利用云计算的分布式性质对大数据进行分析也存在一定的问题。大数据背景下数据的处理首先应该实现数据的传输，将大量的数据从存储点传送到处理点，在数据流量较大的情况下，数据传输会造成各种数据的堵塞，从而影响到整个数据传输的速度。

1.3 档案管理人员的专业化能力有待提升

大数据增强了数据的复杂性，档案管理向着专业化、多元化的方向发展，信息处理需要通过分布式的架构进行处理，而现有的档案管理工作人员掌握的技能相对较少，管理理念也比较传统，难以适应大数据时代档案管理的要求。大数据背景下，档案的收集、管理及利用等各个环节都发生了较大的变化，增强了档案管理人员工作的挑战性。

2 大数据时代档案管理工作的主要策略

2.1 建立健全档案安全管理制度

大数据时代档案的开放性和多样性等特征，使得各种档案信息存在的安全隐患不断增多。为了确保档案管理的安全性，需要建立健全档案安全管理制度，实施档案信息准入制度，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息存在的风险，避免各种数据和信息出现泄露的情况。此外，相关政府部门也应该加大对档案管理的投入力度，筹集资金建立安全保密管理系统，建立信息化管理平台，设置查询登录权限，才能更好地提高档案管理的信息化水平。

2.2 加强档案大数据存储分析系统的开发

大数据的分析技术比较复杂，无论哪一个行业引入大数据，都需要打破专业限制，通过与大公司和企业之间的合作，才能够将数据分析能力较强的人员和数据结合在一起，比如一些公司中有懂数据分析的人员却没有数据，而不懂数据分析的公司却拥有大量的数据，通过多方合作可以提升数据分析有效性。不同行业需要有不同的数据分析工具，档案管理也是如此，因此，需要加强档案管理工作者与数据分析工具开发公司之间的合作，并且结合档案管理部门的实际情况，才能够开发出适合档案管理行业特点的数据分析工具。利用数据分析工具对档案信息数据进行分析，从中提取重要的信息加以储存，不仅能够节约信息储存空间，还能够避免重要信息的丢失，减少了信息传输的堵塞，一定程度上能够加快信息上传的速度，提高信息管理效率。

2.3 加强对档案管理人员的专业培训

大数据时代对档案管理人员的管理理念和素质都提出了更高要求，因此，需要加大对现有档案管理人员的培训，改变他们的传统管理理念，提高他们的综合管理技能，方便他们更好地从事档案管理工作。加强对档案管理人员的培训，可以将档案管理人员从以往的档案管理手工劳动中解放出来，提高档案管理效率。此外，需要不断改善档案管理人员结构。现有的档案管理人员大多年龄较大，对于新鲜事物的接受能力较弱，受传统思想影响根深蒂固，对于计算机和网络技术的应用比较陌生，他们习惯于劳动强度大、技术含量低的手工劳动，缺乏大胆创新的精神，因而制约了档案管理的信息化发展。为了改变这种现状，需要引进年轻的档案管理人员，通过考核方式淘汰综合能力弱的管理人员，平衡档案管理人员的结构，促进档案管理人员的协调发展。为了提高档案管理人员的工作效率，可以建立绩效考核机制，对档案管理人员的能力和知识的掌握情况进行考核，建立相关奖惩制度，以此增强档案管理人员工作的积极性，提高档案管理效率。

传统的档案管理方式不仅劳动强度大，而且科技含量较低，在大数据时代，这种管理方式面临着较大的挑战，无法满足档案管理的要求。因此，档案管理需要紧跟时代发展的脚步，引进计算机和网络技术，实现信息化的管理模式；还需要加强对管理人员的培训，改变传统的管理方式，培养他们掌握新型的信息技术和相关管理知识，将管理人员从烦琐的档案管理工作中解放出来；通过信息化管理提高档案管理效率，同时降低相关人员的工作强度，减轻他们的工作压力，才能够让他们有更多的精力投身于工作中，才能提高档案管理的综合效率。

“只有无限探索和拓展，触碰整个档案行业的局限，我们才能逃脱死水一潭的状态，这种状态尽管平静、舒适，但却暮气沉沉，行将落伍。我们需要想方设法把自我满足的封闭的档案界转变成与当代社会同步、对社会有益、并具有活力的档案界，否则的话，我们就会在数字时代变成毫无用处的化石”。大数据时代的到来，强烈地冲击着档案馆的生存模式与发展空间，如何避免在数字化时代被边缘化，将是档案馆不得不正视的一个问题。历史不会重演，却自有其韵律，如果洞悉其中的规律，那么档案馆的未来，或许就掌握在大数据的手中。