企业档案信息资源开发利用问题与对策

企业档案信息资源开发利用问题与对策

桂腾密

昆明通泰置业有限公司，云南 昆明 650000

　　摘要：在企业的建设和发展中，企业档案信息的资源开发与利用发挥了越来越重要的作用，因此从企业长远发展的角度来看，加强对企业档案信息资源的开发和利用，深度发掘企业档案信息的价值，完善企业档案信息资源的管理体系是尤为重要的。现阶段，不同企业和相关部门对于企业档案信息的资源开发和利用还存在很多问题和不足。接下来，我们将针对企业档案信息资源开发利用的问题进行分析，并在此基础上探讨相应的解决途径和对策。

　　关键词：企业档案信息；开发利用；问题对策

　　1加强企业档案信息资源开发利用的重要意义

　　企业档案信息资源的开发和利用对企业发展具有重要意义。首先，档案信息是企业管理的重要依据，对于管理者而言尤其重要。通过对档案信息的利用，管理者能够快速融入企业并开展管理工作。同时，档案信息也可以为企业员工提供了解企业发展历程和变化的渠道，从而有利于形成良好的企业文化。其次，档案信息的开发和利用能够提高企业的经济效益。有关档案的信息对企业在资产管理、科研投入等方面有着不可忽视的作用。通过对这些信息的综合分析和运用，企业能够有效地解决存在的问题，从而提高经营效益。最后，档案信息的利用可以为企业文化建设做出贡献。通过档案信息的共享和传承，员工能够感受到企业的历史和发展进程，从而更好地融入企业文化之中，从而为企业建设良好文化氛围提供帮助。

　　2企业档案信息资源开发利用中存在的问题

　　2.1企业档案信息资源开发力度不够

基于传统管理方式的影响，大部分企业对档案信息资源的开发、管理及利用并未赋予足够的重视，未形成相关正确的认知，其严重妨碍企业的运营和管理效率。同时，其档案管理人员对于档案信息资源的潜力的认知也不充分，在工作中总是坚持“少做少错”的理念，只是简单地记录和整理档案信息，未充分发掘和利用档案资源。尽管某些企业在档案的管理和借阅工作上进行了规范化管理，并制定了相应的制度，但是对于今后的开发，相对应的措施并未被采取。

　　2.2企业档案信息管理制度不完善

　　当前，在档案管理方面虽然推行了一系列的相关管理制度，但在实际应用中仍然面临一些问题。例如，许多规章制度与企业现实操作不太相符，需要经过一定的修改和调整才能真正地符合需求，这也是在场景迁移时根本无法奏效的。另一个主要问题是过于繁琐和复杂的档案管理工作，容易出现懈怠的管理问题。由于可能存在人员和资源限制，管理者无法面面俱到地打磨每个细节，使得管理工作变得很被动。管理的疏忽将阻碍档案管理的顺利推进，影响企业的信息资料检索效率，进而影响企业的发展。

　　2.3档案信息资源开发人员的专业素养不够

　　档案管理人员的素质直接关系到档案管理工作的质量。为了适应新的要求，需要为档案管理人员制订专职岗位职责和工作要求。但是，部分档案管理人员仍缺乏必要的专业素养，无法掌握新的理论和实践技能。因此，缺少专业人员修复残损的档案信息，导致珍贵资料的价值无法充分发挥，同时也影响到管理效率的提升。

　　3企业档案信息资源开发利用的具体对策

　　3.1提高企业对档案信息资源开发利用的重视程度

　　为了提高企业档案信息资源的开发和利用效率，必须加强对档案信息管理的重视程度。首先，企业档案信息管理人员需要从自身做起，提高对企业档案信息资源开发和利用的重视程度，加强对企业档案信息资源开发和利用的认识。其次，企业高层领导应对档案信息资源开发和管理工作给予足够的重视和支持。领导者应设立相应的管理制度，为档案信息资源开发和管理工作提供有效保障。此外，还应该注重选拔和培养优秀档案人才，加大对档案信息资源开发和利用的宣传力度，不断将其融入到企业的经营文化中，实现信息资产的有效利用。也可以通过建立档案信息资源专项工作小组等方式，关注档案管理的具体工作情况，并不断完善管理工作的流程和制度。

