数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究

数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究

沈冯春

西安航天动力试验技术研究所  陕西省 西安市710100

摘要： 随着数字化转型的加速推进，企业档案信息资源共享服务保障体系的建设已经成为企业管理的重要组成部分。本文旨在探讨数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设的重要性和挑战，并提出相应的建设策略。通过对相关文献的综述和对实际案例的分析，本文认为数字化转型为企业档案信息资源共享服务保障体系建设带来了新的机遇和挑战，企业需要加强信息安全保障、实现数据共享、培养档案信息化建设人才等方面的工作，以提高企业的档案管理水平和决策效率。

关键词： 数字化转型；企业档案信息资源；共享服务保障体系；建设策略

一、引言

2021年，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确提出“加快数字化发展，建设数字中国”[1]。数字化转型是指利用数字化技术和信息技术，对企业的生产、经营、管理等各个方面进行全面的数字化改造，以提高企业的效率、竞争力和创新能力。在数字化转型的背景下，企业档案信息资源共享服务保障体系的建设已经成为企业管理的重要组成部分。企业档案信息资源是企业的重要资产，它记录了企业的历史、文化、技术、管理等方面的信息，对于企业的决策、管理、创新等方面具有重要的参考价值。

数字化转型为企业档案信息资源共享服务保障体系的建设带来了新的机遇和挑战。一方面，数字化技术可以实现档案信息资源的数字化、网络化、智能化管理，提高档案信息资源的利用效率和价值；另一方面，数字化技术也带来了信息安全、数据共享、人才短缺等方面的挑战。因此，企业需要加强信息安全保障、实现数据共享、培养档案信息化建设人才等方面的工作，以提高企业的档案管理水平和决策效率。

二、数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设的重要性

（一）提高档案信息资源的利用效率和价值

数字化技术可以实现档案信息资源的数字化、网络化、智能化管理，提高档案信息资源的利用效率和价值。企业可以通过建立数字化档案管理系统，实现档案信息资源的在线检索、浏览、下载等功能，方便企业内部各部门和员工的使用。

（二）提高企业的决策效率和管理水平

企业档案信息资源记录了企业的历史、文化、技术、管理等方面的信息，对于企业的决策、管理、创新等方面具有重要的参考价值。通过建立数字化档案管理系统，企业可以实现档案信息资源的快速检索和分析，为企业的决策和管理提供有力的支持。

（三）保障企业的信息安全和知识产权

企业档案信息资源涉及到企业的商业秘密、知识产权等重要信息，如果这些信息被泄露或篡改，将会给企业带来巨大的损失。通过建立数字化档案管理系统，企业可以采用先进的信息安全技术，如加密技术、身份认证技术、访问控制技术等，保障档案信息资源的安全。

三、数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设的挑战

（一）信息安全挑战

随着信息技术的不断发展，信息安全问题已经成为企业面临的重要挑战之一。在数字化转型背景下，企业档案信息资源的数字化、网络化、智能化管理，使得档案信息资源更容易受到黑客攻击、病毒感染、数据泄露等安全威胁。因此，企业需要加强信息安全保障，采取有效的安全措施，如加密技术、身份认证技术、访问控制技术等，保障档案信息资源的安全。

（二）数据共享挑战

数字化转型背景下，企业需要实现各部门之间的档案数据共享，以提高档案信息资源的利用效率和价值。数据收集之后，平台主要进行数据解析、数据清洗与数据去重、数据关系映射与数据转换三步[2]。企业在进行信息资源收集过程应注意信息资源的标准化程度、信息资源的数量丰富程度、质量优化程度和地理空间分布均匀程度三个方面[3]。然而，由于各部门之间的档案管理系统不一致、数据格式不统一等问题，使得档案数据共享面临着诸多挑战。因此，企业需要建立统一的档案管理平台，实现各部门之间的档案数据共享。

（三）人才短缺挑战

数字化转型背景下，企业档案信息资源共享服务保障体系的建设需要具备一定的信息技术和档案管理知识的人才。然而，目前我国档案信息化建设人才短缺，尤其是高层次人才更为匮乏。这将影响企业档案信息资源共享服务保障体系的建设和运行。因此，企业需要加强档案信息化建设人才的培养，提高他们的信息技术和档案管理水平。

四、数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设的策略

（一）建立完善的信息安全管理制度

企业应该建立完善的信息安全管理制度，明确各部门和人员的信息安全责任，加强网络安全防护，采用先进的网络安全技术，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止黑客攻击和病毒感染。

（二）实现数据共享

企业应该建立统一的档案管理平台，实现各部门之间的档案数据共享。同时，企业还应该制定统一的档案管理标准，规范各部门的档案管理工作，确保档案数据的准确性和一致性。

（三）培养档案信息化建设人才

企业应该加强与高校和科研机构的合作，共同培养档案信息化建设人才。同时，企业还应该建立完善的人才培养机制，为档案信息化建设人才提供良好的发展空间和薪酬待遇。

（四）加强档案管理人员的培训

企业应该加强档案管理人员的培训，提高他们的信息技术和档案管理知识水平。同时，企业还应该建立完善的考核机制，对档案管理人员的工作进行定期考核，确保他们的工作质量和效率。

五、结论

数字化转型为企业档案信息资源共享服务保障体系的建设带来了新的机遇和挑战。企业需要加强信息安全保障、实现数据共享、培养档案信息化建设人才等方面的工作，以提高企业的档案管理水平和决策效率。只有这样，才能充分发挥企业档案信息资源的价值，为企业的可持续发展提供有力的支持。

参考文献

[1]史健.数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究——以乌海能源为例[J].兰台内外,2023(33):5-7.

[2]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据采集系统设计与应用[J].档案与建设,2020(10):25-29.

[3]卞咸杰.档案信息资源共享平台数据处理流程研究[J].档案管理,2018(06):33-35.DOI:10.15950/j.cnki.1005-9458.2018.06.011.