疾控中心档案管理信息化和科学化建设探析

疾控中心档案管理信息化和科学化建设探析

李宏宇

乌兰浩特市疾病预防控制中心  内蒙古乌兰浩特市 137400

摘要：近年来，随着疾控中心在保障公共卫生安全方面的作用越发突出，国家对其档案管理提出了较高的要求。疾控中心的档案对预防公共卫生突发事件等具有重要的意义，也是中心管理决策的依据。部分疾控中心长久在档案管理方面存在理念落后、制度不全、人才缺失的问题，难以发挥档案的价值。进入信息时代后，陆续出现了多种新技术，疾控中心档案管理引入这些新技术可提升管理效率和水平。未来，各疾控中心应继续加大在档案管理中的资源投入，助推管理的信息化、科学化。

关键词：疾控中心；档案管理；信息化；科学化

1疾控中心档案管理引入信息技术的作用

1.1快速查询资料，提升效率

信息技术在档案管理中的应用愈发成熟，能满足基本的查询、检索以及档案分类等功能，从最初的纸质档案开始面向电子数据档案过渡，实现数字化的管理模式。疾控中心档案的内容除了基本的人事、设备设施以及监测等类型外，还包括大量的预防、评价及病例监测等，对我国医疗甚至社会均带来严重影响。档案管理信息化建设能够进一步提升疾控中心档案收集效率，实现快速查询，及时调整资源，提供便利，并确保档案信息的安全。

1.2完善档案管理，保证安全

纸质档案管理存在存储空间不足且容易破损的问题，加之部分档案是图像、录音以及录影等形式，不利于规范化存储。在转换为数字档案后，相关资料能够借助专用设备进行自动识别与存储，从而提升信息管理的科学性，管理人员只需根据需求进行联网收集即可，并能维护档案的安全。

1.3缩小存储空间实现共享

数据传输是档案管理系统中一项重要的功能，能够实现数据共享。疾控中心从工作属性上来看主要从事流行病分析统计，这就需要汇总大量的数据资料，传统人工分析和信息传递十分困难，需要经过多道工序流程，而在信息化背景下能够直接应用区域数据库资源，在提升检索效果的同时实现资源共享，可直接由软件系统得出详细的数据统计，能够快速分析病情及蔓延范围，从而制定发展战略，即便是不同部门的人员也能利用计算机获取资源。在落实管理时仅仅需要一台计算机便能完成对档案信息的收集，极大程度上缩小存储空间，让档案管理工作更加方便。

2疾控中心档案管理工作中存在的问题

2.1档案归档不规范

疾控中心是负责监测、预防和控制疾病的重要机构，其档案管理工作对于保障公共卫生安全至关重要。然而，在实际工作中，疾控中心档案管理工作存在一系列问题。

(1）档案归档混乱。由于档案管理人员工作繁忙或者工作态度不严谨，可能会导致档案归档的混乱。比如，同一类档案被分别归档到不同的文件夹或者抽屉中，或者档案被错误地归档到其他类别的文件夹或者抽屉中，从而导致档案查找困难，影响工作效率。

(2）档案归档不及时。由于疾控中心的工作涉及大量的数据和信息，如果档案管理人员不能及时对这些数据和信息进行归档处理，容易导致档案归档不及时的问题，不仅会影响工作效率，还可能导致数据的丢失或者被泄露。

(3）档案保管不安全。档案保管不安全是另一个常见的问题。由于疾控中心的档案涉及重要的个人隐私信息，如果档案管理人员没有采取适当的保管措施，容易导致档案信息被泄露或者丢失。

