城建档案归档质量问题及解决对策探讨

城建档案归档质量问题及解决对策探讨

兰岚

玉溪市城建档案馆 云南 玉溪653100

摘要：本文分析了当前城建档案归档中常见的质量问题，如归档标准不明确、档案内容不完整、分类组卷不科学、整理不规范等，针对这些问题，提出了一系列对策，包括统一归档标准，加强前端控制、明确工作任务与责任，加强过程控制、建立工作标准，以及采取管理措施、健全管理制度、重视监督检查、总结经验教训等，旨在提高城建档案归档工作的质量，为城市建设与发展提供有力的信息支持，推动城建档案归档工作的规范化、标准化和现代化发展进程。

关键词：城建档案；归档；质量问题；解决对策

引言：

在城市化建设深入推进的时代背景下，城建档案的质量管理问题，逐渐成为城市规划、工程建设从业者亟待解决的课题。近年来，玉溪市致力于打造宜居、韧性、智慧城市，加强城市基础设施建设，围绕城市规划，依照《云南省建筑工程资料管理规程》（DBJ53/T-44-2021）、《云南省建设工程档案编制技术规程》（DBJ53/T-45-2011）等要求，编制了《玉溪市建筑工程质量验收审核资料及竣工档案归档范围》等文件，旨在统一城建档案归档标准，完善城市功能布局，探索“共建、共治、共享、共美”的城市可持续发展路径，在这一过程中，相关工作者需尽快解决城建档案归档质量问题，推动城市的文明、和谐、进步发展。

一、城建档案常见归档问题分析

城建档案是城市建设的历史记录，涵盖了城市规划、设计、施工、管理等多个环节的信息资料，反映了城市面貌的变迁，承载着城市发展的经验，对于城市规划、建设、管理以及历史文化保护都具有重要的参考价值[1]。城建档案归档工作是将这些档案进行系统化、规范化整理、分类、存储和利用的过程，它要求工作人员严格按照相关标准，对档案进行收集、整理、鉴定、保管和利用，确保档案信息具有真实性、完整性和可利用性，然而，现阶段看来，城建档案归档中存在诸多问题，如下：

（一）档案的质量不高

在归档过程中，工作人员时常发现档案的内容不完整，一些关键文件存在缺失，导致档案无法全面反映城市建设的历史与现状，同时，档案信息不准确的问题也屡见不鲜，一些数据、文字描述存在错误，使档案失去了其应有的参考价值。例如，部分施工物资出厂证明、合格证多为复制件，参考价值不大，此外，字迹不清晰、纸张破损等问题也时有发生，不仅影响了档案信息的可读性，也降低了档案的使用价值。

（二）档案分类组卷不科学

城建档案涉及的内容广泛，包括城市规划、建设、管理等多个方面，在归档中，需对档案进行科学的分类，然而，在实际操作中，由于分类标准不明确或执行不到位，档案分类组卷时常不科学，甚至出现错分、漏分的情况，如，许多工作人员会将两个以上不同阶段的文件随意组合在一起，而非依照项目建设阶段进行分类组卷，不仅增加了档案查询、利用的难度，也影响了档案信息的系统性，导致重要档案信息存在遗漏，使决策者难以从档案中获取准确、全面的信息，进而影响城市建设的决策。

（三）档案整理不规范

档案的整理工作包括档案编号、排序、装订等多个环节，这些环节都需要工作人员严格按照标准规范进行操作，以笔者所在的云南省玉溪市为例，目前主要的参考标准有《云南省建筑工程资料管理规程》（DBJ53/T-44-2021）、《云南省建设工程档案编制技术规程》（DBJ53/T-45-2011）、《玉溪市建筑工程质量验收审核资料及竣工档案归档范围》等。然而，在实际操作中，由于工作人员对标准的理解不透彻，档案整理时常不规范，易出现编号混乱、排序错误、装订不牢固等问题，不仅影响了档案的美观度，也增加了档案管理、利用的难度，导致档案在后续的利用过程中出现混乱，进一步降低档案的使用价值。

二、城建档案归档问题的成因

（一）责任落实不到位

《报送竣工档案责任书》取消后，档案管理部门对档案工作的跟踪指导难度加大，使档案归档的责任落实也变得愈加困难。城建档案归档工作涉及多个部门和多个环节，实际工作中，需明确各部门、各环节的工作职责，然而，由于责任落实不到位，各部门之间缺乏有效的沟通协作，时常出现推诿扯皮的情况，这使得城建档案归档工作难以顺利进行，也容易出现质量问题。

