事业单位人事档案管理存在问题与对策分析

事业单位人事档案管理存在问题与对策分析

帕丽亚·托连得

伊犁水文勘测局  新疆维吾尔自治区伊犁哈萨克自治州 839300

摘要：当今时代，各种新型科学技术被应用于各行各业当中，提高了工作效率。在此背景之下，这给传统人事档案管理工作带来了巨大冲击，也对人事档案管理从业者提出了更高的要求。但是，当前诸多事业单位的人事档案部门仍旧沿用传统管理模式，无法有效满足新形势下实际需求，制约着管理工作效率的提升。因此，如何推动人事档案管理工作走上科学化、精细化之路，是每一位管理工作人员需要认真思考并积极探索的问题。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题与对策

引言

事业单位人事档案主要是对工作人员基础信息进行登记，包括了“三龄两历一身份”等内容，可以让事业单位对单位内部的员工有一个更加深刻清晰的了解。在进行招聘、人事调动和提拔时都必须查看档案。随着信息化时代的到来，为人事档案管理带来了新的发展机遇，如能够降低人事管理成本，让信息的储存和修改变得更加快捷，减轻了管理工作人员的工作量，提高了档案管理工作效率。但也对事业单位人事档案管理提出了更高的要求，需要不断利用信息化资源来建设更加高质量、高效率的人事档案管理制度，从而推动各事业单位之间的沟通与交流，提升事业单位人事档案管理信息化水平。

1事业单位人事档案管理存在问题

1.1工作人员的专业技能和业务能力不足

在新的形势下，事业单位人事档案管理的工作效率和质量必须提高，必须配备专业化、技能化的管理人才，而在实际工作中，由于人力资源的缺乏，人力资源管理工作往往缺乏全职的管理人员，他们的专业技能和知识水平也不高，许多都是从别的部门抽调过来的，从而使档案管理的工作效率无法提高，许多管理工作与相应的规范不相符，整体的工作质量不容乐观。同时，有关部门在人事档案管理中未注重对人员的专业技术培训，缺乏科学、合理、系统、全面的培训，从而极大地影响了事业单位的经营质量，无法对各种人事档案进行及时、高效的整理。不能充分体现经营效益，从而严重影响了事业单位的发展，甚至严重妨碍了重要问题的工作进度。

1.2档案管理手段滞后，信息化开发力度欠缺

人事档案管理信息化建设，是在科学技术的引导下将传统手工档案管理的局面转变为依靠信息技术，高效精准化对档案信息进行管理。因为信息化档案管理是一项综合性的说法，又涉及很多细化的内容、方法等，所以单位应当结合自身的实际情况对信息化手段进行选择，加大对信息技术的开发力度，提升人事档案管理的效果与质量。但受到重视度、专业技能等各种因素的影响，我国很多单位都存在档案信息化管理手段滞后的问题，在实际档案管理工作中难以提升开发力度，往往是将过去手工管理档案的模式机械性地移到了计算机中，无法将计算机的大数据搜集功能、数据信息筛选或者分析功能等运用到工作中，这导致信息化管理效率不高。而且部分档案管理者存在思想滞后的问题，不能主动提供服务，仅在相关人员需要档案信息的时候才会进行查询，且查询的内容也仅仅是基础性内容，例如个人简历、党团信息等，无法为使用者提供深层次的档案信息，如员工的工作情况总结、荣誉获取总结以及深度分析等。

2事业单位人事档案管理优化对策

2.1完善人才队伍保障

人才队伍保障就是从档案管理现代化的角度来审视人事档案管理。人才是人力资源管理创新的重要保障。一是加强对人事档案管理人员的培训，特别是要培养新时代档案数字化管理的方法和技能，使人事档案管理人员掌握数字化、信息化、网络化所需的知识和技能。二是引进高素质的综合性档案管理人才，提高其职业道德、专业素质和技术水平，采用档案管理信息系统和各种现代计算机、电子手段，以及对数据管理的完善，更加注重对档案数据分析、预测和管理领域的培训以及档案资料的使用。三是制定考核和激励方式，通过对档案工作的评价，结合档案工作人员向服务单位提供服务的细节和效率，以及档案工作人员的满意度，激励档案工作人员不断提高服务水平和质量。

2.2安全保障体系建设

一是健全人事档案信息化网络安全工作机制。落实网络安全责任制，按照“谁主管谁负责、谁运营谁负责、谁使用谁负责”的原则，层层落实网络安全主体责任和监管责任，明确网络安全管理岗位职责，确保网络安全责任全覆盖。加大网络安全投入，做到网络安全与信息化建设同步规划、同步建设、同步使用。完善网络安全风险评估机制，定期组织专门力量，对在用的各类网络、应用系统开展网络安全自查，及时发现网络安全隐患和薄弱环节并予以整改。二是筑牢人事档案信息化网络安全防线。在互联网上部署的应用系统，要依托电子政务外网或使用通过国家安全评估的云计算服务。落实信息系统分级保护、网络安全等级保护等制度，加强重要数据和个人信息安全防护，重要应用系统上线前应通过源代码安全检测。涉密数据和批量数据应与电子政务外网、互联网等外部网络物理隔离。加强过程安全管理，使用机要光盘、电子政务内网等符合安全保密要求的方式传输数据，传输中全程加密，形成安全闭环。做好网络安全基础工作，加强日常安全巡检，定期检查更新网络安全策略，及时研判、妥善处置安全风险。按照权责清晰、规范有序、确保安全的原则，加强信息系统运行维护工作管理，制定运行维护管理制度、安全保密策略和操作规程，严格规范运维服务人员操作行为。三是提升人事档案信息化网络安全信息通报和应急能力。加强与网信、保密、公安等部门的协同合作，拓宽网络安全信息收集渠道，发现异常情况及时报告上级党委组织部门。加强网络安全应急指挥和处置能力建设，完善应急预案，加强态势感知、监测预警、应急技术能力建设和应急资源储备，提升应对、处置网络安全突发事件和防控重大风险的能力。

2.3构建人事档案信息通用数据库

作为国家政府机构的分支，事业单位在一定程度上影响着我国的国计民生，因此，单位的人事档案数据化管理非常重要。档案管理人员在工作的过程中应该时刻遵循勤恳负责的工作原则与态度，正确管理相关人事档案。虽然档案管理工作不涉及利润和再生产问题，但它保障了企事业单位的基本运转。单位可以建立人事档案信息通用数据库，方便档案管理工作。在建设事业单位人事档案信息数据库时，要充分保障档案内容的信息化发展。人事档案是个人身份的证明，需要对其进行动态化管理，注重个人工作现状，并补充相应的档案管理内容，如单位人员的职业发展、信用、政治导向等信息。同时，应用信息化技术加强人事档案的信息保障，增加档案信息的存储和检索功能，从而实现人事档案的全面网络化与信息化管理。在当今社会，人才流动现象越来越普遍，因此事业单位需要适应社会发展需求。为了实现更好的管理，应该借助信息技术建设通用数据库，让人事档案能够实现社会全面共享。这样，其他相关单位便可以第一时间掌握员工的信息，从而实现人事档案的全面、统一和规范化管理。

结语

综上所述，信息化建设已经渗透到了我们生活、工作的方方面面，因此，对于档案管理工作也提出了新的要求。这就需要事业单位进一步加大信息化建设的投入，让档案储存有更好的保密性以及安全性，让档案管理工作向着高质量、高效率的方向发展。

参考文献

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