从实务细节探讨生物类企业如何做好研发支出核算工作

从实务细节探讨生物类企业如何做好研发支出核算工作

吴俊浩

潮州市交通运输工程质量监督站

摘要：研发支出企业所得税前加计扣除是一项税前优惠政策，对企业节税意义重大。而研发支出加计扣除依据的是企业提供的研发支出核算审定表，因此，企业研发支出核算与管理非常重要。文章重点分析实务中，生物化学类高新技术企业研发支出核算与管理存在的问题并提出对策。

关键词：研发费用加计扣除；生物化学类企业；实务问题；管理对策

研发支出核算与管理工作主要涉及到企业研发部门、财务部门。本人曾在生物类企业工作过，作为财务负责人，成功主持研发费用加计扣除专项审计工作。下面将从四个方面，仔细剖析研发费用加计扣除常见问题以及一些注意事项。

1、研发人员人工费用核算常见问题及对策

1.1需做好研发人员工时台账

人员人工费用统计一定要是“直接”从事研发活动所产生的费用。考虑到有些生物类公司研发人员的工作，也兼具着营销性质。例如，生物类公司会召开各种生物医学类的学术研讨会议。会议邀请从事研究开发的人员参加，也会邀请行业巨头，投资方等参与。企业研发人员在该类学术会议中分享研究成果，试图争取投资方、客户，拓宽上下游产业链。这样，研发人员的工作其实是带有营销的性质，需要比较详细的时间工作表来确定研发人员直接从事研究开发的时间。基于此，建议研发办公室文员需要按项目统计研发人员工时，按月向财务提供研发人员项目工时统计表。

1.2研发人员所学专业需与研发项目相关

人力资源部门提供人员花名册可以初步判断研发活动的真实性，花名册包含人员姓名、学历、所在部门、专业、职称、职业资格等信息。例如，生物类公司的研发人员专业一般包括：生物学、化学、医学、药物学等。假设某人员的部门归属于研发临床检验部，但其专业是市场营销、经济管理、电子商务等与研发类型不相关的专业，就不能够归属于研发费用。因为财务人员处理费用报销，费用类型是否为研发费用，主要依据人员所在部门而不考虑工作性质。这样就容易入错会计科目。所以最好是依据人力资源部门提供的人员名单来明确工作性质，再结合研发部办公人员提供的研发人员时间分配表来确定最终直接从事研发活动的人员时间。基于这个时间表来作为研发人员工时比例，并进一步划分出基本工资、五险一金等分配的金额。

1.3区分好研发费用加计扣除人员口径、高新人员统计口径

研发人员在职天数没有183天的规定：未满183天的研发人员可以享受研发费用加计扣除；高新人员统计口径则要求研发人员在职天数必须满183天。所以应该要计算他们具体的入职、离职日期之间的工作天数。必要时，税审人员可以进行人员随机访谈，了解其专业背景，抽取劳动合同等形式，来佐证信息的勾稽是否正确。

2、直接投入费用核算常见问题及对策

2.1研发部门电费统计需科学合理

直接投入费用，主要是直接消耗材料费，燃料费以及动力费。电费是所有企业中最常见的直接投入费用。实务中，多数企业办公集中在一幢楼，且只有一个电表，而电表记录了各个部门的总用电量。电表要具体划分到各个部门，是比较难的。财务人员需要跟行政人员沟通，给研发部门专门安装一个电表，来确定电费用量，基于此来确定直接投入的燃料动力费的具体金额。这是最科学合理的做法，如果不行，只能按各部门耗电量月平均比例来分摊电费。

2.2领用研发材料需规范操作

直接消耗材料费用的核算，对财务人员的综合能力要求就更加严格。这不仅要求其懂得费用划分，还要需要学习成本核算的知识。最好是之前先做过成本核算的会计人员，来做研发费用的划分，会做的更加精准。

首先，要做好研发项目材料出库、入库的核算。财务人员在ERP软件下载材料出库单，材料出库单里面选择出入库类型为研发项目材料出库、研发项目材料入库。材料出库，就是领用研发材料，产生费用。而材料入库，就是原料、中间品、半成品、成品的入库，或者是实验后剩余的材料再重新入库，这样要冲减研发费用。

其次，领用研发材料可能与项目名不对应，需进一步核实。材料出库单包括物料编码、物料名称、数量等，每一条材料出库单都要有对应的研发项目。成本核算人员，每次导出材料出库单后，应该及时找研发人员核实项目归属。因为有时领料会选了错误的项目名。例如，出库单为领取HPV人乳头瘤状病毒的材料，对应的项目是“新型冠状病毒的研制”，这是很明显的错误。因为领用的材料跟对应的项目是不同的研发活动，最终是归属于两类不同的产品：一类是检测人乳头瘤状病毒的研发产品，一类是检测新冠类病毒的研发产品。

所以，采购部门、仓储部门、生产部门对研发材料采购、领用材料，需要规范领料人员的操作，每次采购、领料都需要选择对应的研发项目。研发部门的领导也要仔细核对研发人员领料所选的项目名，审批环节主要检查领取该类材料的适当性、必要性，领料的项目是否正确等。仓储人员确定出库后做材料出库单。当然，领料过程中只能够看到数量，而非金额，材料金额只有财务有权限查阅，也即不相容职务相分离。

另外，不一定每次领用研发材料都归属于研发，还有可能归属于管理费用。例如领用的研发材料不是为了做实验，而是产品原材料检验，或者领到了报废品。

还有一个细节需要注意，就是领用的是通用材料，需做好后续项目分配。比如材料A既可以用于制作新型冠状病毒产品，它也可以制作HPV人乳头瘤状病毒类型的产品。领用人员一开始不确定这个材料将来是用于新冠类产品和人乳头瘤状产品的比例。所以，该类领料单应该在消耗完之后，及时去完善领用的具体比例，归属到正确的研发项目。

