事业单位会计档案电子化管理现状与优化策略

事业单位会计档案电子化管理现状与优化策略

张小珍

乌鲁木齐市皇仆商贸有限责任公司

摘要：随着社会上高科技的不断蓬勃发展，电子计算机应用逐日应用到传统的会计工作中，组成了一种新的会计分支，即会计电子化。会计电子化的广泛应用在很大程度上提高了会计的工作效率，促使会计愈来愈适应当前信息时代下的财务管理。会计电子化是以计算机为主要媒介，很多会计信息资料都被保留在计算机中，并通过互联网来做到数据交流于传输。然而由于计算机技术与互联网技术自身的缺陷，给电子化会计档案的管理构成了一定的不安全环境因素影响，如软件损毁、档案缺失、或资料被人窃取等等。为此，巩固电子化会计档案的管理工作已是一件泼在眉睫的任务。

1会计档案与的概念

1.1会计档案的与其的概念

在新《办法》出台前，我国对会计档案的定义一直以1998年出台的旧《办法》为准，指会计凭证、账簿和财务报告等会计核算相关资料，能够直接反映企业经济业务的文件，具体分为会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类四个大类。2017月1日开始实施的新《办法》将会计档案定义为单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项

1.2会计档案的具体含义

会计档案的意思是通过整理会计档案形成完整的电子会计档案。当前有关会计档案的具体规定比较少，新《管理办法》第八条规定：如果一同满足下列条件的,企业内部形成的归于档案范围的电子会计资料可只通过电子形式保存,形成电子会计档案:

（1）形成的电子会计资料具有真实的来源,由计算机等电子设备形成和传输；

（2）使用的会计核算系统能够正确、完整、有效接收到电子会计资料,可以输出符合国家标准归档格式的会计凭证、账簿、财务会计报表等核算资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（4）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改；

（5）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

1.3会计档案的用处

会计档案可以降低管理成本，减少资源浪费，提升财务管理效率，弱化财务人员劳动强度，同时还可以实现信息共享。具体优点如下：

（1）有利于财务处理自动化

（2）有利于节约管理成本，提高财务管理效率

（3）查询便捷，实现数据共享

（4）提高了档案管理水平

（5）有利于会计档案的安全性

（6）有利于会计档案全生命周期管理。

2会计电子化档案管理存在的弊端

2.1传统档案管理的不足

现阶段的会计文件仍然继续使用传统的档案管理形式，主要是企业在各种经济活动中产生的会计凭证、会计账簿和其他纸质会计信息向档案管理室接收和传输，由档案管理工作人员保存原始档案记录的数据。

1、原始会计凭证都是以各种纸质的形式存在

纸质原始凭证更容易受到人为因素或环境因素的影响而受损，不利于档案的保留。纸质的原始凭证不能与电子记账凭证相结合，造成原始凭证和记账凭证的相分离 ，这在传统会计上是不允许的；对于比较大的经济业务量的公司来说，采用纸质的原始凭证来进行登记记账凭证耗费了资源，占领室内空间，重要的是不符合当前电子商务的潮流，造成原始凭证和信息化不相符，致使不能符合现阶段时代的需求。

2、会计资料始终是传统的管理体制

（1）这种传统的会计档案管理方式并未产生一个完备的会计信息数据库系统，这有可能造成会计信息整合十分困难，它需要事先查阅所附的会计凭证数据然后再整理会计信息，这样做费时费力，而且低效。

（2）由于大量的纸质会计资料被储存在档案管理室，不仅占用内部空间，而且导致人工管理成本增加。

（3）这种传统的管理手段在这高信息技术时代已经落后了，无法全然符合人们对会计档案的适用需求。

2.2会计电子化档案管理的网络安全情况

随着社会经济、文化的持续发展及档案的具体需要所造成的考验,档案理论的巩固和研究的深化将是必要的.在自然过程中，不应该是人为的，而应该是客观的，我们必须适应这一客观规律，更好地管理档案，更好地管理生产生活，更好地管理信息,发展档案信息电子化,已经成为我们难以回避的历史必然.

