浅谈档案数字化管理与数字化服务

浅谈档案数字化管理与数字化服务

李晶

湖南省地质灾害调查监测所  湖南长沙  410000

摘要：随着信息技术的迅速发展，数字化已渗透到社会生活的各个方面，数字化技术的应用为各行各业带来了革命性的变化。档案数字化管理作为利用数字化技术对档案进行管理的新型管理模式，极大地提高了档案管理的效率，保障了档案安全，并促进了档案信息的共享与利用。本文将系统地介绍档案数字化管理的相关概念、必要性、关键技术、管理流程，分析可能存在的问题并提出对策，以期对档案数字化管理的发展提供一定的参考。

关键词：档案数字化管理；数字化服务；应用

引言：数字化管理不仅涉及纸质档案向电子文档的转化，还包括了档案存储、检索、利用等各个环节的信息化处理。此外，数字技术的引入也催生了新的服务模式——数字化服务，即通过信息技术提供在线访问、远程咨询等便捷的档案信息服务。这一系列变化不仅为档案的保护与传承提供了新途径，也为满足现代社会快速、多样化的信息需求带来了可能。

1 档案数字化管理的必要性

1.1提高档案管理效率

数字化技术可以实现档案内容的数字编码和电子标签，使档案数字化后可以被快速检索、浏览和传输，大大提高了档案管理的效率。数字化档案管理比传统纸质档案管理快捷高效得多，可以节省档案管理的人力物力成本，有利于相关部门和档案管理人员更好地开展工作。

1.2保护档案安全

将纸质档案数字化后可以实现档案内容的多重备份存储，同时也可以通过设置访问权限、加密等手段来确保档案的安全性。数字化档案不易损坏和遗失，多重备份可以有效防止档案内容在突发事件中丢失。这比传统纸质档案更有保障，能够很好地保存档案的历史价值。

1.3促进信息共享

数字化档案比纸质档案更容易获取和共享，相关部门可以通过数字化档案实现信息的快速共享和高效地协同工作，有利于提高工作效率，促进部门间的信息沟通与合作，使组织运转更加顺畅。数字化档案管理有利于相关部门及时获取最新档案信息，开展业务。

2 档案数字化管理的关键技术

2.1扫描技术

扫描技术主要包括两部分，一是高性能的专业档案扫描设备，这类设备配备千页/分钟级别的高速扫描进纸机制，具备极高的扫描效率，足以应对大规模的纸质档案扫描数字化工作。同时还配有高分辨率、低失真的专用摄像组件，保证每页扫描图像的清晰度。二是智能化的文档扫描软件系统，它可以管理控制扫描设备的各项工作参数，实现图像校正、质量控制、文字识别等功能，并将扫描生成的图像转换输出为PDF、TIFF等标准的数字档案格式，同时提取文字内容生成光学字符识别文本，输出多格式并存的整合文档，真正实现档案数字化，为后续的档案处理、存储、检索等数字化管理奠定基础。充分发挥这两类产品的综合功能，使纸质档案高效、高质量地实现数字化，是档案信息化的起点。

2.2数字化存储技术

常用的数字化档案存储技术包括基于云平台的云存储技术，可以实现档案的统一集中式管理，并实现跨网络的存储与访问，具有容量大、扩展性强的优点。还包括各类数据库技术，可以通过设计数据库模式，对数字化档案的文本内容、图片、视频等多媒体数据进行结构化组织存储，并存入相关的描述性元数据，然后可以使用结构化查询语言进行条件检索，快速定位到需要的数字档案，或者统计分析整体档案的分布情况，生成自定义的分析报表。

2.3数字化检索技术

这需要对数字化档案建立索引，包括文档标题、关键词等索引内容，然后构建高效的模糊匹配与关联推荐算法，实现对大规模数字化档案内容的快速精确检索。此外，还需要构建可视化的检索界面，方便用户查询和浏览。良好的数字化检索技术可以大幅提升档案的利用效率。

3 档案数字化管理的流程

3.1档案准备

档案准备是档案数字化管理流程的第一步，目的是通过对纸质档案的全面清洗、修复、整理和分类，将其处理成适合进行高效数字化扫描的状态，为后续的档案数字化转换和管理工作打下坚实基础。这个环节需要对档案进行逐项检查，清理无保留价值的资料，修复残缺和破损的原始档案，使之完整。然后根据档案的题名、内容和属性进行归类、排序，标注清晰的文件编号，制作目录和汇总表方便后期管理。对体积较大的档案要考虑扫描设备的限制，采取分割或拼接的方式使其适合扫描。最后，将处理好的档案按照扫描流水作业的要求存放，以便进行快速转换。整个档案准备环节需要精心组织，以提高后续档案数字化效率，使数字化档案管理工作能够快速、高效地开展。

