科研电子文件归档和电子档案管理探讨

科研电子文件归档和电子档案管理探讨

曲丽虹

(中国船舶集团有限公司系统工程研究院,北京 100036)

摘 要：介绍了科研电子档案的特点。对电子文件归档和电子档案管理中存在的问题及根源进行了分析。给出了解决问题的对策。

关键词：科研电子文件；归档；电子档案管理；探讨

1 科研电子档案的特点

科研电子档案是以数字化的形式存在，其内容信息可与载体分离，并以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。

科研电子档案具有对计算机系统的依赖性。科研电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码；二是硬件；三是软件；四是技术更新。

科研电子档案具有快捷性、共享性、高密度性的特点。科研电子档案可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子档案进行组合分类；而且一份档案可以同时在不同的地方被多人利用，突破了纸质档案在利用上的局限性，提高了档案的利用价值。

科研电子档案存在稳定性及安全性的特点。由于科研电子档案内容与形式的独立性，使得科研电子档案较纸质档案的稳定性差。科研电子档案极易失真，在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中稍有失误，即会导致档案信息出现错误。

2电子文件归档和电子档案管理中存在的问题及根源分析

2.1 科研电子文件业务系统网络设计中档案管理功能不完善

科研电子文件业务系统的档案管理程序设计之初，没有档案管理人员参与；而多数档案工作者又对计算机及网络了解甚少，不具备改进其设计的能力。这样建成的科研电子文件业务系统中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题自然也不会少。而在技术上，科研电子文件业务系统只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档。然而这看似提高了工作效率，减少了档案工作者的负荷，但如果遇到病毒或者服务器网络遭到攻击，电子档案的丢失将难以避免。况且，在科研电子文件业务系统中只设计了归档保管功能，而没有实现自动复制备份功能，只能靠手工进行定期双机热备份或网络备份，不但费时费力，而且占用了更多的资源。

2.2 新技术的应用造成电子档案长久保管的困难

为适应办公习惯或加密技术的要求，对科研电子档案的管理，可以实现具有图形属性的个性手迹签名。为保证档案安全利用的各种算法密码等，都可以通过SQL数据库技术，使同一份档案的不同信息存放在不同地址。而这些新技术更新很快，非标准信息就必然增多，使电子档案离开了固定的载体信息就失去了可读性。

3解决问题的对策

3.1 建立统一的电子档案归档基本结构标准

必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准，制定出科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案基本结构标准，这样才能解决信息的交流问题，实现档案信息资源的互联互通，稳步推进电子文件归档及电子档案管理的有效管控。这是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

3.2 加强档案信息数据库建设

数据库的含义是依托先进的信息技术对文件材料进行科学的管理和方便的利用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。数据库的建设要以数据项目和内容的完整性，数据的准确性、规范性及稳定性为依据，集中力量建成若干个标准化、适用性、实用性强的全文数据库和目录数据库。同时，企业档案馆(室)应发挥自身的优势，建立有自己特色的数据库，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，突出重点，由单一库向系统库发展。

3.3  保障科研电子文件的“三性”

为保证电子文件的真实性， 必须采取专门的技术措施，可以依靠电子印章或数字签名的方法对电子档案进行签批处理。电子文件的归档格式必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件信息真实、可靠，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。为保证电子文件的有效性，可以在设计系统时写入自动对每份电子档案的修改、存取、传输等任何操作，都进行实时存档的程序语句，以单边不对称密码形式存储并做好防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。要确保应归档的电子文件全部归档，同时存在电子文件及其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件一并归档。

3.4 确保科研电子档案在保管和传输过程中的安全

应当不断改进现代化管理手段，努力提高馆藏档案的安全保护水平。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

3.5 转变观念，与时俱进，实现文档一体化管理

转变传统的档案观念，不再以归档作为档案形成的条件。把文档一体化这一概念贯穿到档案管理工作之中，力争做到提前归档。依据有关法规要求，保证电子档案从形成、传输直到归档的全过程由程序实现备份背景信息、记载载体数据，从而确保电子文件归档的质量。在程序上设计相关语句，对生成电子档案的专用软件必须一同归档；针对电子档案对设备的依赖性，应尽量采用知名的大型软件系统，因为这类软件具有发展的持续性和很好的向下兼容性，在应用软件更新的同时，应及时处理相应老版本的电子档案，将其另存为符合新软件要求并可以继续读取利用的档案格式，使其保存价值得以延续。

3.6 颠覆传统档案管理方式，对电子档案实行逻辑归档管理

档案管理延续百年的“集中统一”管理原则，在电子档案面前受到了严重的挑战，我们不再以物理归档作为电子档案管理的唯一方式，而是依据电子档案本身的特性，采用逻辑归档管理的方法。如上所述，把产生者和接收管理者都纳入到档案管理的范围之内，进行文档一体化管理。从文件产生到归档的全过程都时刻保持其原始属性，只要进行网络操作就必须以完成归档来形成程序闭环，并在每一个流程中都对其检出、调用、更改等操作进行数据记载，然后载入不同的数据库中。这种非集中统一的管理办法，利用了电子档案的逻辑归档特性，提高了利用效率，减少了管理负担。但这对系统的能力要求更高，保存的内容增多，也必将产生大量的冗余信息。

3.7 优化专业结构，抓好队伍建设

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。企业要重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要通过多渠道引进专业技术和管理人员，引进素质高、思想好、责任心强的人员从事档案工作；另一方面，要对现有的档案管理人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业构成提出了新的要求，档案工作的现代化不仅取决于档案人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识补充和更新程度。必须改变保管型人员过多、结构单一的状况，建立一支具有较高素质、结构合理的档案工作队伍。

4结束语

总之，电子文件是一个新鲜事物，电子档案管理是档案界的一次革命。这就要求我们档案管理人员在这个信息时代里，必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变，由传统的管理理念向现代化管理理念的转变， 真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，并在档案管理实践中加以应用。为适应岗位发展的需要，档案管理人员必须拓宽自己的知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作赶上时代步伐，适应档案管理现代化和办公自动化的需要，为生产管理提供更好、更有效的服务，使档案管理工作发挥应有的社会效益和经济效益。

参考文献

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