大数据时代企业档案管理模式的升级与思考

大数据时代企业档案管理模式的升级与思考

尉  蓉

中车大同电力机车有限公司 山西大同 037038

摘要：随着大数据时代的不断推进，企业不仅迎来了更多的发展机会，同时也极大地提高了企业的经济效益和整个行业的健康成长。因此，各相关企业必须深入了解大数据技术为档案管理带来的各种机会、变革和挑战。需要积极地融入大数据技术，刷新档案管理的思维方式，升级管理模式，实现从数字化到数据化的全方位升级。在开放数据的环境下，企业应完成对大量档案信息的智能化管理，以合理应对新环境下的各种挑战和危机，从而推动企业档案管理工作在大数据环境下的可持续发展。

关键词：档案管理；数字化；数据化；创新升级

引言

伴随着大数据技术的飞速进步，档案的数字化建设已经步入了一个全新的阶段，这为档案的管理带来了前所未有的机会和考验。大数据技术可以有效地解决传统档案管理中面临的诸多难题，例如信息孤岛现象严重、数据管理成本高等一系列问题。借助大数据技术和创新的管理策略，档案管理得以走向数字化、信息化和智能化的道路，为各种企事业单位的持续成长提供了坚实的后盾。当前，档案部门正面临着前所未有的历史变革，档案信息化成为必然趋势。尽管如此，我国在档案信息化建设方面仍然面临若干挑战，包括数据存储容量庞大但整合不足、信息检索效能不高，以及电子档案潜在的安全风险等。

1大数据的特点

大数据的一个显著特点是其庞大的数据量，这些数据量通常远大于传统数据库或信息系统能够轻易处理的范围。在这样大规模的数据处理过程中，如何高效地管理海量的数据成为一个难题。大数据项目包含了数百万甚至数千万的数据点，这使得传统的数据管理方式变得不现实。因此，需要一种新的技术来解决海量数据处理问题。大数据不只是一个庞大的数据集，它还拥有迅速产生和流通的属性。随着大数据分析技术不断发展，海量信息在互联网中被存储并以更快的速度传播，这使得人们能够从大量的数据集中发现有价值的知识。数据生成的速度非常快，例如传感器的数据、社交媒体上的帖子和在线交易等。同时，由于海量数据在时间上呈现“井喷”式增长，导致了巨大的数据处理压力。处理这类高速移动的数据为实时的决策和分析带来了不小的困难。如何在海量的数据中发现潜在有用的信息成为当前研究热点之一。

2大数据时代档案管理信息化存在的问题

2.1思想观念陈旧

得益于大数据技术的助力，档案的管理变得更为智能。在当前社会背景下，档案信息资源越来越丰富，这给企业和机关事业单位带来更多机遇和挑战，为了更好地满足人们的需求，需要做好档案管理工作。目前，所有的企事业单位都需要根据自己的实际状况来优化档案管理方法，确保其与新时代档案管理信息化的标准相一致。通过对大数据技术的合理运用可以有效提升档案信息资源利用效率，促进档案管理水平提高。从当前的实际应用情况来看，档案管理的信息化进程中仍然存在一些误区。这主要是因为档案管理人员过于专注于档案管理系统的建设，而忽视了功能的完善和数据深度挖掘的重要性，也没有考虑如何为大众提供更优质的服务。

2.2缺乏档案管理人才

尽管档案管理人员中有不少是档案专业的毕业生，但在面对新形势下以“数据”为核心的管理模式和方法时，仍然缺乏合适的专业人才。这些档案管理人员在理论知识、业务技能和管理模式方面，主要还是集中在文件整理和管理上。随着大数据时代的到来，传统的档案管理工作已经不能满足现代社会发展需求。为了改变传统观念并拓宽视野，档案管理人员不仅需要对业务管理（包括研发、生产、运营和管理等各个环节）有深入的了解，还需要熟悉企业的各种标准体系（如质量、环境安全和保密体系等），掌握信息化和两化融合的背景知识，以及熟练运用信息化技术。这些都对档案管理人员构成了不小的挑战。档案管理人员素质参差不齐，且随着信息技术的发展和互联网时代到来，档案管理工作出现了一些变化，这就要求必须不断提高管理水平、创新管理手段，才能适应现代社会发展需求。在新的技术背景下，培训新的档案管理专才变得尤为困难，而如何培育新一代的档案管理人才也成为了当前档案管理领域迫切需要解决的难题。

