电子公文档案安全管理探讨

电子公文档案安全管理探讨

尚丽仙

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摘要：近几年，国外情报机构以及其他势力频繁针对我国党政机关的电子公文信息以及网络系统进行侵犯，尤其针对重要军事区域、重点工程等机密信息进行渗透和侵犯。相关部门在开展电子档案管理的过程中，可能会在无意导致各类重要情报或国家机密泄露，进而对我国国家信息安全构成威胁。档案管理信息化已经成为必然趋势。在本文之中，笔者首先针对电子档案管理的基本概念进行分析，然后对比电子档案管理和传统档案管理的区别，最后分析电子档案安全管理风险，并在此基础上提出了提升电子档案管理安全水平的相关措施，以供他人参考。

关键词：电子公文档案；管理；安全

引言：信息技术的飞速发展，使得档案管理呈现智能化、电子化特征。虽然电子档案极大地提升了办公效率，但是也存在一定风险。

一、电子公文档案管理概述

狭义上的电子公文档案是指呈电子化形式的正式公文、函件。主要是国家党政机关以及社会组织在开展公务活动过程中为落实各项措施和行使职权产生的文件。电子公文档案以数字形式存储于硬盘、磁盘以及电脑系统中，主要借助计算机数字设备进行阅读和处理。电子公文管理模块由发文管理、收文管理以及档案管理三大模块组成。广义层面上的电子公文档案管理，主要是指通过应用计算机信息技术，对书面纸质档案进行电子化转移的一类档案管理方法。电子化公文档案管理，不仅可以确保公文的真实性、有效性和识别性，同时还可以有效提升公文档案的保管效率和利用率。

二、电子公文档案和传统档案的区别

综合来看，电子公文档案和传统档案管理之间主要存在以下差异：

第一，归档时间不受限制。电子公文档案和传统的纸质档案不同，电子公文档案形成后，需要根据党政机关专门设立的档案分类号加设电子数码封签，然后将其移交给档案管理部门进行管理。各项业务处理完毕后即可及时归档，归档时间不受限制。

第二，归档模式不同。为最大限度确保电子公文档案的真实性、原始性以及精确性，电子公文的归档程序相对繁琐。在归档的过程中，管理人员需对电子公文的真实性、内容以及签名情况进行反复多次验证。

第三，保管方式不同。针对电子公文档案进行保管时，要求相关部门应用指定的计算机硬盘进行保管。档案管理单位需要统一电子公文文件格式。

第四，管理方式不同。对比传统的档案管理模式，电子公文档案管理对目录编号、原始凭证要求相对较高。

第五，档案查询方式不同。针对电子公文档案进行调取和查询时，需要相关人员提供身份信息以及相应的电子签名印章，才能完成档案调阅。对比传统的档案查询模式，这类查询模式更加便捷，在调取档案时也不受到时间和地点的限制。

二、电子公文档案管理中的不安全因素分析

由于电子公文档案依托互联网技术和计算机载体进行传输和接收，打破了时间和地域的限制，对比传统的档案管理模式大幅减轻了档案管理工作人员的工作压力。但是任何事物都有其弊端。信息技术的飞速发展，增加了电子公文档案泄密风险，同时也存在诸多不安全因素，主要体现在以下几方面：

（一）黑客入侵

近几年以来，国外黑客组织频繁入侵我国党政机关网站，不仅增加了党政机关信息泄密风险，同时也对各项业务处理产生了不良影响。前不久国外反华势力旗下的黑客组织对西北工业大学的网站进行攻击，并从中盗取了大量的信息数据。这是近几年来我国教育系统网站遭受的第二次有组织的黑客攻击。据不完全统计，截至今年5月份，人民网遭到高达几十万次木马病毒攻击，在截获的多个木马病毒网址中，教育类网站高达30%以上。相关专家分析指出，如果网民点击了附带木马病毒的网站链接，其电脑系统会遭到木马病毒的入侵，一旦入侵成功后黑客可采用远程控制的方式对电脑系统中的重要数据文件进行盗取，同时也会盗取用户的网上交易账户密码和信息。如果电子公文档案遭到黑客的攻击，必然会对政府部门开展工作产生不良影响。