3.2档案扫描

档案扫描是利用高速、高精度的档案专用扫描设备，对经过准备的纸质档案原件进行图像数字化转换的过程。这个过程需要选择合适的扫描参数，根据档案类型和要求决定扫描模式、分辨率、色彩等参数，既保证图像质量，又考虑文件体积。重要档案需要双面扫描以完整保留内容。扫描时要轻放原始档案，以免损坏。生成的数字图像文件需要进行命名、分类、存档，文件名要体现档案主题并与原件编号对应。此外，还需要对部分文件进行质量抽查，确保扫描效果达标。完成高效、高质量的档案扫描过程，是实现档案数字化管理的重要基础。

3.3数字化存储

在档案完成数字化扫描后，需要导入统一的数字化档案存储系统进行集中化管理。常用的存储系统包括云存储系统和数据库系统。云存储系统可以支持大规模数字档案的存储，具有容量扩展性强、可靠的优点。数据库系统可以对数字档案进行结构化存储，通过建立多级目录和实现元数据管理，便于后期对数字档案进行管理和检索。在存储过程中，需要根据档案的类型、属性等进行分类存放，同时建立清晰的多级目录，以方便后期的档案检索。另外，必须采取充分的备份手段，通过异地备份等确保存储系统的高可用性，防止数字档案数据丢失。

3.4数字化检索

这需要在档案数字化存储阶段同步建立相关的数字化档案索引，包括根据文件属性、内容关键词等构建文档标题、关键词、摘要等索引内容，并存储到检索系统的索引库中。在进行检索时，用户可以通过检索系统提供的查询接口，使用关键词等进行模糊查询，检索系统则可以通过已构建的索引快速返回相关档案。还需要建立档案间的关系网络，实现关联推荐的功能。检索系统还需要提供对结果排序、过滤等功能，来提升检索效果。

3.5档案传输

数字化档案可以通过网络进行快速传输与共享。相关部门和档案管理人员如果需要获取某类档案，可以直接从数字化档案系统中提取下载需要的档案内容。如果需要长期共享某类档案，也可以建立存取权限，实现指定部门的多方访问。数字化档案传输可以突破地域限制，实现更便捷的档案共享与交流，有效提升档案的利用效率。

4档案数字化管理的挑战与对策

4.1数据安全问题

数字化档案管理面临着数据泄密、损坏、篡改等多方面安全威胁，必须优先建立系统性的安全管理体系来实现全面安全保障。具体来说，可以成立统一的数字档案数据安全管理中心，负责制定安全规范和管理流程，并推动安全技术应用。例如，可规定对重要档案数据库实施加密，仅关键岗位人员才持有解密密钥；采用区块链技术来生成档案数据的交易记录，防止被篡改；建立多级访问权限机制，普通职员仅能查询部分公开数据。另外，通过云备份和异地容灾系统实现多点档数据备份，一旦出现安全事故可以快速恢复。只有综合运用管理和技术手段，并在实践中不断完善，才能提高数字档案系统的安全性和抗风险能力。

4.2技术标准不统一

当前数字化档案技术标准不统一会导致不同的数字化档案系统和存储格式无法互通互用，极大地增加了统一管理和长期保存的难度。为解决这个问题，有必要统一数字化档案的技术标准。具体来说，国家档案局应牵头研究制定统一的数字化档案存储格式标准，明确数字化档案的元数据结构、文件编码、长期保存格式等规范，并推动不同的数字化档案管理系统开发商和服务提供商都遵循这一标准，使各自系统输出的数字化档案格式保持一致，确保在存储、互传和长期保存过程中的互操作性。此外，相关的数字化档案管理系统还应当兼容支持多种常见档案格式的输入，并能够将其转换输出为统一的标准格式。同时，建立档案格式转换的机制，对于已有的非标制格式的数字化档案，应转换为标准格式。只有做到这一点，现有的各类数字化档案才能真正统一起来，实现多系统间的互通互用。通过研究制定统一的数字化档案技术标准，推动采用标准格式，并建立格式转换机制，可以使现有的分散的、格式复杂的数字化档案系统之间实现互联互通、集中统一管理。

