不动产登记档案管理中的风险及对策

不动产登记档案管理中的风险及对策

高佩

南京鑫土地信息技术有限公司  江苏南京211100

摘要：随着不动产业务的发展和数量的增加，不动产记录档案查询和利用变得越来越频繁，这也带来了一系列的风险，因此，必须采取有效的措施来防范和避免这些风险，以确保不动产登记工作的安全和有序进行。文章深入探讨了不动产登记归档的必要性，从凭证功能、参考功能和潜在功能三个方面进行了剖析，并且根据当前不动产登记档案管理所面对的法律、技术和安全等几个重要方面的挑战，提出了有效的风险防范措施，以期提高不动产登记档案管理工作的安全。

关键词：不动产登记；档案管理；风险

引言

2013年，我国国务院提出了整合不动产的政策，这些不动产包括《中华人民共和国民法典》中提到的不可移动的物品，如森林、土地、草地和其他建筑物，它们可以随时间和地点的变化而发生变化。不动产登记档案管理是保护不物权的重要手段，它不仅可以记录下不物权的信息，如文字、图像和声像，还可以为不动产的转移、抵押、买卖和查封等业务提供重要依据，是我国居民最重要的财产权。由于不动产交易的日益增多，不动产登记文件的查阅和使用也变得越来越繁琐，这也会大大增加危险的概率，因此，我们应该采取有效的举措来预防和降低风险的发生率，以确保不动产的安全性。

1不动产登记档案管理概述

1.1不动产登记档案管理的内涵

不动产登记档案管理工作是一项重要的任务，它旨在透过在特定的场所中对具有不动产观念的财产和物品予以明晰记录，以便更好地记录其所属权，并为其赋予应有的利益。透过不动产登记存档，工作人员可以更加准确地调整和变更财产和物品的权利，并将这些操作记录在实际文件中，以保证财产管理的规范化和完善。为了保证不动产登记档案管理的有效性，工作人员需要对大量的数据资料加以系统的整理，建立完善的数据库，以便更好地管理和处理财产，从而发挥其职能和作用。所以，在不动产登记档案管理过程中，必须保证存档内容的全面、准确度和可信度，以便有效提升我们的效率和质量。

1.2不动产登记档案管理的特点

不动产登记档案管理工作具有显著的有效性，这一特点体现在五大层面：一是实时性，由于商品交易行为的日益增加，档案保存人员也能及时反映出实际情况，从而提高工作效率。由于不动产交易行为的日益增加，即时修改和记载不动产文件的信息变得越来越重要，以保证交易过程互动的可靠性。然而，由于数据信息滞后等原因，可能会影响到交易过程运动的顺利进行，因而，不动产登记档案管理工作的有效性就显得尤为重要，它不仅能够有效地避免纠纷，还能够充分发挥存档的作用，从而保证交易过程运动的顺利进行。二是繁杂性。在不动产登记档案管理工作中，由于需要收集大量的数据信息，使得管理工作变得繁琐而耗时。因而，在这一过程中，必须充分考虑登录、变更等环节，以保证法律资产管理的利益获得有效保障，并有效落实各项权利和义务。为此，必须对每一项信息予以正确的信息登记，以保证不动产登记档案管理工作的高效实施。为了高效地管理海量信息，我们需要建立完善的管理体系，将各项管理分类，简化繁琐的流程，并设置专业的管理人员，以保障每个人都能发挥自己的职责和功效，并将不动产登记档案管理的有关数据信息系统予以记录，为今后不动产记录信息的应用打下坚实的基础。三是差异性。不动产登记档案管理有着显著的特殊性，这首先表现在受各地不动产种类和总量的因素，导致档案管理存有差异。为了保障档案管理各项日常工作的有效性，必须由专业机构负责操作，并经过权威机构的认证，以保障档案管理各项日常工作的准确度和可信度。因此，在开展档案管理时，应该充分认识到不动产登记档案管理工作的特点，并采取有效措施，以保证档案管理各项工作的顺利完成，并为社会发展作出贡献。四是独特性，不动产登记档案资料的主要内容包括权证介绍、合同文书及其图纸表册等，这部分材料可以准确、真实、全方位地反应不动产情况，具备专业化、唯一性和客观性，与他人档案工作有着明显的区别，因此，不动产登记档案管理工作具备独特性，可以为社会带来更加完善的公共服务。

2 不动产登记档案工作的重要性

2.1 凭证功能

“凭据性”是不动产登记归档的重要特征，它详尽记载了不动产的所有权特性、主要用途、建筑面积、利用年限、共有情况，以及登记注册过程中的变更、转移和灭失，为政府提供了有效的管理依据。不动产所有权登录存档是不动产权属迁移、质押权、注销、延续等活动的重要依据，如果没有这些存档，将会面临严重的法律责任和不利影响。

2.2 参考功能

记录归档不仅能够帮助不动产权利人更好地约定不动产所有权转移、质押、承继等相应司法关系，而且还能够为不动产所属地方人民政府及有关部门提出重要的参考资料，以便更加科学地进行不动产买卖、搬迁安排等决定。通过对拆迁区域不动产登记档案信息系统的全面查询和统计，能够为拆迁安置提供实时的参考信息，从而更好地做出货币安置或房屋安置的决定。

