试论市政工程数字档案室的建设与对策——以武汉市城市道路桥隧事务中心档案室为例

试论市政工程数字档案室的建设与对策——以武汉市城市道路桥隧事务中心档案室为例

赵萌

武汉市城市道路桥隧事务中心 

摘要：市政工程档案是市政工程在规划、设计、施工过程中形成的记录，是需要归档的技术档案材料，如图纸、表格、音像资料等。这是工程完成交付和使用的必要条件，也是工程检查、管理、使用、维护改造和扩建的重要依据。考虑到市政工程档案的重要性，我们更应该让这类档案成为便于使用、没有时空限制的数字信息中心，同时利用计算机网络、数据库以及多媒体等先进的技术，实现资源共享，以便于查询利用。大量数字档案的出现，逐步实现了档案从纸质介质向数字技术的转换，为数字档案建设奠定坚实基础至关重要。

关键词：市政工程；数字档案；信息化；数字化；查询利用 

一、引言

随着信息技术的快速发展，传统的档案查询利用服务方式的缺点如服务效能不高、受益对象过窄等问题进一步凸显，如何运用新一代信息技术，开辟档案服务公众新途径，促进服务工作模式由简单服务向优质服务、封闭服务向开放式转变，不断激发档案服务的动力与活力，成为各级档案馆（室）和档案工作者思考的新课题。

武汉市城市道路桥隧事务中心档案室于1986年成立，距今已有38年的发展过程。在长期生产、社会活动中，形成了大量的资料，积累了宝贵的市政工程专业档案。为改善档案管理利用环境，该中心累计投入百余万元建设档案软硬件设施设备，配备档案专兼职档案人员，加强档案管理。截止2024年元月，该室市政工程类专业档案占比达75%以上，而市政工程类专业档案电子化率仅4.55%。“档案工作的基本性质就是服务性。”[[1]]每年室藏市政工程档案利用频率远远超出其它门类档案，无论从保护传统纸质档案的角度出发，还是提升档案资源利用效率的角度出发，加速该中心数字档案室建设迫在眉睫，只有把传统与现代化相结合，作为档案集合系统的整体功能才产生质的飞跃。

二、数字化档案的特点

市政工程数字档案室是利用现代信息技术开发档案任务，收集、整理和存储工程业务流程，通过网络提供档案信息服务和共享使用综合管理系统平台。一是文件的使用快捷方便，用户可以在权限内注册网络系统，方便快捷地搜索和使用文件信息。数字档案室和传统档案室是两种档案管理模式，两者都是进行档案的收集、整理、存储和使用。二者的区别在于载体的不同，传统档案室纸质档案是主要载体，同时也有声像和实物的特殊载体档案。随着时间流逝，纸质文件和特种载体文件的数量不断增加，对存储空间的需求不断增加，给文件仓库的建设带来了持续的压力。数字文件载体占用空间小，存储容量大，在一定程度上缓解了存储空间不足问题。二是文件的获取方式不同，传统档案室的文件来源是接收各部门传递的文件数据和采集部门的实际文件，数字档案室文件资源主要通过纸质文件和电子文件归档的数字化获取。三是使用该服务的方式不同，在传统档案室中，用户需要经过批准进行档案查询，需要去档案室浏览网站，而且审批程序很麻烦，费时费力。数字档案不同，用户可以通过网络（互联网、局域网）或计算机轻松搜索给定权限内档案资源的使用情况，尤其是对于集团公司下属的子公司，档案资源的利用效率大大提高。

三、市政工程建管单位建立数字档案室的必要性

作为记载市政工程的工作进程、质量情况、设计方案等原始信息的档案，它是城市规划和设施维护的重要依据。随着现代化建设，城市基础设施不断更新，所有规划都在现有设施的基础上进行。这一切都是基于市政工程档案。

精准定位、明确服务需求是提供服务的基础和前提[[2]]。通过数字管理系统可以实现查询便捷、可靠性高、成本低等特点，最重要的是实现了查询共享。数字档案室的建立有效的克服了传统人工管理的缺点。在当今社会，顺应现代化城市建设的要求，用好、用活这笔专业档案宝贵财富，对于决策者和管理者来说都是至关重要的，数字档案室保管载体在节约空间、信息利用高效的优势显现无疑。

