档案馆数字档案安全存储管理策略研究

档案馆数字档案安全存储管理策略研究

周艳

江苏南京市江宁区政务公开和技术服务中心 江苏南京

摘要：随着互联网技术的发展，档案管理方式也发生变革，由数字档案代替了传统的纸质档案，很多单位也利用互联网信息技术实档案数字化管理工作，全面提升了档案管理工作的效率，但随之而来就是数字档案安全存储的问题。本文首先从理论层面阐述了数字档案管理的内涵及特点，然后基于此从存储技术、数据安全、存储载体等方面分析了数字档案安全存储存在的问题，并给出了相应的解决策略，期望能改善我国数字档案安全存储的现状。

前言

档案数据是我国核心战略信息的组成部分，其安全存储对我国政治安全及人民利益至关重要。《档案法》中规定，各档案管理单位须保证数字档案、传统纸质档案等数据信息的安全性储存，消除档案存储安全隐患，并要求对可能导致档案严重损毁和不安全的情况采取必要措施，以确保档案安全储存。为了确保档案数据信息的长久、安全储存，《档案法》提出了一系列的要求，以此来贯彻落实档案安全存储机制，积极防范档案安全风险，提高档案储存的质量。为此，本文将对当前数字化档案安全储存工作进行深入探讨，并提出了一些建议，以期为数字化档案安全存储提供有效的指导。

一、数字化档案管理的内涵

为了实现档案管理信息化的建设目标，合理使用和共享信息资源显得尤为重要。档案作为一项重要资源，必须加强信息化建设，通过采用更为科学的管理方法，最大限度地发掘数字档案的价值，为社会经济发展做出贡献。目前，数字化档案管理覆盖诸多领域，由于数字化档案管理系统的建设，可以做到档案信息的网络化存储，运用计算机技术实行合理的采集和自动化整理，有效地保护文件信息的完整性，降低丢失、损坏等问题的发生几率。通过构建一个全面的数字化档案管理体系，可以实现数字化管理，全面提高管理效率。资料调取的时候，只需透过关键字或名称检索，就能迅速查找并调取。数字化档案管理已成为当今档案管理的必要组成部分，它不仅可以提升档案资料的实用性和可靠性，而且还能为社会发展和经济增长提供有力的支撑。

二、数字化档案管理的特点

（一）降低成本费用

由于经济社会的发展，信息技术的需求量也在持续地提高，但我国传统单一的粗放式办公管理工作模型存在诸多弊端，无法满足当今发展的需求，导致成本费用的大量耗费，给中小企业带来了巨大的经济社会发展压迫。随着数字化档案管理的出现，传统的纸质档案被有效地数字化，并以电子文件的形式进行保存，这样既能够节省大量的存储空间，又能够显著降低存储成本。此外，利用数字化档案管理系统，我们还能够实现对档案的即时调度与查询，进一步提升工作的效率与质量。从而极大地提升了归档的利用率。此外，在文件档案传输过程中，我们不再需要打印纸质文档，而是直接使用电子文档进行传输，这样可以节约用纸，减少工作成本。

（二）提高了办公效率

通过数字化档案管理工作，可以大大提高归档材料的归档效率，极大地提高使用率，从而保证管理工作的顺利高效进行。尤其是在人事档案管理领域，由于工作人员流动性较高，归档材料的流动性也随之提高，因此，无论是调岗还是辞职，都可以通过数字化档案管理工作来实现快速、准确的调取和查询操作。随着数字化档案管理的普及，人们可以通过互联网随时查询和复制档案资料，节约了大量的工作时间和资源。此外，数字化档案管理还能够加快数据库的建立和更新速度，为工作安排和岗位设计提出可靠的依据，提高了作业效率和质量。

（三）提升了档案利用率

随着科技的发展，传统的档案管理方式已经被数字化档案管理所取代，数字化档案可将档案资料转换成电子形式存储在数字载体中。调用的时候，不需要从一堆档案重新找寻，只需要通过数据库进行关键词搜索就可以立即查询到，这极大的提升了数字档案的利用率，也提高了档案管理工作的效率。

