强化人大机关档案管理工作

强化人大机关档案管理工作

王海泉

科尔沁右翼中旗人大机关预算联网和综合保障中心   内蒙古  兴安盟  029400

摘要：众所周知，机关事业单位内部管理工作较为复杂，其中档案管理是一个非常重要的环节，是影响机关事业单位的运转效率的直接因素，而新形势下，传统档案管理已经无法满足机关事业单位发展的需要。对此，机关事业单位要力争走在时代发展的前沿，积极探索卓有成效的管理方法，为档案管理效率与质量的提升助力。近些年来，现代信息技术迅速普及，数字化管理成为一种大势所趋，在各行各业中得到了越发广泛的应用，机关事业单位也不例外，各个地区的单位都积极投身于档案数字化管理措施的探索中。本文分析了强化人大机关档案管理工作的主要措施。

关键词：新形势；机关事业单位；档案管理

前言：近年来，在人大换届选举、规范性文件修订、人事任免文件查询等方面，特别是每年召开的市人民代表大会中，人大档案资料均发挥了重要作用，且效果明显。

1. 人大机关档案管理工作的重要性

在人大机关各项工作的落实过程中，档案管理和利用是十分重要的一项内容，一旦档案的处理方式不够正确，可能造成资料泄漏、文件损毁等相关问题，因此需要人大机关对档案管理工作加大重视。具体来说，人大机关针对单位内部的相关文件资料，需要及时做好收存、编号以及备份等工作，从而确保能够有序处理，节约工作时间，有效总结工作开展情况。结合当前机关工作现状进行分析，可以发现其工作内容十分复杂，这也使得人大机关内部的档案内容相对较多，通过有效处理档案，可以确保机关档案工作满足具体的社会发展需求，实现机关档案的科学化、信息化以及现代化管理，从而全面提升人大机关的工作质量和效率。

2.新形势下人大机关档案信息化管理中存在的问题

2.1制度化管理有待加强

档案管理并不仅仅是对档案资料进行整理与保存，既要本着对历史负责的态度，还必须要服务于现实，也要为未来做好准备与打算，最大限度发挥出档案管理的现实意义与长远价值，切切实实开展好档案保管、统计与鉴定工作。在数字化管理成为主流趋势的今天，越来越多的机关事业单位积极推动档案数字化管理，但是，仍有部分机关事业单位尚未对档案数字化管理的内涵形成深入理解，对数字化管理的内容与范围模糊不清，并未深层次地研究怎样科学开展档案数字化管理，一定程度制约到档案管理的成效。正是因为缺乏科学的制度标准，导致档案数字化管理质量参差不齐，难以达到规范化的统一管理目标。

2.2现代化管理设备不足

数字化技术在机关事业单位档案管理中的有效应用，对于档案管理质量的提升起着促进作用。纵观当前人大机关档案管理情况发现，对于数字化技术的应用缺乏全面性，不少机关事业单位采取的管理技术具有滞后性，无法满足实际的档案管理工作需求。在数字化技术的应用方面，大多数机关事业单位投入的资金远远不够，无法做到第一时间更新升级档案管理设备，导致设备陈旧情况越来越突出，无法达到当前阶段档案管理的应用标准，严重阻碍到档案数字化管理的整体效率。当前阶段，很多人大机关档案管理中，计算机检索至今尚未得到广泛的普及，主要的方式仍然是手工检索，增加了档案管理的工作量，降低了档案管理的效率。例如，机关事业单位人事部门在整理人员档案时，由于档案数量庞大，手工检索方式耗时长，导致档案管理效率较低，对档案管理的高效推进带来不利影响。

2.3档案管理人员经验不平均

随着档案数字化管理进程的加快，对档案管理者提出了更加严格的要求，必须要具备较高的综合水平。在机关事业单位当中，档案管理人员通常人数比较少，年龄普遍偏高，而且大多非专业出身，主要是依靠自身工作经验来进行管理，导致对数字化技术的掌握程度不高。从机构编制角度来看，机关事业单位对于这方面的管理非常严格，导致档案管理人员的替换无法满足工作需求，对档案数字化管理成效产生了直接影响。虽然档案业务培训有助于提高档案管理者的管理水平，但是无法解决深层次的专业问题，所以实际工作中急需专业管理水平、专业素养兼具的综合型人才。只有具备了专业性强的管理团队，才能增强机关事业单位的档案数字化管理成效。

3.新形势下强化人大机关档案数字化管理的策略

3.1进一步强化人大档案工作的思想认识

人大档案是人大及其常委会工作及活动的原始记录，是地方国家权力机关建立和发展的历史见证，是人大机关的日常性和基础性工作，具有很强的政治性、机要性、服务性、科学性。因此，人大常委会机关要充分认识人大档案工作的重要性，本着“抓好档案管理，服务人大工作”的原则，把档案工作提上重要议事日程，进一步加强对档案工作的领导，帮助解决各种实际问题，加大对档案工作的投入，着力改善档案工作条件，强化档案业务培训，确保档案工作“有人管、有人抓、有人办”，努力为人大档案工作发展创造良好的环境。

3.2进一步强化人大档案工作的制度管理

要建立健全档案管理相应的规章制度，从档案收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等各环节进行规范，确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。进一步明确档案工作的职责和任务，以及归档范围及整理要求，做好目录索引，统一装订格式，严把档案归档质量关。要建立健全经常有序的检查制度，具体做到“三个结合”，即：自我检查与单位检查相结合、上级检查与档案系统检查相结合、短期检查与长期检查相结合。建立健全切实有效的激励制度，人大档案工作要适应新形势，健全激励机制，以此调动工作人员的工作积极性和自觉性。建立年度考核制度，强化档案目标责任制考核，确保把档案工作做实做好、做出成效。

3.3.进一步强化人大档案工作的队伍建设

档案管理人员素质如何，直接关系到档案事业的发展。因此，建设一个强大的高效档案队伍，就是把政治素养强、业务能力精、热爱档案事业的同志，充实到档案队伍中来。同时，进一步增强服务意识，发扬乐于奉献、精益求精的精神，不断提高服务质量和水平。加大学习培训力度，采取多种方式对档案管理人员进行培训，更新知识、提高技能。特别是要加强对信息自动化系统的学习培训，掌握信息技术新知识，开展电子文件归档工作，进一步提高专业化水平和档案管理质量。

4.结束语：

综上所述，随着信息技术的快速发展，人大机关在开展档案管理工作时应有效采用先进的科学技术，使档案管理工作效率得到提升。相关人大机关需要及时创新自身的档案管理工作理念，对信息化技术加以运用。同时，还需要分析当前阶段工作中的不足，采取有效对策加以解决，为机关事业单位稳定可持续发展助力。

参考文献：

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