2.3 潜在功能

在不动产登记注册程序中，政府部门会收集所有权人的情况和有关营业活动，包含身分认证、承继关联、按揭贷款等证据。这既是一项公权力行动，也牵涉个人隐私。如果在后期涉及到不动产利益，不动产登记文件将发挥重要作用。在不动产登记文件中，继承公证的内容和条件一经记录，就会产生法律效力，从而保障继承者的安全。这样，如果发生遗产事件，就可以依据相关法律规定进行处理。

3 不动产登记档案管理风险类型分析

3.1 合法性风险

《物权法》规定，不动产登记必须遵守一定的原则，地市级行政执法当局责任监督和管理整个不动产登记管理工作。依据政府的管理要求，登记注册成果必须及时记录在不动产登记簿上，原有资料将当作不动产登记档案保管，并具备法律效力。显然，不动产登记的合法性和规范性取决于登记主体能否遵循规定的程序和要求，并且能否依照一致的形式完成记录。如果说宗地图、界址线、界址点、不动产单位等矢量数据存在差错或歧义，将会对不动产权利的维护造成极大的潜在风险。

3.2 完整性风险

完整的不动产记录文档意味着在记录过程中所有涉及的信息都应该被采集。然而，由于不动产登记涉及政策和动态，特别是在保护个人隐私方面，信息不对称导致了对不动产登记归档重要性和保存必要性的认识不足，从而严重影响了归档的整体性。鉴于行政权属的分散特征，或者为了更加便捷地查询不动产档案资料，政府不动产登记归档往往会被转移到不同的部门，这就导致了不动产登记档案收集的及时性和完全具有较大的风险。

3.3 安全性风险

随着信息网络技术的发展，不动产登记归档的重要性已经被社会广泛认可。然而，由于管理不善，不动产登记文档的安全也受到了一定的影响，木马病毒侵入、不法浏览、黑客攻击、特定储存媒介损毁、灭失等问题也时有发生，因此，不动产登记文档的安全管理需要更加严格的措施，以保证文档的安全和完善。由于不动产登记文档的唯一性，任何不当的信息更改或者错误登记都会严重损害当事人的不动产权益，从而严重影响到不动产登记文档的安全，甚至可能导致不可挽回的损失。

4 不动产登记档案管理风险对策

4.1 完善不动产登记档案管理制度

依据《档案法》、《物权法》、《不动产登记暂行条例》等法律法规，我们制定《不动产登记档案管理规范》、《不动产登记档案管理实施细则》，以此来建立一套完善的管理机制，明确不动产登记档案的管理部门、责任主体、内容、簿册、测绘资料，并且给出立卷归档的范围、流程、标准和要求，以保证不动产登记档案的有效管理。为了提高不动产登记的效率，我们正在努力构建一个电子档案库。这将有助于更加有效地管理不动产登记档案，并且从形式和内容两个方面进行规范化。通过这些措施，我们可以防止不动产登记档案的法律效力受损，从而有效地保障不动产权利人的合法权益，并有助于促进社会的和谐与稳定。

4.2 不动产登记档案应及时收集

为了确保不动产记录文档的按时完整收集，国土、林业、房管等机关应该定期交接上一年度受理的不动产记录文档，并且依据其他业务受理情形，在每年的相对固定时间，将其依照立卷归档技术标准和规定移送至档案管理机关，同时，不动产记录管理中心也应该依据实际情形，及时准确地收集不动产记录文档，以确保存档的完整性和及时性。在不动产登记机构完成备案后，应尽快将记录文档入库交接，以确保档案能够及时归档。除了明确不动产登记文档的收集范围外，还应当包括申请书、投保人身份证明、不动产权属主要来源建筑材料、不动产权籍调查成果等申报类建筑材料，以及登记机关审核、询问、实地查看或调研、汇报等构成的文件资料，以及任何国家机关发出的函件、建议及不动产登记流程中生成的法律应保留的文件资料。

4.3 提高不动产登记档案管理水平

随着科技的进步，计算机和信息网络技术在不动产登记档案领域的应用已经成为一种必要的趋势，作为满足这一发展需求，我们需要不断提高不动产记录文档的信息化和数字化管理水平，以确保其安全。对于保护不动产记录文档的安全，我们需要采取一些措施。例如，通过网络验证来确保信息的安全，并对信息实行双重备份。此外，我们还应该购置正版杀毒软件，定期对保存的不动产记录文档实施杀毒，以预防木马病毒在信息系统中蔓延。对于保护不动产记录文档，我们应该制定和落实相关的保护制度，严格遵守既定的标准和程序，做好搜集、整合、编目和数据库系统建立工作。同时，我们还应该重视不动产登记文件使用的规范和安全，防止因他人操作不当或未经过验证和检测的移动存储设备而引发病毒或木马入侵。

总结

由于长期以来，我国的不动产登记档案管理工作由国土、住建等众多政府部门共同负责，致使不动产登记责任分散，不动产档案管理工作的管理难度也相应增加，因此，有必要需要从多种方面、多种角度进行深入分析，以提升我们的水平，进一步提高我们的服务质量，确保记录和查阅服务得以规范运行，确保不动产登记档案管理工作得以有序进行。

参考文献

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