信息化背景下文书档案管理工作的创新

信息化背景下文书档案管理工作的创新

赵慧娟

广饶县档案馆 山东 东营   257300

摘要：文书档案管理是当前很多企业以及地方正常开展工作的核心资料的有效记录，这些档案管理工作是否更加完整以及是否具有精确性，可以将地方与企业运营生产各项工作的发展特征全面地展现出来，也可以体现出项目关联性以及行业本体发展所具有的可持续性特征。因此文书档案管理工作的进行一定要顺利高效地完成，但是在目前的发展背景下，有很多文书档案管理工作仍然应用以前的操作机制，无法满足对企业发展的工作需求，因此有效地结合信息化的技术改进文书档案管理工作是行之有效的。

关键词：信息化背景；文书档案管理；创新

引言

文书档案的管理是单位内部管理的组成部分，是各项工作的真实记录，为机关事业单位正常运转提供有效的保证，其保密性强、凭证和情报价值高的特点对信息化管理提出更高要求。就当前文书档案管理态势来看，信息化建设进程的加快与文书档案管理理念、质量、方式的滞后产生了一定程度的矛盾。

一、信息化环境下文书档案管理的价值延伸

信息化环境下文书档案管理面临着两大时代背景：一是地方档案机构改革。自从党的十九届三中全会公布了《中共中央关于深化党和国家机构改革的决定》后，基层档案管理部门的格局发生了重大改变，其中最为关键的是档案部门从“局馆合一”变为“局馆分离”。机构改革后，档案服务部门的职责更加清晰，这就要求文书档案信息化管理工作要更好地发挥档案资源价值，提升管理水平；二是服务型政府建设。随着服务型政府建设的不断深化，信息化环境下文书档案工作不仅要面向单位内部的管理与决策，也应探索其在档案公共服务方面的价值作用。相对于其他类型的档案来说，文书档案保密要求高，管理环境相对封闭，保存载体较为单一，如何满足机关、企事业单位、民众在资源管理、教育等多元化、多层次的需求，如何在提高社会治理水平、服务社会经济发展方面发挥重要价值，成为文书档案管理质量提升的重心。从供给侧的角度来看，档案管理部门还存在资源开发能力不足、管理环境封闭、服务方式滞后等诸多问题，这导致文书档案信息化建设和管理质量提升与其他类型档案相比存在一定差距。从需求侧看，单位内部层面对于档案信息资源的多元需求尚未完全激活和打开，这些问题都影响着文书档案高质量发展，一定程度阻碍了文书档案信息化建设工作的持续推进。2021年6月印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）中进一步明确了档案工作的主要任务包括“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”“深入推进档案资源体系建设，全面记录经济社会发展进程”，同时也提出要“以高质量发展为主题”。这些都表明了政府层面从政策角度强化地方对档案信息化建设和档案高质量发展的重视程度，给文书档案管理质量提升提出了方向性引导。“十四五”以来，文书档案工作规范化和标准化程度不断提升，同时在信息化的帮助下档案资源得以丰富，这也给文书档案管理的高质量发展提供了有效保障，迫切要求创新文书档案工作的理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。

二、文书档案管理创新的措施与对策

1.对思想认识以及档案管理工作的基础进行提高和保障

在信息化发展的时代背景下，对文书档案管理工作进行加强，思想理念是非常关键的一个前提，也是对工作顺利开展的重要推动保障。各个基层的单位管理人员也需要高度重视文书档案管理工作的有效推进，特别是其中的主要领导更加需要负起责任，要提高对于这部分工作各个环节的关注，总体进行负责。而之后的分管领导则是要具体抓其中的每个细节，和其他工作同时进行部署和组织，共同进行有效的考核，要定期进行调查和研究，推动工作的顺利开展。要进一步对档案管理工作的有关组织机构进行完善，并且要完善副职分管和办公室监督等各方面的工作任务，真正在认识上做到位，在组织上做到位。要结合自身的实际情况，在预算投入方面进行提高，保障在这方面经费支出是达到有效标准的。针对目前在档案管理工作中存在的短板和漏洞，也需要有目的地做好优化改善和提升，确保可以真正地将资金的作用效果发挥出来。

2.对档案信息化管理系统进行完善

在当下也需要对数字化的办公系统进行更加充分合理的利用，要在这一基础上构建一套较为完善并且适合自身实际发展特征的档案信息化管理系统，这不仅仅需要遵循信息化基本构建的相关原则以及在这方面使用的方式需求，还需要对应用的范围进行有效的扩大，结合自身的实际情况来做好构建工作。利用打印机和复印机等办公用具，在具有一定硬件基础以后，再针对文书档案加工进行信息化的发展，逐步地对其中的漏洞进行有效的完善，弥补缺陷和问题，有效地使用网络信息技术对这一系统进行科学的建设。

3.打造优化的管理团队

为了能够使得相关单位文书档案管理工作的效率和质量水平不断提高和发展，在信息化发展过程中就需要做好充足的人才保证，人才保障是这些工作进行的前提条件。有关档案管理人员自身也需要有足够的信息管理能力，这样才能够顺利地推动工作进行。我国大部分地区在进行信息化管理系统的有效建设时，都是首先招聘更多在这方面的优秀人才，之后才具体地落实这些工作。因此在档案管理建设的过程中，必须打造优化的档案管理团队。为此，可以针对这些工作人员进行技术方面的有效培训，这样才可以使这些工作人员的档案管理素养得到提高。不同的管理人员要掌握不同的操作规范，按照一定的标准来推动工作的进行。这一系统的使用也需要专门配备一些管理人员定期对系统进行维护和检查，这样才可以保证系统的防护水平不断的提高，对系统的安全性进行加强。同时还需要逐渐引进更多专业优秀人才，结合实际需求落实相关人才管理的策略，从而有效地对档案管理队伍结构进行优化。

4.对文书档案加密防护工作进行加强

在文书工作中，对信息技术的有效使用可以使文书档案管理工作的效率水平以及质量水平得到提高。同时还需要警惕的就是文书信息所具有的安全性，网络信息技术一方面提供的信息载体是非常多的，可以说是海量的信息内容，能够满足人们在信息搜寻工作方面的一些需求，但同时也有将这些信息泄露出去的严重隐患。因此可以合理地对信息技术进行使用，针对相对比较特殊并且安全需求较高的文书档案访问权限进行加密设置。当然也需要对部分文件的预览范围进行限制，这样就可以针对企业还有地方单位的文书档案信息技术手段的应用形成安全方面的充分保护，以有效地加强文书档案安全管理工作的推进。加密文书档案在录入系统时，也需要做好特殊标志的科学处理，这样才能够确保文书档案的信息安全，经过技术人员检查后，才可以将这些内容录入归档。

4.构建信息化管理平台
　　随着科技水平的提升，在当前的文档管理中也不断渗透和融合了各项信息技术的运用。在信息化建设进程不断推进的过程中，一项重要的内容就是信息化平台的构建。事业单位的领导人员要对档案管理信息化建设具有高度的认识，加强对档案部门的各项基础设施的建设，通过软硬件设备的引进和应用，为信息化平台建设提供技术和设备的支持。通过现代化信息技术在档案管理中的运用，能够提高档案处理的效率，并可借助信息化管理平台，更加便捷地进行档案资源的利用。
　结束语

从上述分析研究可见，文书档案信息化是新时代不断发展的要求，也是企业有效适应未来社会竞争的相关手段。因此对于文书档案管理工作要不断进行创新，构建相应的管理系统，打造优化的人才管理团队，这样才能够实现对文书档案全面的有效管理，进而不断提升文书档案的管理水平。

参考文献

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