教育局档案收集与管理的优化方式探寻

教育局档案收集与管理的优化方式探寻

朱严一

鄂尔多斯市康巴什区教育体育局  内蒙古自治区鄂尔多斯市 017010

摘要：在进行教育档案的收集和管理工作时，管理的整体质量提高尤为关键。由于教育局管辖众多学校，档案管理部门在搜集和管理档案方面面临多方面复杂问题。为方便调阅档案，应建立完善的档案收集与管理制度，同时采用电子与纸质版相结合的方式。本文探讨了教育局档案的收集与管理中存在的问题，提出可行的档案收集管理策略，以期为教育局档案收集管理的可持续发展提供参考。

关键词：教育局；档案收集；档案管理

1. 教育局档案收集工作中存在的问题

从目前的情况看，教育局的档案收集与管理体制不完善，工作水平不高是主要难题。教育局负责收集各地区和学校的师生档案，这个工作的范围非常广，内容也很丰富，因此，收集工作极具挑战性。缺乏严谨和完善的档案收集和管理体系，导致具体的档案收集工作存在不规范的档案移交时间，致使档案移交拖延等问题，从而影响档案整理、编目等其他环节的顺利进行。另外，在教育局档案收集工作中，收集工作队伍培训不足和专业人才缺乏也是导致收集工作质量下降的重要因素。目前大多数教育局在开展档案收集工作时，只是简单下发通知，缺少对收集标准的专业指导和支持。然而，许多在职的档案收集工作人员缺乏专业化的档案收集和管理技能以及好的档案意识，未能正确理解档案收集工作的重要性和价值，从而对整个档案收集工作的质量产生了不利影响。

2. 教育局档案收集和管理工作策略

2.1 建立健全档案收集与管理制度

无论是学校与教师的资料未及时递交至局内，还是档案未能及时收集、归档、管理的问题，主因在于缺乏具体明确的档案收集与管理制度，严重影响了整体档案工作。为了有效调动区域内学校和教师递交档案的积极性，并提高档案收集管理水平，需要组织人员对各学校和档案部门详细了解，并总结具体情况，在此基础上建立健全的档案收集与管理制度。只有拥有完善的档案收集机制才能够完美的提升档案的完整性和及时性，同时避免工作滞后的现象的发生。当然，完善的档案收集及管理机制的建立是一项复杂而长期的任务，不仅仅是基于表面上的工作，而是应当深入到档案工作的具体实践中。建立制度容易，执行才难。因此，局内应定期召开制度研讨会议，确保制度得到有效的运用和执行，并提高整体档案收集和管理的质量。

2.2 打造高水平的档案收集与管理人才队伍

如果没有完备的制度，就难以保证档案收集与管理的高质量。不过，制度和方法最终还是要由人来执行。从收集和管理档案的角度来看，如果负责这些工作的人员的专业素质不够，那么制定的制度和方法也难以实施，整体的档案收集与管理工作将会受到极大的影响。为此，应采取一系列科学有效的措施，培养高水平的档案收集与管理专业人才，提升教育局档案收集与管理工作的整体质量。因此，教育局应定期邀请档案专家为工作人员授课，并详细介绍档案收集管理的重要性和具体实施方法。这样可以使工作人员深刻认识到自己的工作意义和价值，学习提高整体工作质量的方法，并最终激发工作热情和积极性，提升他们的专业素养，为教育局档案收集和管理工作的整体质量提供有力的人才支持。

2.3 优化与创新档案管理

区域教育档案管理部门保管着丰富的历史档案，因此科学管理这些档案资源至关重要。为了更好地管理与创新档案资料，应优先优化文献分类、目录和内容。重点应该放在信息化方面，推动档案资源的升级与优化。具体而言，为了改善教育局档案的存储和管理，必须依托于互联网，并综合使用现代化信息技术，如大数据、局域网、云计算、白板交互等，优化档案资源的结构。这样可以为提高整个局内档案收集与管理工作的质量奠定坚实的基础。在传统的档案存放方式中，通常以纸质版为主。但是，在信息化时代，档案的存放方式变得多种多样。为此，应当更加重视档案资料的立体化存储。一方面可将纸质档案搭配光盘并注明二维码，为每份档案贴上标签以方便分类。另一方面，需认识到档案不仅限于文字载体，音视频载体同样可备，毕竟，纸张易毁，而电子资料可以长期保存。考虑到现实需求，可使用一部分经费来完善档案保管工作，包括录制音视频资料等。然而，也不能仅仅依赖电子版本，而是应将其与纸质档案有机结合，开设电子档案室，录入档案目录信息，并通过电子屏幕公示，方便档案的管理。最后，需留意的是，除积极改变思维、与时并进、创建电子档案室之外，还应掌握好纸质档案与电子档案的比例。随着信息化迅猛发展，电子档案的普及无可厚非，但仍有传统纸质档案所独有的真实感和客观性是其替代不了。因此，对档案管理而言，维护档案的客观性十分重要。在充分考察与证明的基础上，档案管理部门需要优化电子文档和纸质文档的比例，不断完善它们的结构，使其完美结合，提高档案收集和管理工作的水平。

2.4 加大对教育局档案收集工作的宣传和重视力度

从教育局档案收集实践中的表现来看，加强档案收集工作的宣传至关重要，可以提高其质量和效率。显然，当前收集效率缓慢以及档案标准化问题引人注目，已经成为制约档案收集质量的主要因素。因此，教育局应始终重视档案收集工作，并利用展板、讲座、学习交流等方式积极宣传其重要性。同时，可通过单位内刊、互联网等媒体引导学校或个人了解档案收集的流程及其重要意义。此外，必须加强有关领导和管理部门对资金、技术和人才等关键资源的投入，以有效改变过去档案收集中存在的环境恶劣、设备不足或缺乏统一档案接收系统等问题，从而为教育局的档案收集工作创造良好的外部条件。

结语

综上所述，为了提高教育局档案收集管理水平，需从多角度考虑，制定科学措施。教育局与其相关领导、管理部门需增强档案收集人员的管理、培训力度，提高工作效率、协调配合，同时引导学校与教师更重视并积极支持档案收集工作，确保其顺利推进。

参考文献

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