现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用

现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用

张婷

重庆市天宏公路勘察设计有限公司  重庆  408000

摘要：现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用可以提高档案管理效率和质量，推动企业可持续发展。电子化、网络化和智能化是主流趋势，在档案信息共享和利用方面具有重要作用。通过运用现代化管理手段和服务方式，可以实现档案信息的整理、分类、存储和检索等工作的自动化和智能化，提高劳动生产力和工作效率。同时，通过建立信息化平台，实现各部门之间的协同和共享，促进决策的科学性和准确性。

关键词：现代化管理手段；服务方式；国企档案管理；运用

现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用是目前社会发展的趋势，也是企业提升效益和竞争力的重要手段。随着信息技术的快速发展，电子化、网络化、智能化已经成为档案管理的主流趋势。在国企档案管理中，运用现代化管理手段和服务方式可以提高档案管理的效率和质量，实现档案信息的共享和利用，为企业决策提供科学依据，推动企业的可持续发展。

1.现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的重要性

现代化的管理手段和服务方式可以通过电子化、智能化等技术手段，实现档案的快速检索、准确归类和高效存储，大幅度提高档案管理的效率和准确性。保障档案资料的安全性,现代化的管理手段可以采用权限管理制度、加密技术等措施，保障档案资料的安全性和机密性。同时，通过备份和灾备措施，可防止档案因意外事故而丢失或损坏。

促进信息共享和协作,通过建立电子档案管理系统，各部门之间可以方便地共享档案信息，提高协作效率。同时，现代化的管理手段也可以支持多人同时操作和在线协作，加强团队合作。支持数据分析和决策,通过对电子档案数据的分析，可以获取有价值的信息和关键指标，为企业决策提供科学依据。现代化的管理手段可以提供可视化和报表功能，直观地展示档案数据，帮助决策者做出准确的决策。适应信息化时代的要求,现代化管理手段和服务方式是适应信息化时代发展的必然需求。随着信息技术的快速发展，档案管理也需要与时俱进，采用现代化的手段来提升管理水平，提供更好的服务[1]。

2.现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中存在的问题

一些国企在档案管理方面采用的技术设备和系统相对滞后，无法实现信息化、自动化处理，导致档案管理效率低下。国企档案管理需要专业知识和技能，但由于缺乏相关人才，很难对档案进行有效的分类、整理和保管，影响了管理质量和效果。有些国企缺乏完善的档案管理制度和规范，导致档案管理工作缺乏统一标准和规范，容易出现混乱和漏洞。

档案管理需要投入一定的经费、设备和空间等资源，但由于一些国企在资源分配上存在问题，导致档案管理无法得到充分支持和保障。一些国企对档案管理的重要性认识不足，缺乏有效的宣传和培训，导致员工对档案管理工作的重视程度不高，从而影响了管理效果[2]。

3.现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用路径

3.1提升国有企业档案管理人员的综合素质水平

提供专业知识培训，包括档案管理理论与实践、信息技术、档案法规等方面的知识，以提升档案管理人员的专业素养。培养档案管理人员熟练使用现代化管理工具，如电子文档管理系统、数据分析工具等，提高信息处理和数据分析能力。推动档案数字化转型，通过数字化手段对档案进行整理、存储和检索，提高工作效率和准确性。同时，了解数据安全、隐私保护等相关法规，确保数字化档案的安全性和合规性。

加强团队协作能力和沟通技巧，促进跨部门之间的合作与共享，提高档案管理人员的协调与组织能力。鼓励档案管理人员积极探索创新，借助新技术和管理模式提升档案管理水平，积极推动国有企业档案管理的创新发展。

3.2强化对于信息化管理技术的开发力度

国企可以通过开展信息系统建设，建立适应档案管理需求的信息化平台。该平台应包括档案资料的存储、分类、检索、共享等功能，并具备灵活性和扩展性。充分利用现代化管理手段，如电子表格、数据库、扫描设备等，对档案资料进行数字化采集和整理。通过数据的规范化处理，提高档案管理的效率和准确性。引入人工智能技术，通过机器学习和自然语言处理等手段，实现档案信息的智能化管理。例如，利用自动分类算法对档案资料进行自动化归档、索引和检索，提高信息查找的速度和准确性。

加强档案信息的安全管理。利用加密技术、权限控制等手段，确保档案信息的完整性和保密性。同时，建立灾备系统和定期备份机制，防止档案信息的丢失和损坏。借助移动终端设备和云计算技术，实现档案信息的移动化管理。员工可以通过手机、平板等设备随时随地查阅与处理档案信息，提高工作的效率和便捷性。利用大数据分析技术，深入挖掘档案信息所蕴含的潜在价值。通过对档案信息的分析，提供决策支持和业务创新的依据。国企需要保持与时俱进，紧跟信息化管理技术的发展趋势。关注行业的最新动态和创新应用，积极探索并应用新的管理手段和服务方式。

3.3健全国有企业档案管理制度体系

在制定档案管理制度之前，需要明确档案管理的目标和原则，如信息化、规范化、便捷化等，以确保档案管理的高效性和可持续性。根据国有企业的实际情况和需要，制定档案管理政策和标准，明确档案的分类、整理、保管、利用等具体要求，以及相关的流程和责任分工。引进和应用现代化的信息技术手段，如电子档案管理系统、云存储等，实现档案管理的数字化、网络化、自动化，提高档案管理的效率和精确度。

培养和引进专业的档案管理人才，提升员工的档案管理专业素养和技能水平，确保档案工作的专业化和专业化水平。建立和完善档案管理流程，明确各个环节的职责和要求，同时建立监控机制，对档案管理过程进行监督和评估，及时发现问题并加以解决。

组织档案管理知识和技能的培训，提高员工对档案管理工作的认识和重视程度，推动整个组织的档案管理意识和文化建设。根据档案管理的实际情况和需求，定期评估档案管理制度和流程的效果，并进行持续改进，以适应企业发展和变化的需要。

3.4完善档案检索和储存机制

采用电子化管理手段，建立完善的电子档案管理系统，将纸质档案数字化并整理存档，实现档案资料的集中储存、分类管理和快速检索。制定统一的档案检索标准和规范，包括文件命名规则、关键词设置等，确保档案资料的准确高效检索。在电子档案管理系统中加入全文检索功能，通过对档案内容的全面索引，实现对各种电子档案文件的全文搜索，提高档案检索效率和准确性。

建立档案访问权限管理制度，对不同职务岗位的人员授予相应的操作权限，确保档案资料的安全和机密性。引入人工智能、自然语言处理等智能化技术，实现自动化的档案分类、归档和检索，提高档案管理工作的效率和精确度。制定档案整理和归档的标准和流程，定期对档案进行检查、整理和归档，确保档案资料的完备性和可靠性。加强档案管理人员的培训，提高对电子档案管理系统的操作技能和安全意识，增强档案管理的专业素养[3]。

结语

现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用，既能提高效率，又能保证质量。建立信息化平台可以促进不同部门之间的协作与共享，提高决策的科学性和准确性。现代化管理手段与服务方式的应用在国企档案管理中具有重要意义，能够保障档案资料的安全、便捷和可持续利用，进一步推动国企的创新发展。在未来的发展中，应不断探索创新，将现代化管理手段和服务方式与档案管理相结合，为国企的发展注入新的活力。

参考文献

[1]郝静.现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用[J].陕西档案,2023,(06):40-41.

[2]邹璇.基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究[J].机电兵船档案,2023,(04):40-43.

[3]侯建华.高校档案现代化管理手段探究[J].文化产业,2021,(05):94-95.