三、数字档案安全存储存在的问题

（一）档案存储技术安全威胁持续存在

数字档案安全储存媒介的关键技术大多由外资企业掌控，导致我国档案管理机构所用的储存产品大多来自进口，这种工艺技术上的不可控性，极大影响了储存数据的安全和秘密性，比如“棱镜门”案件、海康威视产品被境外IP地址监控等。近年来，信息泄露案件数量不断增加，创下历史发展高峰。这给档案数字资源安全存储带来了严峻挑战，需要采取有效措施加以防范。鉴于过去我国数据库信息技术的技术标准、框架、生态等均由国外企业帮助建设，面临着严重的被“卡脖子”的风险。因此，如果出现科技封杀和限制事件，我国将面临巨大的挑战，尤其面对当今日益复杂的全球形势，我们必须迅速采取有效的行动来保护我们的档案数据免遭外界的侵害。

（二）档案数据安全问题日益凸显

随着档案数字资源的不断增加，数据安全问题也变得越来越突出。由于科学技术的发展，档案信息化事业也步入了一个全新的阶段，文档数量来源的数量以几何级别的增长率不断攀升，归档单位面临着如何有效安全存储大量资料的挑战。然而，很多档案的存储媒介早已使用数年，当中一些甚至早已超过使用周期，如果超出这一周期，数据丢失的可能性将会大大增加。根据最新报告，部分档案资料现已无法被正常读取。另外，文档数字资源保存面临着诸多挑战，包括非结构化数据量庞大、文档格式不一致、存储媒介准确性不稳定、有关技术标准不完备以及管理机构不一致等主要难题。由于这个原因，我们不得不采取相关措施。数字档案是国家机密和重大敏感性资料的宝库，其中囊括了政策、经济、文化、科学、军队等方方面面，如果这部分资料受到破坏、流失或篡改，将会给我国档案管理事业造成极其严重的后果，甚至可能无法弥补。从国家安全战略的角度出发，为了补充档案安全工作的不足，解决档案数据长时间安全存储的问题，迫切需要建立一套完善的数字资源安全存储的整体解决方案。

（三）数字档案的载体相对脆弱并技术更新较快

载体的寿命和脆弱性是影响数字档案安全存储的重要因素。数字档案的保存时间可能比纸张要长，但根据最佳的保管条件，磁性载体的保存时间可以达到十年左右，若保管不当，还容易出现故障。这对于数字档案的长期保存来说是远远不够的。除了载体本身的寿命之外，相对于纸张，更容易受到来自外界的损伤。这其中包括存储环境中的温湿度、磁场、阳光、灰尘，甚至是空气以及人工操作不当带来的载体化学与物理损害。这类损害往往很难察觉，一旦发生就会造成数据内容部分或者整体丢失，而且很难恢复。相对于载体寿命短、易受损来说，更为严重的问题是技术更新速度太快。数字档案从产生之初就对生成它的系统、技术与设备具有依赖性。而计算机行业可谓是“一天一个样”，电脑硬件、软件系统、存储载体等很快就被新的产品所取代。这些新的产品也很难做到隔代甚至多代向下兼容。所以，在若干年后可能会出现保存得好好的载体却找不到能够读取的设备和技术的糟糕情况。

四、数字档案安全存储的对策

(一)开展数字档案存储状况的调查统计工作

为了确保数字资源的长期安全存储，我们必须深入了解其存储状况，并进行全面的统筹规划和协调。由于我国有许多不同级别的档案部门，档案数据存储状况繁杂多变，因此，我们需要对其进行全面的调查统计，以便更好地了解其真实存储状况。首先，我们需要确定调研的重点，并将其集中在文件信息的储存、储存工具的使用、储存过程中出现的问题及其安全性控制策略等方面。其次，我们需要确定调研的对象，并以国内外综合档案馆为依托，而且还要掌握我国重点单位的档案数据存储状况。为了保证调研工作能够达到预期效果，我们需要建立一个调研组，制定详细的工作计划，并明确各个人员的职责。此外，我们还需要对具有信息安全危险性的计算机文件实施信息转移，并对涉密文件和重大文件的储存媒介实施检测和确认，以保证它们的长久可用性。经过全面深入系统的调查统计，深入挖掘文件数据信息长久保存的潜在问题，紧密结合档案单位实际情况，制定出有效的对策和规划，以便更加精准地实施对策。

