档案信息化与档案利用

档案信息化与档案利用

夏香亭

贵州黔源电力股份有限公司普定发电公司   562100

摘要：档案电子信息化是现代管理的必然趋势，其目标是将纸质档案转换为电子形式，并通过信息技术手段实现档案的存储、检索和利用。电子化档案具有便捷、高效、可持续性等优势，能够极大提升档案利用效率和工作效能。随着科技的不断进步，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增长的信息化需求。档案电子信息化不仅可以解决纸质档案的空间占用问题，还能实现档案的远程访问、全文检索和备份恢复等功能，为组织和个人提供了更灵活、高效的档案管理方式。

关键词：档案信息化；档案保护；开发利用

档案是个人的重要历史资源，记录了个人的学历及社会活动的真实凭证。在网络信息快速发展的前提下，档案管理的存储，由纸质载体转变为电子载体，实现了档案管理的信息化、快捷化，满足了社会群众对档案信息的基本查询需求[1]。伴随着档案信息化管理模式的推进，档案部门要履行自身的工作职责，并积极开展档案信息化资源合理保护及开发利用等问题的研究。通过采用档案信息化资源管理模式，充分全面的贯彻了社会科学发展观，提高了档案信息化资源开发及保护作用，同时也不断的提升了档案信息化管理的服务能力，最大限度的满足了社会各个方面的需求。

1档案电子信息化的优势

1.1提升档案利用效率

电子化档案可以快速、准确地进行存储、检索和访问，将原本耗时耗力的纸质档案管理转变为便捷高效的电子化管理。通过全文搜索和关键词检索等功能，可以快速找到所需信息，极大提高了档案利用的效率。

1.2节约空间和资源

传统的纸质档案占用大量的物理空间，并需要大量的人力和物力进行维护。而电子化档案可以将大量纸质档案转换为电子存储，有效节约了空间和资源，降低了成本，也对环境保护做出了贡献。

1.3提高档案安全性和可靠性

电子化档案可以通过权限控制和备份恢复等措施，保障档案的安全性和可靠性。相比于纸质档案易受灾害、损毁和盗窃的风险，电子化档案更容易进行数据备份和恢复，能够更好地保护档案的完整性和机密性。

1.4促进信息共享与协同工作

电子化档案可以实现远程访问和共享，促进不同部门、不同地点之间的信息共享与协同工作。通过建立数字档案库和协同平台，可以方便多人访问和编辑档案，提高工作效率和合作效能。

1.5便于档案长期保存和传承

电子化档案的存储寿命相对更长，并且容易进行数据迁移和转换。通过采用标准化的文件格式和存储技术，可以确保电子档案的长期保存和传承，为后代留下可持续利用的档案资源。

2档案电子信息化的具体应用

2.1电子档案管理系统

电子档案管理系统是一个非常重要的工具，用于将纸质档案转化为数字化形式。通过建立一个专门的电子档案管理系统，我们能够更加高效地存储和管理大量档案信息。这个系统通过数字化技术，可以对档案进行分类、编号、标签、索引等操作，从而大大简化检索过程，提高档案管理的效率。电子档案管理系统还具备权限控制的功能，确保档案的安全性和机密性，只有授权人员才能访问和修改档案。通过这样一个先进的系统，我们能够更好地保护和利用档案资源，为各个领域的工作提供强有力的支持。

2.2数字化扫描和转换

数字化扫描和转换是一种将纸质档案转变为电子文件的重要过程。通过使用高效专业的扫描设备和先进的软件技术，我们能够将纸质文档转化为高质量的图片或PDF格式，并将其安全地存储到计算机或云端存储设备中。数字化扫描和转换的好处是多方面的。它能够极大地节省空间，纸质档案通常需要大量的存储空间，而数字化文件则可以轻松地保存在计算机硬盘或云端服务器上，减少了对实体存储设备的需求。，数字化文件还便于分类、排序和检索，通过合适的命名和标签，我们可以迅速找到所需的文件，提高工作效率。

2.3档案数据库构建

建设档案数据库的意义在于，它能够有效管理大量的电子档案，并且提供高效的数据查询和检索功能。通过建立这样一个数据库，我们能够更加便捷地存储、管理和共享档案信息，从而提高工作效率和监督能力。档案数据库的构建需要使用专门的数据库软件进行操作，这些软件能够确保数据的安全性和可靠性。数据库软件还可以提供各种功能模块，权限管理、数据备份和恢复等，使得档案的管理更加标准化和规范化。通过建设档案数据库，我们不仅可以更好地管理现有档案，还可以为未来的档案管理提供参考和借鉴。

2.4数字档案展示平台

数字档案展示平台，它创新地将电子档案以图文、音频、视频等多媒体形式进行展示和共享。这一平台不仅为用户提供了丰富多样的档案内容，还通过在线浏览、搜索、评论等功能，为用户提供了便捷的查看和学习档案资料的方式。

2.5档案数字化保护措施

为了确保电子档案的安全性和可靠性，我们需要采取一系列的措施。加密技术是非常关键的。通过对档案进行加密，可以确保只有授权人员才能访问和修改档案内容，从而有效保护档案的机密性。备份和恢复也是保护电子档案的重要手段。定期的数据备份可以防止档案因意外事件而丢失或损坏。灾难恢复计划的制定和实施也至关重要，以便在发生灾难性事件时能够迅速恢复档案。这些措施的综合应用可以确保档案的持久性和可用性，使其能够长时间存档并供后代使用。为了保护电子档案的安全性和可靠性，我们必须采取适当的措施，包括加密、备份和恢复等。只有这样，我们才能确保档案的完整性和可用性，为后续的研究和文化传承提供良好的基础。

3档案管理电子信息化数字化管理

3.1数字化档案管理

随着纸质档案的转变为电子形式，档案管理员需要具备数字化档案管理的技术和知识。他们需要掌握电子档案管理系统的操作和维护，能够对电子档案进行分类、存储、检索和共享等工作。

3.2数据安全与保护

在电子信息化环境下，数据安全和保护成为档案管理的重要职责。档案管理员需要确保档案数据库的安全性，采取措施防止数据丢失、遭受病毒攻击或非法访问等，还需制定数据备份和灾难恢复机制。

3.3数字档案的质量控制

数字化过程中，档案管理员需要进行扫描和转换操作，因此需要负责数字档案的质量控制。他们需要核对扫描结果的准确性，确保电子档案的可读性和完整性。

3.4档案信息的利用和共享

电子化档案的优势之一是能够方便地进行信息利用和共享。档案管理员需要推动和监督档案信息的利用和共享，确保各部门和相关人员可以高效获取所需档案信息。

3.5档案管理政策与规程的制定

随着电子信息化的发展，档案管理政策与规程需要相应调整与完善。档案管理员需要参与制定相关政策与规程，并确保其与电子化档案管理的需求相匹配。

3.6培训与技术支持

档案管理员需持续学习和掌握新技术、新工具以适应电子信息化环境下的档案管理工作。他们也需要提供培训与技术支持，帮助员工使用电子档案系统并解决遇到的问题。

结语：

随着信息化社会的不断发展，档案管理模式也不断地变革、与时俱进，新型的数字化管理模式，积极创新了档案管理服务工作，提高了信息化资源的开发利用价值，同时也促进资源间的合理利用，更好的发挥了档案信息化资源管理的作用，更加方便的服务了社会公众。

参考文献：

[1]李雪梅.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2019(11):46-47.

[2]董传芳.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外,2019(30):31-32.