（二）标准执行不到位

城建档案归档工作需遵循一定的标准规范来完成，以确保档案信息的准确性，然而，在实际操作中，由于工作人员对标准理解不透彻，档案归档工作不符合相关标准的情况日常存在，使得城建档案的质量无法得到保证，也影响了档案信息的有效利用。

（三）管理制度不到位

在实际工作中，由于管理制度不完善或执行不到位，城建档案归档工作缺乏有效的监督和检查，其质量无法得到有效的保障。实际工作中，项目主管部门和相关单位对档案工作的管理力度有限，许多建设单位向档案馆移交档案的积极性不高，也造成接收进馆的档案质量难以把控[2]。

三、城建档案归档质量问题的解决对策

（一）加强前端控制，明确工作任务，落实工作责任

为了加强前端控制，首先需明确各部门在城建档案归档工作中的职责，制定详细的工作计划和任务清单，将归档工作分解为具体的操作步骤，确保每个环节都有专人负责，避免出现工作遗漏或重复的情况。举例而言，在项目建设过程中，可建立专门的档案管理部门，配备具有一定专业素质的档案管理人员，负责执行项目文件收集、整理、监督、检查、指导、汇总等工作，并及时将相关文件报送给档案管理部门。为了强化责任意识和工作执行力，需建立健全责任追究机制，对未履行职责或工作不到位的部门和个人进行问责，以形成有效的激励机制和约束机制，通过加强部门间的沟通与协作，形成合力，共同推进城建档案归档工作的顺利进行。

（二）加强过程控制，建立工作标准，采取管理措施

过程控制是确保城建档案归档质量的重要手段，为了加强过程控制，需建立科学的工作标准，涵盖档案分类、编号、排序、装订等各个环节，确保城建档案归档工作的规范化和标准化运行[3]。在标准执行过程中，要加强对工作人员的培训指导，通过举办培训班、开展现场教学等方式，提高工作人员的业务素质和操作技能水平，鼓励工作人员积极参与学习，不断吸收新知识、新技能，以适应城建档案归档工作的需要。

为确保城建档案归档工作的质量，还需采取有效的管理措施，例如，可建立定期检查制度，对城建档案归档工作进行定期检查，及时发现、解决问题，通过开展考核和评比活动，激励工作人员积极投入工作，提高工作质量。

（三）健全管理制度，重视监督检查，总结管理经验

在管理环节中，通过制定完善的管理制度，可明确各部门的职责和权限，规范工作流程和操作规范，为工作人员提供明确的指导，通过加强对城建档案归档工作的监督检查力度，定期对归档工作进行检查，可及时发现、纠正工作中的问题，确保城建档案归档工作的质量。举例而言，在档案移交进馆环节，可按照标准规范对档案实施检查，对于不符合标准的，应一次性告知建设单位，引导其在限期内整改，确保档案符合标准后方可出具档案合格认证文件，在产权登记环节中，对于未取得合格认证的文件，应拒绝办理产权登记，如此便可在一定程度上增强相关人员对档案标准化管理的重视。

在实际执行中，应注重总结经验教训，不断改进城建档案归档工作的方法，例如，可通过开展经验交流、案例分析等活动，分享成功的经验，推广先进的归档方法，同时，还需对归档工作中出现的问题进行深入分析，找出问题的根源，制定有效的改进措施，防止类似问题再次发生。

结语

综上所述，解决城建档案归档质量问题，是一项系统而复杂的工作，需要相关工作者从前端控制、过程管理、制度建设等多方面入手，通过明确任务、落实责任、建立标准、加强监督、总结经验教训，可有效提升城建档案归档工作的质量，对历史负责，为未来城市建设与发展提供有力支撑。展望未来，随着信息化技术的不断发展，城建档案归档工作将面临更多的挑战与机遇，从业者应以开放的心态，积极拥抱新技术，不断创新工作方法，推动城建档案归档工作向更高水平迈进，为城市的可持续发展贡献智慧。

参考文献

[1]王璐.新形势下城建档案数字化管理工作探究[J].城建档案,2020,(10):18-19.

[2]罗文武.试论城建档案中介服务行业规范化管理——以绍兴市为例[J].城建档案,2020,(09):79-80.

[3]罗广国.创新城建档案管理模式初探[J].城建档案,2020,(09):48-51.