(二)推动数字档案存储技术的国有化

数字档案资源是党和国家重要信息记录的宝贵财富，只有将其有效地保护和管理，才能确保我国安全。为此，需要建设一个依托国产独立自主控制的软硬件环境，以确保档案数据的安全性和可靠性。随着我国加大发展信息技术产业的政策指引，中央出台了一系列重要措施，包括加速推行国产自主控制替代工程、建设独立可信长期存储互联网系统、实行网络安全情报行业核心技术装备攻坚规划等，以此为基础，为档案数据存储管理事业提供了明确的目标。为了实现档案数字资源存储技术的国产化替代，我们必须明确目标，确保数据信息长期安全可靠保存，防止数据信息流失、篡改和泄密等问题。此外，为了实现更好的效果，我们必须制定一个详细的计划，包括建立一个完善的工作流程和机制。确定策略、进行试点示范、进行评测验证和创新推广。最后，我们还需要加强保障措施，在政策、组织、技术和配套资金方面提供有力支持。

(三)加强数字档案长期存储技术的研发

习总书记强调“把核心技术掌控在一个人手里”，为了做到数字档案资源长期存储，需要建立一个自主可控的国产化存储技术产业。从自身研发设计出发，存储系统的核心技术，建立一个安全可靠、可信赖的数据储存平台，以确保数据储存的安全性和可靠性。换言之，我国需要有自己的存储介质、芯片、操作系统、存储管理系统等一系列国产化产品。因此，为了满足我国的存储需求，国家档案主管部门应该与有关科技企业合作，建立一个综合决策机制，以支持文件图形资源存储。此外，档案部门还应该密切关注数据库信息技术的开发和运用，加大信息技术交流活动，积极组织进行大量数据存储技术、存储媒介稳定性的研究，并建立相应的标准与规范，为客户提供专业的决策支持，使文件的数字资源得到更加严格的管理与维护。为了更好地推动档案部门的发展，为了更好地把握未来存储技术的发展趋势，我们应该开发具有自主知识产权的存储技术，建立档案数字资源存储的试点单位，探索有效的体制机制、标准规范和技术支撑体系，以及验证存储技术的可行性，以期在相关领域和行业形成规模效应，最终实现全国产化的存储技术产业体系，从而彻底摆脱对国外技术和产品的依赖，实现档案数据的安全、高效、可靠的存储。

结论

档案是人类社会记忆的载体，也是历史记录的重要证据，其有着鲜明的时代烙印，也能反应出不同历史时期的物质文化。数字档案安全存储管理工作可谓是至关重要，加强信息化建设，实现电子化和数字化管控，以确保档案材料的完全可靠。本文针对数字档案存储技术、数据安全、存储载体等方面存在的问题，提出了相应的策略，其中包括开展数字档案存储状况的调查统计工作，推动数字档案存储技术的国有化，加强数字档案长期存储技术的研发。希望能通过此策略，实现长期存储技术的国有化发展，有效助力档案管理工作。

参考文献

[1]姜俐.数字档案的长期安全保存策略[J].黑龙江科技信息,2015(18):196.

[2]史金.档案数字资源长期安全存储的对策建议[J].北京档案,2022(07):38-40.

[3]毕朋营.网络环境下机关数字档案安全管理研究[J].兰台世界,2022(05):122-124.

[4]杨重高.数字档案资源的安全存储[J].中国档案,2014(11):54-57.