4.3人员素质不高

为解决档案数字化管理人才短缺的问题，关键是要建立系统性的人才培养和激励机制。一方面，通过政府支持下的产学研深度合作，联合高校、科研院所和档案管理部门，设立符合产业需求的档案数字化人才培养基地，开设档案信息化管理专业方向，采用“校企共建、订单式培养”的模式，每年面向档案管理系统培养一批熟悉档案业务与信息技术的高端复合型数字化人才。这是解决问题的根本之道。另一方面，针对在岗档案管理人员，开展大规模的信息技术和数字化处理技能培训，使之逐步成长为数字化人才队伍的重要组成部分。同时建立以业绩和技能为导向的职业晋升体系，实施弹性的薪酬激励政策，全面激发档案管理团队提高自身数字化管理水平的内生动力。通过抓住人才培养和在岗队伍建设两个关键环节，有计划有步骤地推进，我国的档案数字化管理人才队伍建设就能取得突破性进展，为推动这一工作的深入开展提供坚实的人才保障。

5 数字化服务在档案管理中的应用

5.1提供在线查询服务

档案管理部门可以利用云计算、大数据等数字化技术建立集中的档案目录数据库和文档数字资源库，实现档案目录和档案内容资源的网络在线存储，并开发互联网档案查询系统，实现档案信息资源的网上高效查询、浏览和利用。系统可以通过全文检索、元数据索引等方式实现不同角度的档案内容检索，通过权限控制保护涉密资料，使用数字版权管理技术进行访问控制，实现档案信息资源的安全共享。这极大地丰富和拓展了档案利用的渠道，公众在家中就可以查询查阅所需档案，极大地提高了档案资源的利用效率。

5.2提供数字化展览服务

利用数字化技术为档案提供数字化展览服务，可以极大拓展档案的展示空间和表达手段，实现档案的多维度展示，丰富展览体验，吸引更多公众关注和查询档案。以国家档案馆数字馆为例，其打造了一个集文物数字展示、场景模拟体验、虚拟互动为一体的大型数字档案体验中心。中心采用8K超高清视频和多通道环幕系统，配合实物舞台数码复原空间技术，将历史事件场景恢复如生，使档案在高清的三维空间里“活”起来。同时利用互联网+技术，打造线上数字馆，通过扫码、AR技术与线下展览场馆互动，配合直播、快闪展等多种线上活动拓展档案利用渠道。还可开发面向移动终端的档案AR、VR展览应用程序，实现点击即用的档案虚拟展览。这些数字技术与传统展览手段的完美结合，极大拓展了档案的展示形式和公众体验感，展现出数字化技术在提升档案利用率与影响力方面的巨大潜力。各级档案馆都可以借鉴这一模式，打造出富有特色的数字展览内容和体验空间。

5.3提供数字化保护服务

利用云存储、区块链等前沿技术来提供数字化的档案保护服务，可以确保数字档案的安全可靠。具体来说，档案管理部门可以在政府支持下，自主建设面向档案存储的专用云存储平台。该平台应当采用冗余存储体系结构，在多个机房内部署存储集群，并采用可扩展的分布式文件系统，实现 EB 级的海量存储能力，为数字档案的云端存储提供硬件基础。并在平台中集成区块链技术相关组件，使得每次对数字档案的访问变更都能写入区块链账本，形成不可篡改的操作记录。平台还可集成数字版权保护技术，通过数字水印等技术防止档案被非法利用。这就实现了数字档案存储和使用全过程的区块链化治理，确保数字档案不会发生损坏或被非法修改的情况。档案管理部门可以将重要的数字档案集中存放至该云平台，进行统一的云端备份存储和区块链防护，同时也可为相关的公共机构提供保护存储服务。该服务模式充分利用云计算等数字技术在安全性、可扩展性等方面的优势，为加强数字档案保护提供了有效手段。

结束语：

总的来说，档案数字化管理和数字化服务应用为提升档案利用效率、保障档案安全带来了重大机遇。关键技术手段包括档案扫描、数字存储、智能检索等在内的一整套数字化处理方案。要将这些技术有效运用，必须建立科学系统的数字化转换流程。与此同时，也须正视数据安全、技术标准统一、人员培养等难题，并从管理和技术层面展开针对性应对。另一方面，在线查询、数字展览、云存储备份等创新应用为档案管理开辟了新的机遇。日臻成熟的数字化技术与管理手段，必将极大推动我国档案事业进一步发展，使海量档案向社会公众开放利用，发挥更大的社会效应和历史价值。

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