现代档案管理中电子档案与纸质档案并行管理策略研究

现代档案管理中电子档案与纸质档案并行管理策略研究

李艳华

唐山市工人文化宫   河北唐山   063000

摘要：随着时代的不断发展以及科学技术的不断进步，档案管理工作逐渐呈现出全面进步的趋势，在未来纸质档案与电子档案并行管理是必然结果。需要在针对当前自动化管理的基础之上，充分利用好纸质文件内所蕴含的价值，同时不断完善档案整体的管理水平。本文就现代档案管理中的电子档案与纸质档案并行管理开展了分析，希望能够为我国档案管理事业的发展提供帮助。

关键词：现代档案管理；电子档案；纸质档案

引言：

随着信息化技术的发展，电子档案作为我国新出现的档案管理模式弥补了传统档案管理模式当中存在的不足，为我国档案管理事业的发展提供了更为科学的管理模式。同时也充分保障了档案的安全性，为档案能够长期保存和利用起到了重要的作用。纸质档案作为重要的信息载体具有不可替代的重要性，而电子档案作为大容量储存的形式也非常重要。将两种档案管理模式相结合是未来发展的趋势。

1 档案的优势特征分析

1.1 纸质档案特征

纸质档案的优势主要体现在还原性、真实性以及权威性等方面。首先是还原性，纸质档案是在特定时间内对特定事件的记录。在通常情况下纸质档案生成之后无法更改其中的内容，这也是纸质档案现在始终活跃的一个重要隐私。其次就是直观性，纸质档案上所记录的内容具有载体单一的特点，无需进行检索就可以直接进行阅读。第三就是权威性，纸质档案的记录内容是经过鉴定与承认的规范化内容，并且具有印章或者签字，通常被作为权威档案来进行使用。

1.2 电子档案特征

随着现代化信息技术的飞速发展，在互联网技术以及大数据技术的共同支持之下，电子档案得到了广泛的应用。电子档案的优势首先体现在载体的多样性，可以将档案存储于光盘以及硬盘等多种介质当中，与传统纸质档案的介质存在明显差别。并且由于电子档案容量大、体积小，能够在足够小的空间当中存放大量的档案。其次就是效率性，电子档案与纸质档案的处理方式不同。电子档案的处理可以使用计算机，省略了大量的检索时间以及人力资源消耗。第三就是方便性，电子档案在管理时只需要输入关键词就可以查询档案资料。第四就是稳定性，纸质档案的保存要求比较高同时还需要具有较高的现代化水准，而电子档案只需要利用电子载体进行保存，不会出现档案受潮等问题。

2 电子档案和纸质档案并存发展存在的问题

2.1 电子档案和纸质档案统筹管理缺乏认知

在信息时代的背景之下，传统的纸质档案仍旧在使用当中，电子档案由于其优秀的便捷性以及存储价值对于档案管理人员具有更高的吸引力。让越来越多的档案管理人员倾向于使用电子档案，进而导致纸质档案的使用率逐渐下降。在这个过程当中由于纸质档案与电子档案共存使得档案的管理出现了问题。由于对于两种档案管理并没有形成有效的管理机制，部分档案应用电子档案，另一部分档案应用纸质档案，不仅对档案的管理利用造成混乱，还有可能导致出现档案丢失的情况。

2.2 管理人员未树立正确的应用意识

在对档案系统进行升级的过程当中，只是升级档案管理方式仍旧会受到许多的限制。受到部分地区发展水平的限制，部分的档案管理人员并没有意识到纸质档案向电子档案管理方面重点的转变，并没有做好充分的升级准备，导致电子档案的管理仍旧比较单一化，甚至还出现了档案管理水平下降的问题。由于有关人员没有有效的提升档案管理水平以及实现档案的价值，最终导致档案管理的混乱，在档案检索方面也会造成一定的影响。此外，由于管理人员对于整体档案的控制以及平台运行等方面缺乏充分的了解，导致整个档案系统不能稳定运转，进一步降低了档案管理的水平。

2.3 档案管理人员缺乏两种档案管理模式互补的意识

在两种档案管理互相转换的过程当中，档案管理人员缺少对两种档案管理模式进行联合使用的意识。只是了解到了纸质档案管理的劣势以及电子档案管理方面的优势，忽略了只有将两种档案管理方式充分结合才能够更好的提升档案管理效率，进而导致管理方面出现疏忽，无法有效的解决电子档案的安全问题，不仅会导致档案的实效性失去保障，甚至还可能威胁到档案的真实性。

3 电子档案管理与纸质档案管理的并行管理

3.1 电子档案与纸质档案管理的共存

长期以来，电子档案和纸质档案共同为我国档案管理工作服务是我国档案管理发展的现状。纸质档案是电子档案的基础，而电子档案是纸质档案的数字表现形式。根据不同的档案管理需求，可以选择不同的档案管理形式。目前我国电子档案的形成主要来源于档案抵达时管理部门要求保存为电子档案和对原有的档案进行扫描等数字转化。此外，由于纸质档案存在记录速率较慢的情况，而电子档案可以通过计算机进行快速记录。在针对一些重要活动，可以选择先记录电子档案，后转化成为纸质档案保存，不仅能够提升档案存储效率，同时还能够避免电子存储设备损坏导致重要文件丢失。

3.2 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案的出现对于纸质档案的发展也起到了一定的促进作用。纸质档案的发展受到电子档案的影响，加快了档案一体化的发展。同时电子档案管理的实体模式更是让纸质档案的管理模式得到了提升。通过电子档案系统以及纸质档案存储媒介之间的结合，能够让两种档案充分发挥优点。并且通过强化两者之间的联系才能够更好的方便对档案的利用与管理。

3.3 发挥双元制管理优势

为了能够让我国档案管理水平进一步提升，需要充分发挥电子档案与纸质档案之间的优势，将传统的档案管理手段同当前的现代化科学技术相结合，灵活选择不同的存储形式以及管理方式。在档案的收集方面可以选择电子档案为主、纸质档案为辅的方式来进行操作，简化纸质档案的分类整理工作量。由于纸质档案在整理和分类方面需要占用大量的人力资源，会导致管理的成本增加。而通过电子档案能够让管理效率大幅度提升。在对档案的使用方面，可以充分发挥电子档案的优势，利用网络平台实现对档案的快速检索。

结束语：

总而言之，在纸质档案和电子档案管理相互结合的过程当中，纸质档案的管理规模会逐渐下降，而电子档案的管理规模会逐渐增加。档案管理部门不仅需要加强对各种先进科学技术的应用，同时还需要强化对电子档案安全性的保障，在促进电子档案快速发展的同时，利用好纸质档案的优势。通过对两种档案管理方式的结合，发挥各自的优点，进一步提升档案管理的综合水准。

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作者简介：李艳华，女，河北承德人，1976年10月生，大专学历，助理馆员，研究方向：档案管理。

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