智慧校园背景下高校智慧档案馆建设探究

智慧校园背景下高校智慧档案馆建设探究

庄书豪

天津师范大学管理学院

2008年，美国IBM公司首次阐释“智慧地球”的理念，后随着物联网、大数据、云计算等新兴技术的快速发展，“智慧城市”“智慧校园”等概念应运而生，智慧档案馆作为档案馆发展的新形态也称为档案领域研究新热点。2018年国家发布《智慧校园总体框架》标准，为智慧校园建设提供了基本规范，而高校智慧档案馆作为智慧校园的重要组成部分，对于智慧校园的建设和长期发展至关重要。

1.智慧校园与智慧档案馆

1.1智慧校园

全国信息技术标准化技术委员会发布的GB/T36342-2018《智慧校园总体框架》中对智慧校园的定义为物理空间和信息空间有机衔接，使任何人、任何时间、任何地点都能便捷地获取资源和服务。智慧校园以数字校园为基础，是高校信息化发展到一定阶段的更高级的产物。智慧校园是虚实校园的高度融合。智慧校园通过物联网、云计算、大数据等技术将物理空间和信息空间结合起来，向广大师生员工提供及时高效、互联互通的智慧化个性服务，为师生建立智能开放的教学环境和便利舒适的生活环境，支撑高校看展智慧教学，实现学校智慧运行。

智慧档案馆

1.2智慧档案馆

目前，学界还没有对智慧档案馆的定义形成统一的认识。青岛市档案局杨来青认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。杨爽指出智慧档案馆是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。钱毅将智慧档案馆定义为在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更主动、立体互联的深层智慧化服务的新型档案管理体系。综上所述，虽然不同学者对智慧档案馆的定义有着不同的见解，但在一些方面存在共性——运用物联网、云计算等技术，对档案信息资源的智慧管理，具有感知能力和提供泛在智慧服务。据此，笔者认为，智慧档案馆是在数字档案馆建设基础上，通过利用物联网、云计算、大数据等新兴技术，对多元档案信息资源实施全面、互联和智能化管理，具有感知和智慧处置档案信息资源能力并提供档案信息泛在服务的档案馆新模式。

与传统档案馆、数字档案馆相比，智慧档案馆有着如下特征：（1）互通互联。高校智慧档案馆通过利用物联网、云计算等技术，构建互联互通的校园网络，在档案实体、档案管理者和用户之间实现人人互联、物物互联和人物互联。（2）信息资源管理对象多样化。相较于传统档案馆所管理的档案资源，智慧档案馆管理的高校档案资源是一种多元化信息资源，既包括传统档案内容信息和电子档案资源，还涵盖了档案管理信息、档案应用信息以及楼宇管理信息，如档案馆的馆舍、馆内设备等。（3）智能设施建设。高校智慧档案馆通过利用智能楼宇技术建设智能化环境自控系统、智能盘点系统、设备异常报警系统等实现馆库环境管理智能化，推进资源的有效整合和利用。（4）以人为本的智能化服务。智慧档案馆通过针对不同用户的信息需求制定不同的服务方案而为用户提供及时、准确、高效的服务。

2.智慧校园背景下高校智慧档案馆的建设条件

2.1经费的资助

智慧档案馆建设必然离不开资金的支持。智慧档案馆建设需要大量的基础设施和硬件设备，如建设现代物联网库房即需要大量资金投入，并且智慧档案馆的建设是一个长期的过程，在其过程中馆内设备的保养与更新依然依靠大量经费的支撑。智慧校园建设将档案馆建设纳入建设框架之中，高校档案部门能够利用新的契机争取校方管理层从推进校园数字化建设角度提供经费支持智慧档案馆建设。

2.2新型技术的支撑

    智慧档案馆建设依托云计算、物联网和大数据等新兴技术，而这些技术也是智慧档案馆建设所需要的。云计算技术能够推进校内资源共享，增强智慧档案馆与其他机构之间的信息交流，做到资源共享，互通有无；大数据技术能够深入挖掘馆内档案资源，进一步提升档案资源的利用率和服务效率；物联网技术是智慧档案馆的前提和核心，其应用赋予档案馆智能感知和智慧识别的功能，更好地促使档案馆处理档案信息资源，促进档案馆全过程的智慧化。

2.3高校提升管理效率和优化服务的内部需求

近年来，随着校园数字化建设的推进和无纸化办公的普及，使得高校档案资源的种类和数量快速增长，从庞大和繁杂的档案资源中挖掘出关键信息为教学建设和师生生活服务已经成为亟需解决的问题。智慧档案馆的建设能够深入挖掘档案信息资源，推动资源高效整合利用，提升档案数据的利用效率，进而提升档案工作的成效，优化档案工作对师生教学科研和生活的服务，满足高校提升信息化治理水平和提供高质量服务的需求。

3.智慧校园下高校智慧档案馆建设问题

3.1缺乏顶层设计和统一规划

智慧档案馆建设是一个长期的系统性工程，顶层设计具有全局性、指导性意义。智慧档案馆顶层设计是将顶层设计的方法和理念应用到智慧档案馆领域，统筹协调、处理多方要素，从而合理构建智慧档案馆基本架构。当前，高校智慧档案馆在顶层设计层面存在两个问题：其一，国家层面尚未出台明确的智慧档案馆设计指导框架，致使高校智慧档案馆建设缺乏合理正规的参考；其二，在高校优化管理进程中，并未将智慧档案馆建设放在重要位置，导致在微观层面智慧档案馆建设缺乏统一规划。

