我国个人档案管理现状及对策研究

我国个人档案管理现状及对策研究

周少宇

山西省交口县创业就业服务中心

摘要：该文在有关理论分析的基础上，研究了个人档案有关资料的处理问题，给出了个人档案管理工作的改革目标和意见。应提高个人档案管理意识，重视其工作的实用性；通过将纸质资料和电子材料互相衔接的方式；采用现代化设备和先进的管理技术；建立个人档案的保障制度。

关键词：个人档案；管理；现状；对策研究

引言：

随着时间的进一步发展与变迁，个人档案在人类社会中所提供的历史定义被赋予了全新的角色，其自身的保存方式也出现了相应的改变。作为在人类社会各种活动中所产生的最有保存意义的原始记录，个人档案对人类社会的发展历史有着巨大的作用。通过个人行为而产生的历史信息、个人档案等是社会记忆的主要内容，而个人档案又是保护和追溯社会记忆的主要内容。在以往的历史条件下，所产生出来的个人档案保管方法，在随着时间的变迁下难免会出现不相适应的管理问题，为使个人档案的社会作用能够更有效的得到运用，本章将就个人档案管理问题作出简要研究，并提供探索的思路，以推动社会档案工作更良好的开展。

二、个人档案的现状研究与处理问题研究

(一)个人档案相关问题调查情况

采用问卷的形式，对市民关于个人档案的保存状态及其认知的有关情况作了粗略考察。因为个人档案中的人事档案这部分内容对一般市民来说了解相对较少，所以，本次问卷调查将重点了解一般市民对关于无人事档案中的个人档案保存状况的有关情况。

此次调查共搜集有效调查答卷一百七十八份，当中男子占八十份，女子占九十八份，比率接近于1：1。除了年纪之外，此次的调查也要求被调查者根据年纪与学历加以区分，调查研究问卷样本全部是年满十八周岁及之上的青年，将年纪以"18岁—25岁"、"26岁—35岁"、"36岁—45岁"、"46岁—55岁"、"56岁及之上"分为五大年纪，当中以"18岁—25岁"为主，占比63.48%，"56岁及以上"最少，占比0.56%。

通过调查问卷可以了解到，在保留个人档案的习惯上(此处指除人事档案外普通公民可以私自留存的个人档案资料)，67.98%的受调查对象表示有此习惯，剩下32.02%的公民则表示没有保留个人档案的习惯。在有保留个人档案习惯的121个受访者中，以实物形式保存的人数占比25.62%，以电子形式保存的人数占比18.18%，而大多数人则是采用实物+电子的形式保存，占比56.2%。关于"个人档案是否具有社会意义"的问题，59.5%的受调查者认为是具有意义的，8.26%的人认为个人档案不具有社会意义，剩下32.23%的人表示不清楚。

(二)个人档案管理的现状分析

(1)除个人人事档案以外的其他有关个人档案材料的现状以及调查说明。除人物档案以外的一般公民在社会活动过程中所形成的活动信息材料，是所有个人档案中最主要的一部分，也是一个公民除人事资料以外，自身所可保留的有关社会活动中诸问题的主要证据。但因为除人物档案以外的所有个人档案中形成的对象是每一位一般公民，其规模庞大，活动信息材料复杂，不易于统一搜集，所以其主要保管者也应该是一般公民自己。

(2)人事档案工作的研究。个人档案，是指记载了某个人的主要经过、政治面貌、道德作风、专业技能、业务成绩、工作绩效等个人状况的档案资料，是企业人事管理工作在组织等范围内的主要依据和参照依据。是个人档案中不可或缺的重要组成部分，而个人档案的管理情况也对企业个人档案的调整发展具有着重要的作用。

三、关于个人档案制度的改革思路和意见

(一)强化个人档案建设意识，注重其内容的实用价值

思维是行动的先导，知识是形式的保证。个人档案的重要意义毋庸置疑，而个人档案的有效使用对经济社会的建设，作用巨大。

首先，对于人事档案管理，养成良好的意识是非常关键的前导性要求。在此基础上，征集人事档案信息中还要注意不能浮于表面，尽量采取提供针对性的、面对面的交流等手段来增强档案信息本身的真实性，使之更能体现自身优势。

其次，针对无人事档案的个人档案存留现象，档案机关有关单位必须从思想意识上进一步积极。另一方面，档案机关还应通过各种途径让人们认识到普通人的个人档案对社会存在的实际意义，同时引导人们积极保存自己的档案，以建立完整的个人档案。另外，档案机关自身也应强化自身在个人档案资源建设方面的公共责任，扭转现实中的档案机关对一般公民个人档案资料的不关注的局面。档案内部工作者应认识到向现代公众档案机关转变的意义，主动树立服务于人民的公众档案观念。

(二)一种纸张材料和电子材料互相填充的方式

中国的档案资料通常使用纸或物品为媒介，以完成存档及进一步的工作。但随着中国经济社会的发展，在许多方面的个人信息数量都迅速增多，而个人档案也不例外。如果继续使用原有的纸质资料信息进行个人档案的查阅和保存，将一方面带来了存储空间上的极大困难，另一方面，经过长时间储存的纸质资料信息也会产生损坏、文字模糊不清的状况，从而严重干扰了个人档案在日后的正常检索和使用。

时间的流逝导致数字化的储存手段更加适合于现代社会的个人档案处理。另一方面，针对个人档案中的档案部分来说，通过数字化的保存手段，克服了以往查找存放在不同位置的纸质个人档案信息上的麻烦现象。而另外，针对个人保管的不是人物资料的个人档案信息来说，时代的进步产生了不少除纸质文件信息之外的新类型档案资料，比如上班时的影像信息、开会时的音频文件等，这种类型的个人档案信息可以通过数字化的保存手段有效保留。

(三)完善个人档案管理保障制度

制度是对一个社会的所有行为的主要保证，在对个人档案管理工作的保障制度上，还必须明晰职能和组织架构。在职能层面，个人档案管理的各个部门都应当明确各自工作范围，并根据现代个人档案管理的理论实践和社会实际需求，逐步补充和健全现代个人档案管理工作的有关规章制度。在组织架构层面，档案机构应适当考虑个人档案管理的历史现状，从自身的组织架构上，根据现代个人档案管理工作的新形势和新特点，对人员分工和机构设置等做出一些改变，使机构整体上更适合于现代个人档案管理工作的新要求。另外，就人事档案来说，更要重视建立健全机制，规范操作过程，慎防伪造的个人信息混入档案中。

结束语：

目前我国个人档案管理还面临着不少困难，这就需要部门有关人员的关注和职工的主动协助，本篇对当前个人档案管理工作的现状及解决办法作出了介绍，期望能为同行和一些热心人员提供一点帮助。

参考文献：

[1]黄体杨.我国个人档案管理研究述评[J].档案学通讯，2016(3)13-18.

[2]赵跃.数字时代个人存档研究框架的构建[J].档案学通讯，2017(2)63-68.