3大数据时代企业档案管理模式的升级与思考策略

3.1深度融合数据，打破信息孤岛

得益于新技术的强大支持，档案数据的收集、保存和处理变得更为简单和高效。这使得能够更好地识别来自不同途径和类型的数据之间的联系，从而不断地扩展数据的来源，并进一步增强档案数据的多样性。对于来自不同渠道的档案资料，系统会自动鉴别其核心信息，并进行对比、筛选和评估，以确保数据的完整性、精确度和一致性得到提升。同时对海量数据进行关联挖掘，建立档案资源体系框架，将其纳入到国家信息化建设中去，推动档案事业向智能化方向发展。以最大化数据资产的使用价值为核心目标，致力于打破“信息壁垒”和“信息孤岛”的现象。通过深化大数据的智能分析，根据信息的关联度构建了一个信息交互网络，实现了不同类型和来源的档案数据融合，从而使档案管理工作变得更加高效和准确。

3.2建立企业统一的数字档案信息资源整合标准体系

对企业的档案管理部门来说，整合信息资源需要一个统一的准则，这包括在技术和管理两个层面上的标准化体系。当前我国企业档案信息化建设还处于起步阶段，在此过程中不可避免地会遇到一些现实困难和亟待解决的问题。从档案管理和信息整合的优点出发，在当前的技术环境下，企业应该对档案信息的收集、数字档案的创建和档案信息的挖掘等环节中出现的实际问题进行客观的分析，进一步探索相关技术的不足，以及内部员工在使用各种技术时出现的不规范现象或反馈问题。同时，还需结合当前的信息化发展状况，建立相应的标准化管理体系。在构建技术标准体系时，需要紧紧抓住当前技术体系存在的问题，并有针对性地制订执行标准或对现有技术进行合理的调整。

3.3以数据思维培养企业档案管理的人才

推动数据管理工作的核心力量是数据管理人员，而作为企业档案管理的核心人员，档案人员始终是企业的知识资源管理者，这也是档案管理人员未来的转型方向。随着信息技术的飞速发展和互联网时代的到来，传统档案管理模式已无法适应新时期的需求。在企业档案工作中，数据转型的关键在于人才的培养。档案管理人员需要培养数据化的思维方式，了解数据的特性，学习大数据技术环境，并考虑在数据环境下的档案管理应对策略。应该与企业的发展战略相结合，与业务部门紧密合作，充分发挥数据的潜能，使自己成为数据管理的核心力量，这样才能成功转型。

结束语

对于企业来说，大数据分析已经变成了实现商业洞察和创新的核心工具。大数据具有海量性、动态性等特征，为企业带来了前所未有的机遇与挑战。企业有能力通过对大数据的分析来识别市场趋势、预测市场需求、优化产品和服务，从而提升运营效能，加强风险管理，并为客户提供更加个性化的体验。大数据分析还能帮助企业制定战略规划、改善组织结构、提升管理水平，从而增强竞争优势。然而，为了达到这些设定的目标，企业必须构建一个完善的档案管理体系，以保证数据质量和一致性，并需要运用先进的大数据分析方法来从这些档案资料中筛选出有价值的信息。

参考文献：

[1]黎凡.大数据时代水利企业档案管理发展的机遇和挑战分析[J].人民珠江，2023，44(S1):238-240+245.

[2]孙文文.论大数据时代企业档案信息的资源整合[J].活力，2023，41(12):127-129.