信息化背景下企业数字档案馆建设探讨

信息化背景下企业数字档案馆建设探讨

周玉

湖北典策档案科技发展有限公司 湖北省武汉市430061

摘要：随着科学技术的发展，我国的信息化技术有了很大进展，并在企业数字档案馆建设中得到了广泛的应用。大数据时代的到来，改变了企业档案馆的工作方式，丰富了数字档案馆的内容，建设大数据环境下的数字档案馆，是企业顺应时代发展的必然要求。本文首先分析数字档案的内涵，其次探讨企业档案工作信息化，最后就业务驱动型企业数字档案馆建设进行研究，希望为未来智慧档案馆功能实现提供帮助。

关键词：业务驱动；企业档案；数字档案馆建设

引言

在信息化时代，数字档案成为档案建设管理的重要形式。基于管理和服务的实际需要，我国企业在档案馆的数字建设方面有许多成功做法，而且数字档案馆建设上非常重视业务驱动作用，使档案在服务企业发展上取得显著成效。

1数字档案的内涵

数字档案的定义可以分为广义和狭义，广义的数字档案是指数字档案赖以存在的信息空间。它是一个数字档案组，由多个档案资源数据库组、档案信息中心和档案用户组组成。狭义的数字档案指的是单个档案。除了收藏档案的数字化外，它还涵盖收集、分类、存储、归档整个过程，检索、转移、保管、保护、使用、识别和统计。它代表着信息环境和基础设施的创建，包括软件和硬件系统的开发以及组织单位的建立。数字档案与人和机构的职能密不可分，在人和机构的指导下有效工作，计算机软件系统只是人和机构控制数字档案的工作工具，不是整个数字档案或信息系统。本定义中提到的数字档案信息和服务组织不一定局限于传统档案的范围。它可能是复合档案（传统档案+数字档案）的一个组成部分，机构、组织、公司的数字档案管理部门或其他新的数字档案信息和服务机构，如商业数据库开发商。从表面上看，数字档案与传统档案的任务有许多相似之处，但经过仔细分析，二者的内涵有很大差异：一方面，管理对象不同。数字档案的管理对象是数字档案，它是一种新型的档案类型，数字档案的保存和管理要求与传统档案有很大的不同；另一方面，资源建设的方式和手段也不同。数字档案资源的来源之一是相关信息系统中具有保存价值的电子文档和数据；第二是数字化档案收藏；第三是通过搜索引擎获取的档案信息和数据；第四个来源是收购商业公司开发的专用档案数据库；第五个来源是其他可重复使用的数字档案资源。这与传统档案馆信息服务的性质和范围有所不同。数字档案可以利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术进行在线收集和传递档案信息，可以在不受地域、时间和档案单位物理位置限制的情况下，全方位、零距离地接收档案，为用户提供信息服务。

2企业档案工作信息化

出于企业情报保密的需要，企业内各部门之间常常很难进行信息共享利用，更不必说企业外部的共享了，文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟待解决。信息孤岛现象的出现导致大量异构数据转化成统一数据格式不仅成本高昂，而且转换速度低下，转化效果难以保障，致使电子文件的长久保存与长期可读的难度加大。现实就是这样，在信息化条件下，用电子文件安排部署工作成为大势所趋，它的方便快捷是纸质文件传递无法比拟的。但相对档案工作部门来说，这却是一个新课题，企业档案工作部门必须积极响应，应对这个难题和挑战，妥善解决好电子文件的归档保存问题，保证企业档案信息资源的真实保存以及实现共享服务和有效利用，为企业运营提供智能分析和辅助决策支持。