2.2档案整理混乱

(1）缺乏标准化的档案管理制度。疾控中心缺乏完善的档案管理制度，没有明确规定档案归档、整理和检索等具体操作步骤和标准，导致档案管理混乱。

(2）档案管理意识淡薄。有些工作人员对档案管理意识不强，没有意识到档案管理的重要性，不够重视档案管理工作，导致档案整理混乱。

(3）人员流动性大。疾控中心的工作人员流动性较大，经常有人员调动和离职，导致档案管理工作的延误和不规范。

(4）工作量大、时间紧。疾控中心的工作量较大，有时候需要在很短的时间内完成大量的工作，导致档案管理工作不规范。

(5）缺乏专业的档案管理人员。疾控中心可能缺乏专业的档案管理人员，没有人员负责档案的整理、归档和管理，导致档案整理混乱。

(6）档案室条件差。疾控中心的档案室条件可能不够优越，如储存设备设施不足、温湿度控制不合理等，这些条件不利于档案管理工作的开展，也会导致档案整理混乱。

2.2档案查询不方便

(1）档案存储不统一。档案管理工作不规范，导致档案存储方式不统一，有些档案可能存储在不同的位置，或者存储方式不同，查询时难以统一查询。

(2）档案记录不完整。档案记录不完整，可能出现信息遗漏、重复及错误等问题，查询时需要花费更多的时间确认和核实，影响查询效率。

(3）查询工具不完善。疾控中心可能缺乏高效的档案查询工具，无法快速定位档案位置、提取档案信息，也无法对档案进行分类、归档等操作。

(4）档案借阅流程不畅。档案借阅流程不畅，可能需要多重审批或审核，造成借阅时间过长，影响查询效率。

(5）档案保管措施不到位。档案保管措施不到位，可能出现档案遗失、丢失和损毁等问题，查询时无法找到相关档案，影响查询效率。

3疾控中心档案管理信息化和科学化建设的措施

3.1树立档案管理的信息化意识

部分疾控中心并未认识到做好档案信息化建设的重要性，一些工作人员认为档案管理就是进行档案调阅、整理、收集等，对档案资源的价值认识并不准确。在信息化时代下，疾控中心档案管理应坚持与时俱进的原则，针对管理内容、思想等进行分析研究，做好转变与创新工作。在过去档案管理主要以单一管理为主，而在信息技术的支持下，能够满足档案信息共享、快速传递等要求，加之档案资源开始向着人性化、便捷性等方向发展，所以疾控中心需要正确认识到做好档案管理信息化建设的重要性。首先，明确档案信息化建设的意义，提升档案管理人员对信息化建设的关注度，获取充足的支持力量。其次，主动借鉴成功经验，落实先进管理思想，强化服务意识，加大档案创新管理研究，保障信息化建设效果的最大化。在过去，部分疾控中心认为档案管理工作属于管理性质的事务，要求管理人员应当具备文件管理能力。但是信息化时代要求档案管理人员还应当具备信息化能力，积极在工作中应用信息化技术，利用计算机系统完成电子档案处理，从档案管理实际情况出发，及时做好档案类别划分，建立专属档案管理数据库，加大档案信息收集与整理力度，确保档案管理效果的最大化。所以在开展管理工作时，管理人员应当转变传统工作思路，树立信息化意识，确保档案管理工作的顺利开展。

3.2构建档案信息化标准规范体系

疾控中心档案管理信息化建设需要构建档案信息化标准规范体系，以确保档案信息的规范化、标准化和一致性，促进档案信息的互联互通和共享。标准规范体系应包括档案信息分类、命名规则、元数据、数据格式、数据交换标准、安全标准等，以实现疾控中心档案信息化的互操作性和可持续性。建立档案信息化标准化体系需要多方面的合作，需要依托国家和地方相关的标准机构，同时还需要行业协会、专业委员会等专业团体的支持和参与，才能更好地推动档案信息化工作的进展，提高疾控中心档案管理信息化的水平和效能，为公共卫生事业的发展和进步提供强有力的支撑。

