档案数字化背景下的档案信息服务研究

档案数字化背景下的档案信息服务研究

刘晓珍

中国人民解放军32680部队  110026

摘 要:随着时代与科技的不断进步，纸质档案已经不能满足人们的需求，现如今，人们开始致力于发展数字档案馆。在这样的背景下，档案管理也出现了与以往不同的深刻变革。本文通过对数字档案馆作用与服务特征进行了一系列的分析，在分析的基础上，从用户的角度构建了两种新型档案服务模式，希望对我国数字档案馆的发展有所帮助。

　　关键词:数字档案馆；服务模式；数字化

前言:　

近几年来，随着网络信息技术的飞速发展，以计算机、网络通信技术为代表的互联网迅速崛起，计算机应用的普及，对于世界经济、贸易、信息全球化的发展产生了巨大影响，深刻影响着社会的各个层面。随着Internet的普及和电子文件的大量出现，数字档案馆馆问题成为了我国档案界关注的新热点。而无论是传统档案馆还是数字档案馆，用户服务是档案馆工作的永恒主题，是档案馆工作的出发点和归宿。在我国数字档案馆的发展建设过程中，数字档案馆的服务方式的发展仍然是我国数字档案馆发展的一个重要的建设领域，也是我国数字档案馆建设的终极目标。因此，在数字档案馆背景下应把档案信息服务模式研究作为数字档案馆研究的重点之一，以推动数字档案馆建设的可持续发展。

　　一、数字档案馆建设的作用与影响述略

　　数字档案馆的建设，是促进我国信息化快速发展的需要，也是促进我国档案事业蓬勃发展的需要。

　　（一）数字档案馆的建设有助于国家综合信息系统的组建

　　"就现在的世界形势而言，档案馆的发展程度是可以用来衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标,也就是这个国家所组建的信息系统的完善程度和综合程度。而国家信息系统,则主要涉及全部学科领域的文献、图书馆和档案服务。由此可见,完善的国家信息系统,也依赖于档案信息系统的建立和完善。[1]"

     (二)数字档案室的建立可以改进档案的管理

数字档案室的建立,将促进电子计算机、信息通讯技术和互联网信息技术等现代科学技术在档案方面更广泛地应用,进而推动档案管理思想、档案管理工艺与手段等的革新。同时,我们实现最大范围的档案数据资料的合理使用与工共享,更加充分发挥档案资料的增值功能,从而促进档案工作的跨越式发展。

(三)数字档案室的建立促进档案查询业务的开展

我国档案室业务的重点是资料收集、处理、保管和进行再利用,以档案或资料实物为主要的业务目标,但服务范围相对单一,基本上都是等待使用者上门的被动型业务。而数字档案馆服务则是全面开放式的,以传统档案与数据服务为基础,并利用现代网络信息技术向全世界档案使用者提供。从而将过去的传统档案局被动服务、单向服务方式,变成了数字档案馆的主动服务、多元服务方式和全面服务。

二、数字档案馆服务的特征分析

数字档案馆信息管理平台是一个高效的网络化、数字化的档案信息管理平台,是现代档案信息管理技术的最先进形态。在业务资源、服务内涵、技术手段、咨询方式等诸多方面均区别于一般档案馆,并具备了如下的突出特点。

（一）服务资源的电子化

所谓信息服务资源的电子化,是将数字档案馆的信息服务资料全部统一以电脑上可读的数据方式储存。档案馆是把原始的纸张档案、音像数据、影像信息等转变为电子化的信息平台,把所有数据信息按照电脑上可以使用的文字编码方式、图像格式、多媒体方式,统一存放到大容量的数据储存设备上。电子化档案不但可以节约档案室的空间,同时也可以让使用人更为方便的使用档案资料。服务信息的电子化也是数字档案室的主要特点。

(二)服务内容的丰富化,多样化

    在数字条件下,利用者可以获取的档案内容也是很多样化的,主要涉及文本、语音、数字、影像和数字视频等各类多媒体档案信息。此外,数字化档案馆比将以数字化图书馆、博物馆等单位,作为其信息系统基本构成(NII)的一个主要部分,利用者在其中不但可以检索档案资料,而且还可以作为获得科学知识、进行文化教育、感受不同文明文化的主要途径。而且,传统档案馆的档案资料也基本是以最简单的纸质方式进行利用的。而在数字环境下,资料通过录像带、光碟、缩微品、远程网络服务等各种媒介方式,也被大量使用。这样一来,利用者的使用档案数据也就变得更加简单和迅速了,而只需要对档案数据加以简化处理即可进行利用,也因此提高了档案数据的传播速度。

结束语:

数字档案馆的一个特点，即可以为客户通过个性化的服务，数字档案馆的个性化服务最主要的特征是针对每一位用户独特的信息需求提供不同的信息商品及其服务。个性化咨询是通过E-mail、Web表单、视频、实时在线带收集资料，通过大量的数据建立用户信息库，对用户个性和需求进行分析，做到精准把握用户的定位，[2]调整用户的情况不断变换服务的角度和内容，利用先进的网络通信技术和参考源，充分采集用户可能感兴趣的信息，将专门服务于用户的信息或数字档案馆最新推出的服务产品及时主动地发送给用户。数字档案馆会不定期对用户进行调研，研究用户的改变从而不断变化服务态度，不断提高用户的体验度，让用户对于数字档案馆更加信赖，从而促进数字档案馆的发展。包括档案信息服务时空个性化，在用户希望的时间和希望的地点得到档案信息服务；服务方式的个性化，能根据用户个人爱好及特点来开展档案信息服务；服务内容个性化，有针对性地开展档案信息服务，即使是同一问题的需求，所提供的档案信息服务也不是千篇一律，而是有针对性地使用户能够各取所需。

　　参考文献：

　　[1]傅荣校：《关于数字档案馆的思考》，2020.05.26年第五期《档案学通讯》.

　　[2]唐艳芳：《基于数字档案馆的档案信息用户研究》，2019.03.08年第四期《档案学通讯》.

[1] 傅荣校：《关于数字档案馆的思考》，2020.05.26年第五期《档案学通讯》.

[2] 唐艳芳：《基于数字档案馆的档案信息用户研究》，2019.03.08年第四期《档案学通讯》.