人大机关档案信息化管理的推进建设

 人大机关档案信息化管理的推进建设

那悦

黑龙江省海林市人大常委会，

摘要：人大机关档案信息化管理的重大意义首先在于其有助于大幅降低管理成本、提升工作效能。其次，信息化能在更大程度上深入挖掘档案信息资源，并且为有需要的各方提供更加可及的使用环境。信息时代大背景下，人大机关档案信息化管理推进建设更加需要提升通用性与兼容性，同时提高安全性与可控性，以及进一步强化普及性与推广性。

关键词：人大机关；档案；信息化；管理

    作为国家档案管理体系的重要组成部分，人大机关档案不仅记录着国家重要信息，也是各级地方政府进行决策规划的重要依据。不过，随着时代快速发展，传统模式下人大机关档案管理方式越来越不适应环境变化与现实要求，甚至不同程度地影响了有关工作的品质与效率。因此，新时期加快人大机关档案信息化管理推进建设已迫在眉睫。

一、人大机关档案信息化管理的重要性

（一）降低成本、提升效能

    全面推进建设人大机关档案信息化管理最直观、直接的重要价值在于降低成本、提升效能。尤其是从节约时间成本的角度讲，信息化无疑能够成倍压缩档案管理的时间消耗。同时，相比完全依赖人工作业，信息技术能够从根本上杜绝人为主观疏忽导致的错误或遗漏，进而最大限度促进档案管理优质高效。

（二）深挖信息资源，提高可及性

作为极其珍贵的历史信息，档案承载了漫长时间累积的海量信息。然而，人工作业模式显然难以实现快速、全面、精准的信息挖掘。只有在信息技术强大算力支持下，碎片化存在的档案数据才能被整合提炼，进而实现信息价值的深度挖掘与重复创造。同时，依托信息化平台无限延伸的覆盖范围，更多档案信息才能以更为便捷低廉的方式被普通受众获取、真正达到档案信息为人民服务的根本目的。

二、人大机关档案信息化管理的推进建设路径

（一）提升通用性与兼容性

随着信息技术全面普及与深入应用，包括人大机关在内的事业单位已基本实现了信息化管理基础框架构建，并在日常工作过程中较为常态化地开展了信息化管理实践。不过，受到长期以来较为固化的传统思想影响，一些人大机关在档案管理信息化推进过程中仍有不同程度的局限与不足。譬如档案信息化管理通用性与兼容性相对有限。具体表现在档案管理信息化平台与其他管理系统间仍有数据壁垒；平台操作仅限于办公室电脑等固定终端；部分档案仍未完全实现电子化、数据化等。

因此，新时期人大机关全面推进建设档案信息化管理首先需要加快实现全面无纸化作业。即，除非确有必要，日常工作产生的普通档案应全部采取电子数据方式，通过线上填制、提交实现完全无纸化管理。只有最大限度采取无纸化操作，人大机关档案管理才能从根本上摆脱多年来刻板僵化的工作机制与模式。这也是大幅提高管理时效、降低不必要成本投入的前提与先决条件。

其次，尽快实现各管理系统之间的互联互通。即，应确保信息化管理平台全面覆盖包括档案管理在内的所有业务范围与类型。只有构建一个全面覆盖、高度集成的信息化平台，档案信息化管理才能从根本上防止数据缺失或遗漏，才能最大限度保障档案管理优质高效。

（二）提高安全性与可控性

作为国家的核心机构与要害部门，人大机关的档案与国家战略决策息息相关，其中包含的信息往往具有与众不同的重要性乃至机密性。因此，人大机关档案信息化管理推进建设还需要特别重视安全管理，应不断提高安全性与可控性。

比如将全面分级与授权管理相结合。即，按照重要程度的差异性将档案分为普通、保密、机密等不同类别。普通级别档案不需要授权便可以直接浏览、查询或下载使用。保密级别的档案需要有中等管理人员及以上级别人员权限，机密级档案只能由高级管理人员、领导或特别授权人员才能查询或下载使用等。

又如，多种安全防护技术综合应用以构建多层级安全保护网络。网络与信息技术的应用虽然为档案管理提供了极大便利，然而科技的两面性决定了互联网安全问题始终伴随信息化管理全过程。尤其在越来越多前沿技术快速迭代的趋势下，愈发频繁的网络攻击问题正在从根本上影响信息化管理的格局与发展方向。传统的防火墙面对无孔不入的黑客侵袭已经捉襟见肘。只有结合更加尖端的生物安全识别技术，档案管理信息化平台才能得到更为妥善、周全的护卫。

包括面部识别、指纹、声纹等生物安防技术在内，多种网络安全技术综合应用才能最大限度堵塞网络安全漏洞。同时，应针对档案信息化管理的安全性问题及时、适当扩大网络安防管理队伍。一方面，设置专职专岗至关重要。选择兼具互联网专业知识与档案管理实践技能的复合型人才，由其担任档案信息化管理安全员职务。另一方面，需针对档案信息化管理的安防问题开展常态化、长效化安全宣教活动。尤其对于可能涉及保密、机密级档案的部门、机构、职务、人员而言，加强网络安全教育不仅关系到一个部门或机构的安全管理水平，更会不同程度地影响国家安全与社会稳定大局。网络安全无小事，只有警钟长鸣、长抓不懈，人大机关档案信息化才能在根本上筑牢网络安全管理根基。

（三）强化普及性与推广性

传统模式下，人大机关档案管理基本局限在本部门内极其有限范围内的查询与使用。即使开展信息化推进建设也止步于局域网内的有限范围与内容。然而，随着阳光行政、电子政务日益成为新时期政务服务的大势所趋，无论是为促进协同发展还是深化信息资源挖掘，强化普及性与推广性已经成为新时期人大机关档案信息化管理的重中之重。

比如，可以考虑与人大机关关系紧密的关联机构共同推进档案信息化管理优化工作。即，人大机关在档案信息化管理推进建设不应闭门造车，而是可以博采众长，可在与其他机构的协作开发中进一步提高档案信息化管理的集约性、集成化。

又如，可在确保安全的前提下进一步扩大机关档案对公众开放的程度。尤其在一些人大代表访民情听民意过程中，适当公开部分非保密档案同样是人大机关优化代表联络工作的重要组成与必要举措。

结束语：

    人大机关档案信息化管理推进建设不仅需要充分利用多种技术手段，也不能忽视对思想观念的教育引导。只有切实树立互联网思维，档案管理信息化才能基于指导思想转型落实管理实践升级。即，档案管理信息化当是思想与行为的双轮驱动、双向奔赴，互联网思维的形成才是信息化管理不可或缺的前提条件。这既是信息时代人大机关档案信息化管理有效推进的根本路径，也是新时期基于信息化加快管理转型升级、推动人大机关各项工作全面提质增效的必由之路。

参考文献：

[1]李明扬.机关事业单位档案信息化管理研究[J].黑龙江档案,2022(05):122-124.

[2]孙淑香.关于做好机关档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案,2022(05):234-236.