（二）电脑病毒问题

随着互联网技术的不断发展，电脑病毒的攻击效率也在不断提升。一旦电子公文档案被电脑病毒感染，可能会导致电子公文档案系统瘫痪或对电子公文档案传输、调取产生不良影响，进而对政府部门开展系列工作产生不便。

（三）信息泄密问题

多样化的网络软件，加剧了政府部门公文档案泄密风险。若政府部门未能做好电子公文档案保密工作，可能会导致国家机密信息泄露，严重的还会威胁到损害国家的利益。

三、提升电子公文档案安全管理的相关措施

严防电子公文档案泄密，保证电子公文档案的真实性、原始性以及精确性，是每一个档案工作管理人员应肩负起的职责。鉴于此，相关的电子档案管理工作人员可采取以下措施，提升电子公文档案的安全管理质量。

（一）应用电子公文档案密钥制度

电子公文档案管理的过程中，一定要构建完善的电子公文档案管理制度，通过严格把控电子公文档案的归档，查阅以及调取流程，来有效减少电子公文档案泄密风险。同时还要在电子公文档案中应用密钥使用制度，相关档案管理工作人员需严格按照该制度和自身权限做好电子公文档案管理工作。为确保电子公文档案的管理质量，还要实现电子公文档案和纸质档案的同步双向管理，进而为党政机关和政府部门开展工作提供便利。

（二）做好证书管理工作

在传输电子公文档案的过程中，可以利用加密技术和数字签名技术有效保障电子档案电子公文档案保管质量，但是在使用的过程中要严防假冒密钥的现象。相关管理部门可以用目前相对先进的数字化证书技术针对电子公文档案进行管理。证书管理技术在电子公文档案管理系统中有着广泛的应用，并获取了较好的管理效果。

（三）做好电子公文档案信息传输保护工作

在传输电子公文档案的过程中，要做好对应的安全防护措施，应用加密技术来确保电子功能档案数据信息的传递安全性。可以利用目前比较先进的区块链技术来避免电子公共档案泄密，可应用区块链技术中的时间戳技术进行管理，利用时间戳可以针对电子公共档案的管理全流程、调取记录以及修改痕迹进行追踪和覆盖，运用该技术可以有效避免电子公文档案信息被篡改。还可以采用开放版式文档ofd文档开展电子公文档案管理工作，ofd技术可支持国内加密算法，该技术变了我国原有的电子公文格式不统一的状态，可以实现电子公文档的一体化存储、编辑以及读取。同时由于ofd文件具有较强的独立性，可以独立于电子档案管理系统之外，最大限度确保电子档案的有效性、真实性以及完整性。

（四）做好电子签名以及电子公章保护

在电子公文档案传输过程中，应用签名技术可以有效识别相关人员的身份信息，确保电子档案内容不被非法篡改。电子公章作为电子公文系统中的核心内容，在制作电子公章的过程中，一定要做好加密工防泄密工作，避免电子公章被篡改。四、结束语

综上所述，信息技术的飞速发展加强化了电子公文技术的应用。现阶段，公文档案的电子化和数据化已经成为必然趋势，做好电子公文档案安全管理工作，对党政机关和政府部门开展系列工作有着重要意义。从事电子公文档案的管理人员，一定要深刻意识到电子公文档案安全管理的意义，强化电子信息技术的学习。同时相关部门还要引用目前先进的区块链技术以及ofd技术，做好公文档案的安全管理工作，确保最大限度减少电子公文档案信息泄密，提升电子档案的安全管理质量。

参考文献：

[1]杨濯，王子鹏.基于案例的电子公文单轨制瓶颈与对策研究[J].浙江档案，2021,(06):26-28.

[2]李开燕，申坤.试论电子公文档案安全管理[J].科技风，2019,(19):231.

[3]孙巍.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].现代国企研究，2017(20):106.

[4]王健.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].办公室业务，2017(05):90.

作者简介：尚丽仙，山西平定。工商管理本科，1982年10月