3.2档案基础设施落后

档案馆基础设施建设的优劣是影响到智慧档案馆建设进程的直接因素。高校智慧档案馆基础设施包括硬件设施、软件系统开发和网络线上系统等。当前高校档案资源数字化程度依然较低，而随着实体档案数量的不断增长，档案馆库房压力越来越大，档案管理系统仍是初级的操作管理系统，功能单一，性能较差；且在软件系统中缺乏统一标准阻碍档案部门之间资源的共建共享，容易产生“信息孤岛”现象。同时基础设施的落后会影响档案信息资源的深入开发和高效利用，不利于智慧档案馆建设。

3.3档案管理人员素质和能力较低

从宏观来看，档案馆在高校管理框架中长期处于边缘位置，因此档案馆工作人员大部分并非档案专业出身，缺乏档案专业的理论知识，同时缺乏对档案管理工作应对新时代和新环境改进的创造性。同时智慧档案馆的建设对档案管理人员的职业素质和专业能力提出了新的更高的要求，档案工作也不仅仅局限于档案的整理、归档和保存等等，因此档案管理人员的服务意识、业务技能、理论知识等方面亟需提高。

3.4校档案信息安全难以保障

档案信息资源本身存在一定的保密性，档案信息的安全是档案管理工作中重中之重的关键问题，保证档案信息安全是档案信息化建设的重要条件。智慧档案馆在应用物联网、云计算和大数据分析等技术的过程中，存储和分析数据被集中在了云端线上，很容易在使用和分享中造成数据丢失和泄密，不利于档案信息安全保障体系的完善。

4.高校智慧档案馆建设路径

4.1加大资金投入，完善软硬件设施建设，优化档案馆基础设施

充足的资金和先进的基础设施是智慧档案馆建设的基础。高校管理层应当科学制定资金分配计划，合理统筹资金利用，制定政策扶持政策，拓宽建设融资渠道，积极引入社会资本，加强资金监管，提高使用效率，加大对智慧档案馆建设的资金投入。智慧档案馆基础设施包括软、硬件设施、网络系统等等。建设智慧档案馆必然要实现对档案的智能化管理、档案实体存放环境的智能化管理、档案实体存放的智能化管理，打造智慧档案管理云平台。建设专业的环境控制系统：包括恒温、恒湿、除尘等系统，以保证档案材料的保存和保护；配备先进的数字化设备：如扫描仪、OCR识别仪等，以实现对档案资料的数字化处理；建立完善的数据库和应用软件：以支持档案信息的检索和利用。

4.2统筹规划智慧档案馆建设，做好顶层设计，纳入智慧校园总体规划

   高校智慧档案馆的建设是一个长期、复杂且集合多要素的过程，因此在建设智慧校园之初就应将对智慧档案馆的建设做出科学合理因校制宜的实践设计方案，对其进行整体规划和跟进实施。政府层面应尽快出台科学合理的高校智慧档案馆设计框架和建设方案，以此作为高校推进智慧档案馆统筹建设的参考。同时 高应及时出台对智慧档案馆建设的相关相关扶持政策和文件，协调好智慧档案馆建设中的各个要素和智慧档案馆与其他教学管理部门之间的关系，树立以人为本的理念，扎实基础，分步实施，统筹规划，稳步推进。

4.3提升智慧档案馆相关人员信息化技术水平，建设专业团队

    高校智慧档案馆建设需要管理型人才、技能型人才、创新型人才、复合型人才的支撑。智慧档案馆需求的信息处理技术和管理工作内容都大不相同，因此建设智慧档案馆，必须让档案馆的管理人员“智慧起来”。在此基础上，高校要着力提高档案馆相关人员专业技能素养，优化档案工作队伍结构，从选聘配岗到日常工作，建立全过程的人员素养培养机制，配套建设成熟的人员监督机制，鼓励档案人员自觉主动学习先进的信息技术，建设多元复合型档案专业人才队伍。

4.4增强智慧档案馆的数据安全性

档案数据的安全是影响档案质量高低和档案开发利用程度高低的关键因素。智慧档案馆依托物联网、云计算和大数据分析等技术建设，但同时先进的技术也给档案安全管理带来了风险。因此，在智慧档案馆建设进程中必须将加强数据安全摆在重中之重的位置。首先要加强网络安全，采取网络防火墙、反病毒软件、入侵检测等技术手段，对智慧档案馆系统进行严密的安全监控和防护；建立健全的数据安全管理制度和规范流程，加强对档案信息的访问权限管理和使用审批，并定期进行数据备份和恢复测试；加强安全体制建设，制定档案管理平台的使用规则，要求每个用户都严格遵守。

5.小结

智慧校园建设是当下高校高水平高质量发展的必然选择，在智慧校园背景下加快推进智慧档案馆建设也是势在必行的。高校智慧档案馆建设并非是一朝一夕能够完成的工作，需要整合校内及社会多方要素，统筹规划合理设计，以为校内师生科研教学和生活服务为导向，实现档案全过程的智慧化。

参考文献

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作者简介

庄书豪，男，汉族，生于2000年10月11日，山东潍坊人，现硕士就读于天津师范大学管理学院档案学专业。