四、市政工程建管单位建立数字档案室条件
     （一）智慧化建设具备基础

通过了解网络硬件和基础软件的发展史可以了解到20世纪90年代，许多部门开始使用计算机构建草稿，并开始构建局域网。随着需求的不断增加，我国已经开发了大量的档案管理软件，例如市政工程数字档案室，收集、保存、有效处理数字档案，为市政工程开发提供有利条件。
    （二）智慧化建设初见成效

随着物联网技术及人工智能技术的发展，许多档案室均采用比较成熟的智慧感知管理平台，应用平台打破了档案信息的孤岛，形成了智慧分析、协同处置、集中管理的档案管理系统。智能化建设改进了档案室管理模式，实现了档案的收集、整理、检索等主要服务功能，提高了工作效率。特别是创新的管理体系改变了档案人员的观念，仓库管理、信息共享、数据安全建设都有了固定的模式。这些都为数字档案室的建设提供了强有力的技术保障。

五、市政工程建管单位数字档案室建设对策

基于信息化管理环境的数字档案室建设，需要有适用于档案信息服务特点的架构，以便跟踪、监控、调整数字档案室的功能、流程等，实现档案信息的良好服务功能

[[3]]。市政工程建管单位数字档案室建设策略应从以下几点考虑：

（一）培养档案数字化人才

数字档案建设需要规划和实施这项工作的人员至少具备计算机和档案两方面的专业知识，并熟知数字档案建设的相关制度标准要求[[4]]。市政工程数字档案室的建成，要加快培养掌握信息技术的档案管理员，提高业务水平。对现有人员进行技术培训，提高其信息技术能力，以新思想、新观念促进档案管理水平的提高，定期邀请计算机管理、数字处理、软件操作等方面的专业人员在互联网上授课，以提高档案管理员的信息管理和计算机操作技能。

（二）完善数字档案室建设规章制度

数字档案室的建设正处于萌芽阶段，在不断的探索中发展进步，没有可借鉴的经验，有必要不断深入探索。需要健全相关规则体系，建立并颁布相关文件，为数字档案室的建设提供保障，并向建设的制度化和规范化过渡。如果建立了规章制度，就必须严格执行，有效支持数字档案室的建设。各部门结合国家法律法规，结合本部门的实际，科学合理地开展工作，促进数字档案室的建设。规则体系的建立为档案室建设提供了法律保障，有助于数字档案室的蓬勃发展。

（三）要为数字档案室建设配置相关的软硬件设施

由于数字档案室建设的复杂性，拥有相对较高水平的软硬件是必要的，如果没有相关设施在很大程度上阻碍了建设的进展。数字档案室的基础设施建设包括硬件建设、软件建设和网络建设三个方面。一是硬件设备建设。需要包括扫描仪和打印机等设备。这一切都属于硬件。二是软件设备。必须基于适合硬件配置的软件和系统来保证系统的正常运行。当部署软件时，需要注意软件使用的统一性，并为未来的工作奠定良好的基础。三是网络建设。档案室必须建立一个单独的数据网络，这有助于相关工作的发展，提高工作效率，并确保信息安全。

（四）保障数字档案室建设的安全

在建设数字档案室的过程中，必须始终把安全问题放在首位，避免系统风险，确保相关资料的安全。此外，在存储、传输和使用归档信息的过程中，始终需要注意安全问题，严格遵守相关规则体系，避免信息泄露的问题。在管理日常文件信息的过程中，有必要对相关设备安装防病毒软件，以确保数据的安全性。就实际情况而言，大多数部门在进行档案管理时都采用外包的形式，在工作前已经与外包达成了协议，但始终需要注意对这些员工的监督管理，确保档案信息的安全，为档案信息的安全完整性提供有效的保障。

六、总结

习近平总书记指出，没有信息化就没有现代化。武汉市城市道路桥隧事务中心档案室将依托本中心智慧信息化基础设施进行数字化软件研发，建设智能、便捷的数字档案室，从而实现“一桥一档”电子化户籍管理，以此推动市政工程档案工作全面、健康、均衡发展。

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[[1]]王红琴,王毓慧:企业档案规范化管理解析——必要性及构成要素[J].机电兵船档案.2021(1).13-15.

[[2]]蔡盈芳,李子林:大数据环境下政务档案信息共享与利用研究:框架设计[J].浙江档案.2019(1).10-13.

[[3]]王毓慧:档案数字化背景下的档案信息服务——数字化档案信息服务的特点与架构[J].机电兵船档案.2022(01).11-13.

[[4]]王洋:企业数字档案馆（室）建设问题与对策[J].北京档案.2022(02).32-34.