3.3依托区块链技术提升档案信息安全

安全问题是制约疾控中心档案信息化建设的重要因素，影响着现代信息技术在档案管理工作中的应用。区块链技术作为一种分布式账本技术，具有不可篡改、去中心化等特点，可以有效提升档案信息的安全性。首先，疾控中心可以利用区块链技术建立去中心化的档案信息存储体系。传统的档案信息存储往往采用集中化的方式，容易被攻击和篡改，而区块链技术可以将档案信息分布到全网的节点中存储，确保档案信息不被篡改；其次，区块链技术还可以提供可追溯的档案信息流程，从而确保档案信息的完整性和可信度。例如，可以利用区块链技术记录档案信息的操作和流转过程，确保档案信息的真实性和完整性，并且任何人都可以查看和验证档案信息的流程和来源；最后，区块链技术还可以提供智能合约功能，实现档案信息的自动化管理和权限控制。通过智能合约可以对档案信息的访问和修改进行严格的权限控制，确保档案信息的安全性。

3.4提升档案管理人员信息化素养

档案管理信息化建设背景下，档案管理人员需要掌握信息技术相关知识，如数据库管理、网络技术、信息安全等，以更好地管理和利用档案信息。同时，还需要不断学习新的信息技术，关注行业发展趋势和标准规范，不断提升自身的信息化素养和技能水平。此外，疾控中心档案管理信息化建设还需要建立健全培训机制，为档案管理人员提供相关的信息技术培训和知识普及，提高其信息化意识和技能水平。同时也需要加强对档案管理人员的考核和评价，保证他们不断提升信息化素养并保持良好状态。帮助档案管理人员更好地适应信息化发展的需求和挑战，为疾控工作提供更加高效、便捷、安全的信息化支持[5]。

3.5搭建数字化档案管理平台，保证管理水平

目前，疾控中心档案管理人员需要认识到搭建数字化档案管理平台，对于保证档案信息化建设水平的重要性。疾控中心有必要全力搭建数字化档案管理平台。一是搜集档案信息资料，做好备案工作，把握档案管理工作，避免在管理中出现疏漏之处。二是分类处理档案信息资料，确保管理效果。其中，档案主要分为文书档案、财务档案、科技档案和业务档案等类别。档案管理人员可以按照这些类别对档案归类整理。同时，还需要根据疾控中心档案信息资料，增加档案类别，科学管理档案。三是搭建数字化档案管理平台，依托数字技术，处理档案类别和内容等。其中，可以将采集管理、档案管理、业务管理、档案库管理、档案统计查询和系统管理等板块作为系统建设的重要内容，提高档案管理效率。另外，还需要根据实际情况，不断优化系统。

3.6完善档案信息化基础设备设施，加强硬件支持

疾控中心档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，也是疾控中心发展的必然需求，为此，需要加大对信息技术的投资和开发利用。引进与完善高性能的现代化设备设施，是促进档案管理信息化发展的基础，有必要购买高性能的现代化设施，并结合档案信息化建设情况，完善硬件设备设施，有利于多项管理工作高效开展。其中，需要开展调查研究活动，掌握信息化建设情况，并了解信息化建设要求，便于建立健全硬件基础设备设施。还需要引进功能强大的计算机，作为开展档案管理的工具。同时，还需要配置大型高速交换机、路由器、光端设备和并行处理的高性能服务器等，从而提高档案管理质量。另外，有必要根据疾控中心档案管理工作需求，增加存储设备和档案数字化加工设备设施等的数量，便于提高档案信息处理水平。

3.7注重档案资源数据库建设

疾控中心要想真正实现档案管理的创新，还应注重档案资源数据库的建设。当前国内电子档案信息管理正处于发展阶段，大多还停留在对文档的处理与系统管理的层面，有待进一步发展与完善。因此，在这一阶段建立健全档案数据库对推动电子档案管理创新有着非常积极的意义。档案管理人员可根据需要选择合适的软件与信息技术，并围绕疾控中心实际制作档案资源数据库，把全部纸质档案资料转变为电子档案信息。根据档案内容的不同分门别类进行存放，并对涉密文档给予加密处理，明确数据库的权限等级，只有拥有相应权限的人员才能查阅对应的资料。

