档案实体安全与信息安全管理要点浅析

档案实体安全与信息安全管理要点浅析

叶宝明

江门市新会区老干部活动中心  江门  529000

摘要：在档案管理工作的开展过程中，不仅要从根本上保证档案的实体安全，也要保证档案的信息安全，尤其是在当前的信息技术飞速发展以及新时代下出现的各类突发事件的情况下，所采取的安保措施也有了某种改变和改进的方式，文章着重阐述了在新形势下，档案实体安全和信息安全管理的现实意义以及二者之间的价值关系，并以此为依据，给出了相应的对策，从而推动企业档案管理工作的进一步发展。

关键词：档案实体安全；信息安全管理；要点分析

引言

在目前计算机越来越普及的情况下，档案管理工作也发生了很大的变化，尤其是信息技术的应用，使得电子文件管理模式逐步替代了纸质文件，并被大部分企业政府部门所承认和采用。随着办公自动化的不断完善，档案信息的创建和存储都变得比较方便。但是，在现实条件下，档案实体文件存在着一定的风险，它的安全性和泄露问题始终是亟待解决的问题。所以，要积极增强防范意识，采取相应的措施，推动档案信息安全等问题的解决，确保企业的安全和可持续发展。

1.档案实体安全和信息安全管理之间的价值关系

1.1.档案实体安全和信息安全的对象需要是有价值的档案

档案实体信息指的是文件信息，通常，在办理了文件后，要通过归档手续，才能被保存为档案，档案是通过文件整理而来，但并非所有的文件都可以被称为档案，即，只有那些在生产和生活中有重大意义的文件，才能被视为档案，其长远价值指的是档案文件对公司的发展是否有积极的作用，在可以被长久保存的情况下，具备一定的时间和现实中的可重复利用的价值，在此基础上，按照国家相关法规的要求，对其进行安全、科学的保管。

1.2.档案实体安全和信息安全管理需要确保其价值实现

档案实体文件能否持续保存，取决于其是否具备某种价值内涵。档案实体安全和信息安全，主要是将安全作为一个目的，通过特定的方式对其进行规范，从而保证信息的真实性和完整性，使其具有利用价值。档案信息若不能得到妥善处理，不仅不能充分发挥其价值，而且还会带来极大的损失。就拿911事件来说，那些被灾难波及的企业，到现在都还没有恢复正常运转，就算有一些企业重新开张，可是不出两年，这些企业就会再次倒闭，原因很简单，那就是失去了大部分关键数据。

2.档案实体安全管理和信息安全管理的意义

2.1.有利于保存孤本

档案是唯一的，而且不会被重新利用。它既是文件外在形式的一个重要特点，又是文件与其他文件信息相区别的一个重要标志。因为一个文件的实体，在其形成之后，其形态是独特的。这一独一无二的格式在文件的原始性方面有着无可取代的独一无二的价值。所以，孤本对于社会生活有着特别的意义，它保障着文件的实体性，同时也保障着档案的完整性。

2.2.有利于保护个人隐私

学生的学籍记录由学校保管，教师的个人记录由人事部保管。在信息社会中，个人信息是人们最基本的隐私，是人们生命财产安全的重要组成部分。犯罪分子获取了别人的个人信息后，就有可能将其用于不法行为，从而造成巨大的经济损失，严重时还会威胁到人民的人身、财产。为了维护公民的基本权益，保护公民的隐私，维护公民的合法权益，维护公民的合法权益，维护社会的稳定，需要对公民的合法权益进行保护。

3.档案实体安全和信息安全的现状

3.1.档案的实物安全

在实践中，许多企业和企业都存在着明显的风险意识淡薄，没有引起足够的关注。尽管已经建立了一套安全和保密的管理体系，但是这些体系都是照抄他人的经验，并没有按照自己的实际情况来进行优化，也没有为文件本体的不同媒体，制订出相应的保护措施。长期下去，难免会出现光盘，硬盘等媒体上的内容读不出来，纸张发黄，氧化，破损的状况；除此之外，因为有关工作人员对档案本体的保护状况并不清楚，因此在使用档案的时候，他们也不知道该如何对档案进行保护，经常会出现随意捆绑、拆解、打孔、涂改等现象，对档案实体长期保存的需求置之不理，这对档案实体的安全管理带来了很大的威胁。

3.2.档案信息安全

当前，随着信息化技术的快速发展，许多企业和企业对档案的安全管理还停留在传统的管理模式水平上，存在着只重视实物而不重视信息的问题。在传统的档案管理方式中，档案管理部门和用户都没有充分地关注档案信息安全。在对档案的使用上，没有进行严格的权限控制，仍然坚持“不丢失档案”的原则。尽管，对档案实体的管理是可以进行控制的，但是对文件信息的查询和利用是非常随机的，这就造成了文件实体中记录的信息非常广泛，而且没有进行有效控制，这就产生了安全隐患。

4.新形势下提升档案实体安全和信息安全管理的对策

4.1.提高档案库房的管理水平

档案库房管理是档案实体和档案信息安全管理的重要组成部分。在信息技术发展的背景下，可以利用智能技术来构建智能档案仓库，并根据实际情况对其进行合理布局，对库房内部的安全环境进行实时监控。利用移动电话，可以随时获取仓库的信息，使仓库管理员能够随时掌握仓库的情况，并能做到

24小时全天候的监视。智能化的监测系统，能够通过一个手机终端，对仓库中的各个区域进行监测；也可以实现多台手机同步登陆，只要管理员设定好了，就能对整个仓库进行实时监控。当仓库出现异常状况时，最近的档案员能在第一时间到达事发地点。

4.2.结合科技发展，完善技术手段

当今，随着科技的快速发展，为保证档案物权、档案资料的安全性，需要更新现有的保密技术，才能满足时代的要求，才能使档案工作达到更高的水平。从物质技术上讲，对档案工作环境进行防火、防水、防虫、防霉、静电和辐射等保护；采用新型防虫，阻燃，耐腐蚀的材料对文件进行包装。定期对病毒数据库及防火墙进行升级，对不符合要求的信息进行拦截；健全用户的身份控制机制，对用户的存取、使用权限等进行规范。

4.3.强化档案安全意识

没有高质量的档案管理队伍，就无法保证档案的安全。为此，需要加强对档案工作的认识，加强对档案工作的认识，加强对档案工作的认识。一是领导要以身作则，对档案的安全工作给予高度的关注，将档案的物质化和信息化的安全工作当作一项重大工作来做，明确自己的职责，明确自己的工作重点，明确自己的发展方向。二是各单位要根据自己的实际情况，制订相应的规章制度，对档案的日常安全工作进行规范化。需要建立一个工作小组，找出缺点，弥补缺陷，并将其付诸实施。三是对档案工作者进行培训和教育；商业理论，技术知识，安全培训需要同时进行。

5.结束语

综上所述，在当今科学技术飞速发展的时代，信息化已经渐渐变成了一种新的办公模式，这也导致了对档案实体的安全问题产生了一些偏差，要对其进行持续的探索和思考，来推动档案工作的进一步发展，尤其是在信息化更加透明的情况下，要确保档案实体的安全，还要加强对工作人员的意识培训，这样才可以切实地解决企业的档案管理工作。

参考文献

[1]刘健.新形势下档案实体安全和信息安全管理的思考.,2021-10.

[2]唐磊.新形势下档案实体安全和信息安全管理的思考.市政工程,2021-10.

[3]吴晓凤.浅谈如何确保档案实体与信息安全.电力系统及自动化,2019-06.