档案电子化试点工作的实践案例研究

档案电子化试点工作的实践案例研究

李玢玢,黄荣

长沙城投基础设施建设项目管理有限公司  湖南长沙  410000

摘要：数字化时代的到来，为企业进入数字化发展时代奠定了良好基础。其中，档案电子化相关实践活动的开展，在企业各项工作质量与效率提升起到很好促进作用。日常工作中，人们已经习惯用计算机与通信技解决问题，这就让电子文件量逐渐增多，特别是在一些特殊行业与岗位的工作人员。而为了进一步提升电子文件处理速度，企业根据自身实际发展需要进行档案电子化管理很有必要。

关键词：档案电子化；试点工作；实践案例研究

与传统的档案管理相比较，档案电子化的优势十分明显。传统档案管理与审批中，主要以纸质版档案为主，虽然某些时候使用纸质档案有其优势，但是其不以利保存、成本浪费等问题表现得也比较明显。而电子档案的使用，恰好可以弥补传统档案管理方式的不足。基于此，本文主要以档案电子化试点工作为例，对相关问题进行研究，仅供参考。

一、档案电子化试点工作的法律依据和背景

《中华人民共和国档案法》(2020年修订版)第五章“档案信息化建设”规定：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

截止到2022年12月，档案电子化试点项目全国仅有三批，湖南省仅有一批，顺应新修订的档案法相关条例，以点带面进行档案电子化试点，在档案的发展史上具有划时代的意义。

二、档案电子化试点的过程管理

档案电子化试点工作开展，需要相关人员在实践过程中深入探究，方能踏实走好每一步，为日后档案电子化发展奠定良好基础。

以长沙城发项目公司的新韶山南路（西湖路-昭山大道）项目为例。

（一）该项目为湖南省首批电子化试点项目。相关人员在档案电子化试点工作开始后，已经顺利完相关材料的申报工作，并于2022年6月28日被列入湖南省住房和城乡建设厅关于公布建设工程项目电子文件归档和电子档案管理试点名单（第一批）文件中（湘建函〔2022〕103号）。

（二）召开启动会，铺排工作目标和工作方案，这为电子化试点顺利开展奠定了基础。（图一、档案电子化启动会及实践培训图）

（三）组织培训并一对一实操。由于档案电子化试点工作与传统档案材料申报、审批等有明显不同，需要工作人员完全依靠线上处理的方式完成审批工作，为确保上传与审批中减少错误，提升相关人员工作实践能力也变得十分重要[4]。现阶段试点工作中，相关单位已经全部完成人员培训任务，这为后续工作开展做好了准备。

（四）截止到2023年2月，施工单位使用在线系统制作并上传工程资料原生电子文件共计一万余份。这一成绩的取得，让档案电子试点工作迈出了坚实的一步[3]。

图一、档案电子化启动会及实践培训图

二、档案电子化试点工作开展中遇到问题与解决方式

在试点过程中，遇到了一些问题影响到工作整体质量与效率。

第一，软件功能需要进一步完善。现阶段，档案电子化软件系统还不是很完善，特别是在一些细小问题处理上，还存在明显不足。比如，在申报与审批材料中，并不是所有的材料都需要审批，部分材料无需需要审批，这导致审批功能的使用变得混乱。

第二，软件服务单位暂未完善统计功能等。现阶段档案电子化系统软件中，相关功能的缺失，也是让线上审批工作受到影响的因素之一。

针对试点中遇到的各种问题，试点负责人从各单位收集意见，将档案电子化试点中需要完善的地方列出清单，协调解决。

三、档案电子化试点工作方法论研究

过程管理采用PDCA管理模式。为了更好的开展试点工作，发挥档案电子化试点工作积极作用，试点负责人在发现相关问题时，列出清单并运用PDCA（计划、执行、检查、处理）管理模式，积极解决问题。

运用两个方法进行管理。试点需要对接的单位众多，有长沙市城建档案馆、建设、施工、监理、设计勘察、软件服务单位等8家，试点负责人在开展工作的过程中，有两个值得借鉴的方法。一是帮助。在进度滞后时耐心的帮助进度暂时滞后单位找到原因，协调解决，使之完成任务。这对试点工作日后开展与普及等有明显促进意义。二是鼓励，要调动了全员的积极性，让相关单位相信试点包含着每一个人的努力，也一定会获得成功。这样既可以让试点单位更有信心与积极配合相关工作，看到相关人员的努力与付出，对电子档案试点工作顺利开展与发展等也有重要意义。

四、档案电子化开展积极作用与发展

（一）档案电子化开展积极作用

在参与档案电子化试点实践单位中，通过各单位总结与共同研究发现，档案电子化试点工作开展中，主要展示出来的优势有如下几个。

1.在节省成本方面有明显优势。

（1）节约运输成本。电子化以往档案审批中，主要以纸质版档案为主，由于单位之间办公地点的不同，资料审批需要用人工或邮寄方式送达从而产生费用，档案电子化工作开展后，审批过程可以线上操作，节省了运输成本。

（2）节约了纸张能耗。档案电子化工作实现后，将以往的线下形成纸质版资料转变成全过程电子化，无纸化，节省了纸张能耗。

（3）节省了人力成本，审批工作直接在线上完成，可节约资料整理人工、运输人工等人力成本。

2.大大提升审批效率。资料审批是一个复杂的事情，需要多个单位共同协作方可完成。以往审批时，需要一个单位审批后，将资料转移到另一个单位，方可进入到下一阶段审批工作。这期间会浪费大量时间，进而导致审批工作效率一直得不到有效提升。档案电子化试点工作开展后，这一问题得到了很好的解决，各单位可以使用线上审批功能，节省了较多时间，促进了审批效率。

3.节省人工。审批工作直接在线上完成，无需收集整理资料的员工、无需负责资料审批过程中运输的人工等。

4.档案的保存和查阅更加便捷。以往纸质版档案的保管需要占用大量建筑面积，档案电子化归档后，审批的保管和查阅在线上完成，查阅速度较以往有较大提高。

（二）档案电子化开展积极发展

档案电子化试点的未来工作发展中，需要相关单位关注以下几个问题。首先，提高思想认识。相关工作人员要对电子档案管理工作的重要意义要有充分认识。其次，加强学习交流。一要不断学习档案相关法律法规，二要积极开展培训工作，不断提升相关工作人员能力与水平，为更好的促进档案电子化发展奠定基础。再者，重视工作总结与创新。明确工作总结的积极意义，借助工作总结不断创新工作方式与完善相关问题。最后，积极做好档案电子化宣传工作，争取借助试点工作开展促进档案电子化全面发展。

结束语：

总而言之，档案电子化将成为全国档案的一个发展趋势，在试点工作中，相关人员既要明确档案电子管理中存在的不足，还要明确其优势，积极与各相关单位配合，解决问题扫清障碍，积累经验，为后期推广使用做好万全准备。

参考文献：

[1] 司惠菊,孙筠婷,薛迪. 计财信息化下的会计档案电子化实践及启示[J]. 中国总会计师,2020(7):154-156.

[2] 胡晓华,周薇. 新时代跑出“加速度”——浙江省衢州市档案局“最多跑一次”事项电子化归档试点工作纪实[J]. 中国档案,2018(12):34-35.

[3] 浙江省工作专班. 聚焦改革突破争先助力企业减负增效——浙江省增值税电子发票电子化试点工作综述[J]. 浙江档案,2022(11):45-46.

[4] 李纲. 数字时代会计档案电子化的研究与启示[J]. 国际商务财会,2022(18):63-65,74.