3.8加强电子文档的保密管理

疾控中心中有大量保密级别的档案。为此，必须重视对这部分重要档案的保密管理。第一，要抓好有关人员的教育培训，经常组织他们参与职业道德教育与业务学习，不断增强其档案保密意识与法律意识，使其能够自觉依法依规去完成档案工作，远离违法红线。加强相关人员的监督，保证能第一时间察觉问题，并迅速上报及时处理。第二，定期抽检电子档案的利用情况，针对发现的问题要马上约谈相关人员，一旦明确存在渎职行为应严格根据相关规定加以惩处。第三，在疾控中心内部要积极宣传电子档案的保密问题，通过正反面典型案例加以宣传，增强全体职工的保密意识，杜绝个别人员的侥幸心理。

3.9开展内部继续教育，打造科学化档案管理人才队伍

针对疾控中心档案管理的科学化建设，关键应加强人才建设，使档案管理信息化过程中可发挥人才优势，用优秀人才为档案管理注入活力。因此，疾控中心需强化内部继续教育，必须让管理人才意识到行业内对档案管理提出的新要求，通过开展继续教育与培训来提高这些人员的专业素养、职业技能，逐步在内部建立高素质的档案管理团队。当然，各疾控中心之间也应该就档案管理展开一系列交流，相互之间借鉴与学习，如某一疾控中心在档案管理方面的信息化水平较高，其他疾控中心可立足自身情况学习其经验。

3.10营造良好的影音档案保存环境，提升档案管理科学性

信息化管理与传统管理在保存环境方面存在显著区别，疾控中心需充分意识到这一区别，特别是领导层应正确看待档案信息化管理，增加投入。例如，让专业人员分析近几年来中心的档案资源组成结构，并掌握档案管理中的信息技术类型、发展趋势，在这些前提下营造良好的影音档案保存环境。与传统的纸质档案相比，影音档案对保存环境有更高要求，潮湿、高温等都不利于其保存。虽然大部分影音资料为电脑存储，但电脑可能遭遇病毒攻击、异常入侵，无法保障档案资料的安全性。考虑这一方面，疾控中心在当前及未来都需根据档案信息化管理要求，继续完善、优化影音档案保存环境，增强保存环境的安全性。

3.11建立科学化档案管理机制，促进疾控中心档案管理发展

首先，要实现档案管理的信息化，疾控中心需不断总结经验，根据其在档案管理方面的经验以及信息化管理的相关尝试，逐步构建科学化档案管理机制，在其中明确规定档案资源的管理制度，如应包含档案收集、分类、查询、归档等制度，确保在制度指导下相关岗位人员能在档案管理的全过程中加强检查与监督，提高档案资料的完整性、准确性，并使电子档案与纸质文件完全对应。其次，疾控中心档案管理部门在长期的工作中还需根据资料、文件的类型，制定完善的档案利用机制，在借出档案时仅提供电子版拷贝文件，不得提供原版或者纸质文件。

4结语

档案管理对疾控中心的各项工作都具有重要意义，在公共事业发展的今天，疾控中心的档案管理越发重要。各疾控中心除了要从思想上重视档案管理，更需转变档案管理理念与思路，积极引进新技术，促进档案管理的信息化与科学化。

参考文献：

[1]唐亚梅.试析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].中国卫生产业,2020,17(05):100-102.

[2]王艳.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].山西青年,2019,(21):215.

[3]岳中美.信息化技术在疾控中心档案管理中的应用研究[J].中国农村卫生,2019,11(11):11-12.

[4]岳中美.信息化技术在疾控中心档案管理中的应用研究[J].中国农村卫生,2019,11(11):28-29.

[5]宋英爱.信息化技术在疾控中心档案管理中的应用分析[J].中国战略新兴产业,2018,(24):106.