探讨突发事件档案应急管理

探讨突发事件档案应急管理

李桂平

湖南省衡阳市衡东县人力资源和社会保障局 湖南 衡阳421400

摘要：从古延续至今，国家一直沿用档案记录国家各种事宜，档案流传千古，具有丰富的文化价值，对于文化传承起到了重要作用。档案种类繁多，内容丰富，管理非常不易。各种突发事件的发生都会对档案造成 严重的危害。因此应特别重视对档案的应急管理，避免造成不可挽回的损失。

关键词：突发事件；档案；应急管理

前言：突发事件就是由人为因素和自然因素引起的突然性的、不可预知的事件，需要紧急处理应急自然灾害或事故灾害的事件。人为因素大多为不小心造成漏电、房屋渗水、携带烟火带入档案室造成火灾等事故；自然因素包括洪水、雷电、地震、飓风等灾害。所以为了应对各种对档案可能造成威胁的灾害，应急管理局必须做出相应的应急管理，减少对档案的损伤，以便于档案永久保存。

1 现阶段档案管理工作存在问题

1.1档案管理体系不完善

一是缺乏档案管理制度规范。相较于其他职能部门，档案管理工作在制度及规范上一直处于相对薄弱的层面上，档案管理部门因缺少系统性的制度规章而无法形成具体的档案管理体系，管理流程上存在较大疏漏与弊端，将会给档案的安全防护带来极大的风险隐患。二是缺乏档案管理应急预案。档案管理应急预案是档案管理有效应对突发事件的关键性措施，但一些档案管理部门却缺少相应的管理应急预案，或在制定应急预案时考虑不全面、不细致，造成应急预案存在诸多错漏与隐患，这将使档案管理工作在应对突发事件时易出现应对困难、错误频出、档案丢失损毁等严重问题。

1.2案档管理工作重视度不足

一是在档案管理设备方面。档案管理信息化的应用能够提高档案管理的安全系数，但由于个别企业单位的不重视，很多档案仍单一地进行纸质保存，未进行电子信息化备份，一旦因突发事件导致纸质档案损毁、丢失，将造成无法挽回的损失。有些档案管理部门虽然已借助存储设备进行了备份，但并未设置更安全的防御拦截等软件程序，使得电子信息档案同样存在泄露、丢失的风险。二是人员素质及责任方面。档案管理部门普遍存在工作人员较少、人员专业素质较弱等问题，有的单位或企业还会安排临近退休的人员管理档案，此类做法将会给档案管理人员留下档案管理工作不重要的错误认识，在管理档案时也无法产生较高的责任意识及安全意识，而档案则极易因管理不当及疏漏造成严重损失。

2突发事件下档案应急管理措施

2.1加强管理人员的安全培训，提升管理人员安全意识

风险可能就存在我们身边，每一个微小细节的疏忽都有可能酿成大错，所以具有全面的预知风险的能力更加有利于档案的管理，而多数人的安全意识来源于对生活的经验和知识的实践。因此需要定期对档案管理人员进行安全培训，增加档案管理人员的安全意识。档案部门中的上级人员应多加管理和监督，打消档案管理人员的侥幸心理，因为每一次疏忽检查，就会多加一分危险发生的可能；有一些档案管理人员认为自己经验丰富，盲目自信，不仔细排查事故发生的可能，安全意识薄弱，上级人员应该特别关注并且约束他们的行为，多加普及安全知识，增强安全意识。要做到在突发事件发生时，所有人不慌忙，冷静理智的应对事故的发生，将损失降到最低。

2.2增强档案管理人员的素质能力

科学技术的进步带给人们更便捷、更舒适生活的同时，负面影响也随之更加多样化、复杂化，随着档案管理现代化技术的普及，新风险、新问题也在不断地涌现出来，因此提升档案管理人员的责任及专业是完善档案管理体系的重要一环。一是要增强责任意识，如组织档案管理人员集中学习《档案法》、《保密法》等法律法规，或是观看警示教育片，以此提高档案管理人员的责任意识；二是要提高专业技能，可通过定期或不定期、全面或专项等形式开展人员能力提升培训，培训内容不仅要涵盖档案管理方面的专业知识，还要涉及防火、防盗、防水等突发事件内容，可以通过突发事件应急演练的形式提升档案管理人员处理突发状况的应对能力。

2.3加强档案的数据化信息化覆盖面

随着人类社会的不断进步，信息数据化已成为当今各行业发展的必然趋势，电子化档案具有占用空间小、存储量大、准确率高、查找简单耗时短等优势特点，能够有效弥补传统纸质类档案保存条件严苛、占用空间大、易出错、查阅耗时长等不足，加之互联网等大数据共享的全面推广，让信息的获取及查阅变得更加快速、便捷。因此将纸质类原始档案进行电子信息化备份也是增加档案管理安全性的有效方法，将纸质类档案通过扫描、拍照、线上数据录入等方式进行电子化备份，在档案遇到突发事件出现丢失、损毁时，就可以通过查找电子备份进行补充，极大避免了重大损失的发生。

2.4增量档案应急管理

突发事件所形成的档案具有普通档案不具备的特点，其中包括档案内容较为丰富，档案形成十分分散，档案载体多样化，档案归属多元化，档案价值独特性等等，从这些角度来看，突发事件的档案应急管理工作和常规档案管理工作具有较大的区别。就现在的情况来看，突发事件档案管理的问题较多，一部分是因为突发事件的特点比较明确，另一方面是因为管理缺失，主要表现在组织机构不完善，相关职责不明确等方面。在实际工作中，突发事件档案工作负责人员不够清晰，导致在工作中出现档案收集不全，档案移交不够及时、档案保管不够妥善等问题。要想解决这些问题，要根据具体事件具体对待，不同突发事件有不同的演变特点，应该明确特点之后，再从档案的规范收集、整理、利用等方面进行优化，从而形成一定的体制规范。除此以外，对于不同类别的突发事件的研究也需要不断深入，并且制定加强计划，从而不断规范突发事件档案管理工作。

2.5增强突发事件危险性的识别能力

对突发事件的危险性进行有效的识别与科学的评估可以让应急管理的实用性更高，也可以对企业的安全运行做出更高的保障。在进行危险识别的时候，企业应该安排专业人员对企业中的危险源进行排查，根据不同的危险源进行筛查，通过对突发事件的发生状况及可能性进行准确的判定来制定相应的应急策略。在进行危险性识别的时候除了要考虑本企业内发生过的突发事件和企业内可能存在的危险源，还需要对相似企业中发生或的安全生产或是突发事件进行考察和调研，全面进行突发事件的应急预防。

2.6合理开展应急预案演练

应急预案的演练效果在一定程度上决定了出现突发事件的处理效果，在进行应急预案演练的时候需要企业内每一名员工都高度重视预案演练，能够认真的对待演练，对设定的环节与采取的措施进行记忆，提高员工的风险防范意识和员工的互救、自救能力。另外，在进行应急预案演练的时候需要考虑到情景设定的合理性，对突发事件的具体情况进行合理的编排，避免预案设定的过于简单导致演练的实效性变差。在应急预案演练完成以后需要对演练的具体情况进行合理的评估，对演练过程中的问题进行归纳，不断的对预案进行完善，让预案的实用性可以不断增强。

结束语：

总而言之，对于突发事件档案管理工作而言，必须要根据突发事件的具体类别入手，了解具体危害后借鉴国内外先进经验，根据实际情况制定档案应急管理体系，建立综合制度体系，从而不断完善档案资源，促进档案的安全管理工作正常进行，不断为社会发展提供价值。

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