　　3.2完善企业档案信息管理的体系

　　档案管理是档案开发和利用的基础，建立完善的档案管理体系对于有效利用档案资源至关重要。其中，深度加工不仅是档案管理的重要一环，也是许多企业难以有效完成的部分。因此，企业需要从硬件设备更新、明确档案管理责任和电子信息数据库建立三个方面入手，以实现高效档案深度加工。

　　首先，企业应该购置先进的硬件设备，包括高精度的扫描仪、彩色激光打印机和3D打印机等，以确保数字化的高效性和精度。此外，企业需要进行硬件设备的升级和技术支持，以推进数字化档案工作的实际应用。

　　其次，明确企业档案信息管理的责任，针对不同的岗位和部门要明确其工作任务、相关规范和工作责任，同时需要建立完善的考核制度，提高相关工作人员的责任意识。

　　最后，建立电子信息数据库是深度加工档案的重点和难点。数字化过程涵盖全面的整理归纳、数字化输入和重要程度划分三个环节，需要基于科学、规范和准确的步骤进行。企业应该重视对不同类别、时间和保密级别的档案信息进行合理的分类、管理存储和使用保护，以确保其信息安全性和合规性。同时，企业应该利用反馈和问卷等方式了解和调整员工对数字化档案的使用情况和需求，进一步优化数字档案的服务和管理流程。在档案管理的信息化开发中，要深入推动档案管理的信息化发展创新和档案信息管理开发机制的完善，引入更先进的信息技术手段，开发更优质的档案信息管理软件系统，提高档案管理信息化水平。

　　3.3提高企业档案管理人员的专业素质

　　在企业档案管理工作人员的专业素质方面，应该重视档案管理人员的信息化素养和科学管理能力的提升。针对这一目标，企业可以引进更多具备信息技术和档案管理业务知识的综合素质人才，并开展相关的培训和学习工作，让档案管理人员能够熟练掌握大数据技术应用的相关技能，并通过科学高效的管理方法，提高档案管理的整体效率。此外，企业应该制定健全的档案管理制度，贯彻执行，规范档案管理工作，完善相应的奖惩制度。对因主观原因造成严重损失的，应给予适当的处罚，对工作中表现优秀、做出突出贡献的人员，应给予适当的奖励，以此激励档案工作人员努力工作。

　　3.4实现企业档案信息的线上线下一体化管理

　　在当前大数据时代，企业档案管理需要实现线上线下一体化管理，并注重纸质档案和电子档案的开发和利用，以推动数字化转型，提高档案管理的效率和水平。

　　第一，加强信息化建设，实现数字化转型。企业可以引入云计算、物联网、人工智能等技术手段，实现数字化档案在线上的高效管理和利用。同时，在纸质档案管理方面，也应采用现代化的管理手段，如条码管理、智能搜索等，提高纸质档案管理的效率和准确性。此外，企业利用信息技术和网络技术搭建档案管理平台，将线上线下档案信息整合管理，在保证档案信息的安全的前提下，开放数据共享，推动档案信息资源的范围扩大，为企业的数字化转型提供有力保障。

第二，规范档案信息资料的补充和数据的连贯性。企业应建立完善的档案信息资料管理制度，做好资料补充和归档工作，确保档案信息资料的完整、准确和连续性。此外，应做好档案数据的备份与恢复工作，加强档案信息资料对于病毒和黑客攻击的安全防护，并定期进行数据的梳理和维护工作，以确保档案数据的可靠性和连贯性。企业应该注重档案安全保障系统的优化升级，强化档案信息的加密、查询等措施，确保档案开发利用的信息安全。

　　4结束语

　　综上所述，企业档案信息的资源开发和利用对于企业的发展有着十分重要的意义，现阶段在企业档案信息资源开发和利用的过程中还面临诸多问题，因此需要企业针对档案信息资源的管理、开发和利用加强重视，并通过完善相应的管理体系、积极构建先进的管理系统、提高工作人员专业素质等多种途径来不断完善和优化对档案信息的开发和利用，从而更好地促进企业的可持续发展。

　　参考文献

　　[1]汪前珍.基于大数据处理方法的档案价值开发研究[J].内蒙古科技与经济，2021(04):156—157.

　　[2]李慧娟.解析企业档案信息的开发利用和管理经验[J].办公室业务，2021(8).

　　[3]千艺兵.基于知识管理的企业档案信息开发和利用探究[J].科技创业月刊，2021,34(10).