1、会计档案质量的安全

如果长期经常使用或过度使用纸质数据，则极有可能破损或丢失；纸质材料较弱，对环境的适应性较差，更容易被破坏；会计软件形成电子会计信息，不仅保留数据，而且保存与数据相关的其他信息，鉴于这部分资料基本上是书面的，可能会被销毁；电子会计记录很容易复制和修改，这样可能会导致财务安全问题。

2、会计档案数字化的安全

（1）网络系统的安全性。局域网和企业外部网络之间的过滤不受严格控制，可能受到外界病毒的影响，而局域网中的计算机则到病毒相互影响。这将造成本地局域中断痪和关键数据遗漏。

（2）资料的安全性。数据的丢失和损坏，甚至是由于版本更新导致计算机系统的破坏造成破坏计算机系统版本更新，数据的丢失，电子化会计软件不平衡的可靠性和稳定性也会直接造成计算机系统和数据库系统的遗漏。

（3）应用层的安全性。在实际应用过程中的不同的用户结构面临着文件管理信息系统运行不当的问题，导致数据丢失和泄露。用户结构的不同应用将导致会计系统中电子数据的恶意更改，从而造成电子信息揭露、人工虚假等违规行为。

3会计电子化档案管理应对

当前网络计算机的高速发展使得企业的会计核算主要是用会计电子化软件来完成，会计电子化档案管理在会计监管中至关重要，所以针对以上难题指出如下提议：

3.1建立完善的会计电子化档案管理体制

只有根据企业的具体情况，创建合乎企业蓬勃发展的档案管理体制，才能科学合理地保证档案管理地有效实施。首先必须建立制度和会计档案的归档，同时，对有效的财务会计信息备份，与计算机会计系统和会计软件程序的操作过程保持相同的文件，和会计电子化系统和会计软件的操作程序进行二次维护。确保电子会计记录的安全管理很重要。同时，必须保持和记录按时间顺序进行的经济业务的会计资料，以便随时提取查阅。最后，需要加强档案检索系统的建设，为会计档案的管理设计相关的企业财务信息，一旦会计档案损失将对企业导致严重的危害。因此，有必要创建一个严格的审核制度，在管理中确立责任，并确保会计档案中所载资料的安全。

3.2强化会计电子化档案的管理与存放

（1）会计电子化档案管理应另设专职工作人员，而不是出纳人员管理。其职责是：按照规定的时间，备份和归档各类相关会计资料在手机上的信息，并填好会计档案保密措施，确保会计档案保密的安全性，并且不得擅自借阅。经会计主管和业务负责人批准，允许借用、复制退存的磁盘，应当检查并杀毒。

（2）必须完成备份工作。迄今为止，会计电子化应用程序普遍支持硬盘的同步备份，会计数据备份到硬盘。此外，还应该双重备份，同时需要注明每次需要备份的备份者和备份时间，分别放在两个各有不同的地方以防范自然灾害而导致会计电子化档案的毁坏和不可恢复的系统事故。

（3）会计电子化档案库房管理要严苛。一般而言，对于会计电子化档案是会存放在一个专门订制的档案盒里，并准备好防范工作，以免造成数据遗失。会计电子化档案应该避开强磁；会计电子化档案储藏室一定要有防火墙，并且配备灭火器，每年都要定期检查；库房应配置温度计和湿度计，并且配备空调设备，时刻关注仓库环境温度以便第一时间展开调整；必须确保会计电子化档案储藏室清洁卫生，并且应当配备除尘设备。

（4）当由于工作调整和会计电子化档案管理员替换时，应该办好交接手续。做好会计电子化档案传送的记录，需标明移交文件的名称，数目序号，起止年度，保管时间。当会计电子化档案被清空时，相关人员应当在销毁清册上签字，并将销毁状况调查结果给单位负责人。

结 论

会计电子化的出现使得企业会计核算能力具有突飞猛进的进步。信息技术在发展，技术在创新，会计也应该追随时间潮流的步伐，努力闯出一片天。虽然当前的会计电子化发展尚未成熟，会计电子化档案管理功能目前不够稳固完善，但是正是因为时代的变革所产生的各种难题的存在，所以才要求新时期的我们在将来的会计工作中充分发挥自己的能力，努力工作，努力解决问题。为未来的会计可持续发展进程献出自己的一份力，我们有理由坚信，电子化会计档案的管理制度毫无疑问会更好，我们的工作也越发准确明了，会计电子化事业也将蓬勃发展。

参考文献：

[1]田巧芬，会计电算化条件下的会计档案管理[J].中国卫生经济，2018

[2]王皓.会计电算化档案管理的特点[J].兰台世界，2018

[3]孟根其其格，档案信息化问题浅谈[J]. 内蒙古科技与经济，2018

[4]刘淑云.会计电算化后对会计档案形成与管理的影响[J]. 兰台内外，2017