3业务驱动型企业数字档案馆建设

3.1业务驱动型数字档案馆

在企业档案管理领域，数字档案馆是企业信息化发展到一定阶段后的必然产物，它是企业信息化建设的一种高级形式，它包括信息资源建设、信息处理、信息存储、网络应用技术、网络安全保护等企业信息化建设的方方面面。其中，企业档案信息数字化、档案管理现代化和档案利用网络化是企业数字档案馆的基本特征。企业数字档案馆建设与企业个体的具体情况紧密联系，有其特殊的体系、规则和标准，它受到企业发展目标、信息化发展水平、企业管理团队信息化素养以及企业经营发展状况的多方面制约，因此，“业务驱动”的理念是企业数字档案馆建设的根本所在。业务驱动型企业数字档案馆是指“企业档案部门以快速响应企业业务需求为出发点，以信息化技术为支撑，实现对电子文件、电子档案及其他类型的企业信息资源在内的收、管、用等有效管理的信息机构。”其中，企业的业务需求包括两个方面：一是“内务”，就是从档案业务管理的视角进行思考设计，建立对电子文件与电子档案进行有效管理的方式方法及工作流程，实现档案管理与业务工作高效、无害对接，使得档案管理对业务活动的影响“最小化”，增强档案部门与其他业务部门的协调性；另一个是“外务”，就是档案管理为业务活动提供支持的角度出发，主动创新档案信息服务业务工作的领域和方式方法，推动档案信息更好地服务业务工作，实现档案服务功能的“最大化”。综上，这两方面的需求都是企业数字档案馆建设需要调查清楚并处理好的重要内容。其中应该以响应外务需求为重心，这样才能促进企业其他业务部门愿意与档案部门协同进行电子文件和电子档案的管理工作。业务驱动型数字档案馆是企业信息化发展在组织结构上的成果，依附于企业，是与企业各个业务系统相联系的重要组成部分，应该作为企业内部下设实体部门存在。企业数字档案馆既是一种技术手段，也是一种新型的信息管理模式。

3.2组织结构设置和人员配备

业务驱动型企业数字档案馆组织结构总体上由传统档案管理部门、电子文件管理部门和技术支持部门三个部门构成。 档案管理部门负责对电子档案接收、存储和管理；电子文件管理部门负责对业务系统中电子文件的维护和归档移交工作；技术支持部门主要是协助另外两个部门完成电子文件收、管、用等业务，为数字档案馆系统的实现、维护和安全管理工作提供技术支持。

3.3建立系统完备的安全体系

设立专人负责档案安全管理工作，在数据管理、访问控制方面严格按照信息分级保护要求，数字档案馆安全架构由之前的“两大系统”升级为“四大系统”。其中，数据防篡改系统主要负责保护档案数据及逻辑算法不受恶意程序侵入或人为破坏，维护档案数据真实性；硬件维护系统为数字档案馆主机、服务器、存储设备、网络设备提供运行支撑服务；内外权限管理系统通过设计关键接口，使用商密网和外网组成的“双网”打通内外权限管理通道；“四性”检测系统使用Java虚拟机工具对电子档案进行“四性”检测，严格检查文件真实性、完整性、可用性、安全性。

3.4数字信息的存储问题

人类信息记录技术提高了媒体的存储容量，但信息的长期存储技术却没有同步发展。数字档案需要依靠计算机设备阅读和使用，但是随着计算机软硬件技术的不断发展，能够在过时的软硬件平台上读出的信息，不能在新的软硬件平台上读出。除此以外，数字档案的建设过程中还存在许多问题，例如数字档案信息的安全、数字信息资源的动员、经济问题等。但是随着科学技术的不断发展，我们相信这些问题最终会被研究人员所解决。

结语

科学高效的数字档案系统，必须按照一般社会信息环境的要求进行组织，上述数字档案标准体系的制定应尽可能考虑国际标准，充分利用相关信息管理领域已经采用的成熟标准。为了确保信息的顺利交流，在国家档案局的领导和组织下，理论界和实践者共同探索相关标准，数字档案业务发展已经制定了一些标准和规范，但总体上对标准体系的研究还比较缓慢。

参考文献

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