关于加强事业档案管理信息化建设的思考

关于加强事业档案管理信息化建设的思考

刘守奇 

绥化市北林区疾病预防控制中心 黑龙江 绥化152000

摘要：档案是一种社会共有的资产，档案管理是各级各类组织、机构和个人共同承担的任务，其目的就是要以不同的手段，对整个社会的档案按特定的层级和种类，实行统一管理，形成一个具有社会性的、开放性的管理系统。然而，长期以来，我们看到了许多文献资料的“多存少用”、“存取环境恶劣”、“查询效率低下”、“管理人员知识结构单一”等问题。而实现事业档案工作的信息化，则是事业档案工作的一个重要环节。本文论述了建立电子政务的必然性及应采取的措施，以期为信息化技术在档案管理中的应用提供帮助，促进档案信息化建设的速度。

关键词：档案管理；信息化；建设

一、档案信息化概述与特征

（一）档案信息化概述

随着科学技术的不断推动，档案的信息化已经成为当今时代的重要课题。它旨在借助现代的信息技术，建立起完善的档案管理系统，使得档案的实物性、可视性、可操控性、可持续性得到有效的支持，使得档案的收集、整合、分析、查询、查验等工作更加便捷高效。以往，在传统的档案处理方式中，大多是以纸本档案为主，这样，档案的归档与整理，不仅工作量大，而且效率低下，而且档案资料的处理，很容易出现错误，有时会出现遗失、损坏等现象，随着信息化的不断发展，这样的方式已不能适应现代的要求。通过对事业单位信息系统的分析和研究，提出了事业单位档案信息系统建设的设想。

（二）档案信息化的特征

事业档案信息化建设的关键是要突破传统的档案工作模式，实现档案工作的信息化和多元化。在档案的日常管理中，通过建立电子档案管理和数据库，加强应用现代信息化技术，推进档案信息化建设，使其成为档案管理的重要形式。此外，档案信息化管理具有更多的特点和优势，例如能够提高档案管理的工作效率，便于档案资料的检索，对实物资料进行有效的保护等。

二、档案管理信息化建设是新时期档案事业不断发展的必然

（一）档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。近年来，为了跟上时代发展的步伐，国家档案局大力推进档案工作的信息化建设。尤其是当今社会，电脑管理已被普遍应用于各大企业的经营管理的方方面面，在各种经营活动中，电子档案以其快捷的办事效率和传输效率，逐步取代了传统的纸张档案，所以，加强档案的信息化建设，是做好档案工作的一项关键内容。随着现代科技的快速发展，社会的快速发展，社会对人才的需求不断提高，对人才的利用也不断增加，人员的流动性不断加大，档案材料的数量与类型不断增加，所以加强对信息技术的管理，就成了档案工作的一个主要方向与途径。因此，随着时间的推移，信息技术在我国的应用越来越广泛，对档案工作的开展有着巨大的作用。

（二）档案信息化是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。在全球的信息时代，对传统的档案管理工作提出了前所未有的机遇和挑战。在此背景下，实现事业单位档案的信息化，必须进行改革和创新。在传统的档案处理中，档案往往以纸张为媒介，纸张极易损坏、遗失，且不便于传送、随身携带。随着我国档案工作的信息化，各类信息资源由原来的物理形态转变为电子数据、磁性数据。这样，利用和传送的效率就得到了很大的改善。信息技术的发展与普及，为我国的档案事业提供了新的发展契机，为实现档案管理的信息化打下了良好的基础。

（三）档案信息化是人事制度改革和发展的关键步骤。档案材料不仅仅可以提供有关干部的基础数据，更可以为我们提供有关他们的职责、专长、技术、素质的宝贵参照，它们不仅仅可以为我们提供有关他们的详细信息，更可以为我们提供一份完整的、准确的、可靠的评估体系，以便更好地评价、识别、培养优秀的干部。鉴于当前中国的经济结构及政府机构的变革，如何有效利用信息技术来提升政府机构的工资福利水平，以及如何将政府机构的工资福利数据转换为实际的工资福利，以便于政府机构能够有效利用这些数据，从而促进政府机构的工资福利水平的提高是非常重要的一项问题。

三、推进档案信息化建设思路分析

（一）转变观念，加强领导是搞好档案信息化建设的关键。档案工作是一项综合性的系统工程，牵扯到多个部门，多个领域。这就要求我们在机构、人员等各个层面都要通力合作，通力合作。因此，从加强领导，优化管理入手，构建健全的干部档案管理制度，领导要树立榜样，不断更新观念，积极主动地向信息技术靠拢，加快了干部档案的信息化速度，把档案管理提上领导日程，把档案管理工作纳入法制管理的正轨，为实现信息化打下良好的基础。

（二）设计科学高效的档案数据库管理系统。在档案管理信息化建设中，最基础也是最关键的一项工作就是数据库，数据库是一个系统数据的集中，其中既包括了档案自身的数据信息，又包括了在管理中新产生的信息，所以，在数据库的设计中，要确保在管理中所牵涉到的各个方面都能得到了充分的反映，本着使用方便、管理严谨的原则，防止信息化管理出现漏洞。同时，还建立了一个档案信息网络管理体系，按照管理权限，建立了一个在领导和相关部门之间的档案信息网络管理体系，从而达到对档案进行网上管理，达到信息的共享。在使用上，根据不同的用户，通过密码和身份认证，能够将所需的资料及时地传递给其工作人员，从而能够迅速、精确地获取有关干部的基本资料等全方位的资料。从过去单纯依靠纸面上的、静态的了解，到现在的“被动”的服务，从“被动”变成积极的“主动”。

（三）积极探索档案管理信息化建设新机制。通过创新体制，整合资源，协同协作，实现档案馆的微型化，扫描化，微机化，建设电子信息体系。注重资源的整合，充分发挥原有的干部管理资料库的作用，将其中的干部信息录入管理软件，以更新产生的材料为基础，不断完善管理体系中的干部信息，为干部信息的查询与应用提供了极大的方便，提高了工作的效率，实现了档案材料由传统的纸制向电子化的转变，实现了信息互通，资源共享，实现了对干部的现代管理。

结束语

随着科学技术的飞速发展，整合资源提出了一系列改革措施，要求档案管理部门要把握住信息化的脉搏，充分利用最前沿的科学技术，不断推动档案工作的科学性、可靠性、实效性，努力提升档案管理的效率，实现档案的有效利用，让它们能够更加有效地满足社会的需求，实现档案的可持续、可靠的发展。

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