财务内审人员核查时最好是引入生物、医学等相关专业人才，对生物类产品成分进行鉴定，确定某研发项目所需的原材料是否为必须领取。具体而言，需查看产品的BOM表格具体构成，了解原材料具体概况。当然，材料的构成涉及到商业的机密，产品内部配方也不宜对外提供。建议跟领导层沟通，需要签署好保密协定，再进一步的核查清楚。

3、折旧费用核算常见问题及对策

3.1注意固定资产的存放地点

折旧费用包括了研发活动的仪器以及设备的折旧费。在实务工作过程中，可能有其他部门向研发部门外借设备的情况，需注意固定资产的存放地点。例如本来归属研发部门的固定资产，但存放地点放在了行政办公室，这样就应该去了解实际原因。如果实际使用部门确实是行政办公室，则该固定资产的折旧就不应该计入研发费用。必要时还要进行一些抽检和盘点，检查仪器设备，例如实验天平、保温容器等一些容易被移动的轻便的设备，是否在研发部门使用，防止部分设备被移去其他部门，而没有在财务软件上及时修改使用部门等信息登记，研发文员需要及时登记各种设备的使用工时。

3.2注意固定资产的所有权归属问题

有些生物类企业会与医院达成投放仪器的协议：生物类企业购入检测仪器仪器设备，并存放在医院，使用权在医院，所有权归属企业。这样做一方面可以宣传推广企业品牌与服务，另一方面也可以节约医院资金。例如投放的仪器为PCR扩增仪，用于扩大样本DNA信息。医院实验员可以用此仪器研究开发，但医院人员是属于医院的人，不属于企业的人员。实验项目也非企业的项目。所以，即使该设备适用于研究开发，它所产生的费用也不能计入研发费用。

4、其他核算常见问题及对策

4.1并非所有研发费用都可以加计扣除

有些费用可以归属为研发费用，但不可以加计扣除。加计扣除只是20类列举的研发事项才可以加计扣除，列举之外的其余事项，都不属于加计扣除范围。例如：研发人员的办公费用不可以加计扣除、研发场所的装修摊销费不可以加计扣除、未实际支付的股权激励，以及研发人员的通讯费、运输运杂费等，都不可以加计扣除，但这些都可以归属于研发费用。

其次，优化项目也需注意是否可以加计扣除。研发后形成了无形资产，并取得了一定的专利技术权产品，可能还会继续会发生研发费用。因为产品上市后，得到了市场反馈，可能还会有新的调试，以便更好迎合市场需求。在原有产品技术上进一步的测试，就是上市之后的项目优化，所产生的费用也可以归属于研发费用支出，但不可以加计扣除。在填列加计扣除审批表时，只能够被调整为优化项目，不能够参与加计扣除。

4.2研发人员差旅报销单的填写需规范

有些企业规模较大，研发人员遍布全国各地，经常有区域人员借调、技术支持、跨项目合作研发等情况。研发人员出差期间的费用，如果与研发活动无关，则不能够归入研发费用。例如，研发人员出差去进行研发业务培训，但应该入管理费用的培训费，而不是研发费用，因为他跟直接从事研发活动是不密切相关的。

其次，研发负责人岗位具有特殊性。研发负责人通常也是部门经理等角色，兼具行政职能，研发负责人手头可能有多个研发项目同时进行。其出差可能是给其他驻点项目做经验指导或履行其他行政职能。其应该在出差报销单里面写明具体出差目的，来确定费用归属。若是研发活动还要特别注明是从事的哪些项目，依据人员工时进行项目划分。合理划分才可以归集到各个项目的具体金额里面。研发部门在材料、费用发生时由相关人员按项目名称填写费用报销单据或付款申请书或材料领用单，由项目负责人审核、分管技术工作的领导、研发部门负责人审核，并在报销单或付款申请书上签字后方可送达财务部，及时准确地进行统计，按月向财务提供实际发生的各项财务指标，为成本核算提供准确的数据。

4.3做好研发项目全过程管理

研发部门办公室负责汇总全公司研发项目，包含项目编号、项目名称、项目开始与结束日期、项目负责人、项目内容等，汇总后每月交给财务部备案。研发部门在公司研发项目在立项批准、落实和完成时，及时向财务部门提交项目开始和项目完成的通知单。立项后需在ERP系统建立研发项目档案，并邮件通知相关人员，告知与该项目相关的费用必须归入此项目。结项后，需及时关闭项目，做好台账登记，并邮件通知相关人员，告知与该项目相关的费用在项目结束前要及时归集到此项目。

研发项目如果是当年新增的，需要有查新报告才可以加计扣除。科技机构里面去做项目查新，确定该项目之前是没有做过，才有研究的意义。所以，项目管理组负责研发项目的查新、研发项目的结项，各类政府补贴的申请和验收资料的提供。

研发活动人员应该做好研发计划和总结工作。每年年初，研发人员需及时召开研究开发会议，邀请研发部门领导、财务领导探讨本年度研发活动的可行性，并列详细的本年研发计划。生物类研发项目通常耗时多年，进展缓慢。因为研究阶段可能有重大技术需要突破，临床阶段可能有需要收集到诸多阳性样本来做实验等阻力。这种情况也要在会议上及时了解当前存在的问题，以及下一步的计划。

5、结束语

总之，研发部门应负责编制和落实项目进展计划和全面质量管理工作，在部门经理的领导下，与公司的财务相配合，组织建立和健全部门的成本管理责任制，并对全公司的经济效果负责。研发部门对研发的各方面进行规范，配合好财务部及时做好研发费用台账，使研发费用支出合规合法，能接受国家相关部门可能的检查。