办公室行政事务管理策略探索

办公室行政事务管理策略探索

徐慧

中煤特殊凿井有限责任公司 安徽省合肥市  230000

摘要：办公室是一个处理特定事务或者提供服务的地方，具有综合性、系统性和全面性的特点，在企业决策管理工作中具有重要的作用，也是企业发展的重要核心机构。新时代，企业做好办公室行政事务的管理，能够有效提升企业的整体管理水平。然而目前的办公室行政事务管理中，仍旧存在着各个方面的问题，相关部门和人员应当引起重视并且采取有效措施解决，使办公室行政事务管理工作顺应新时代发展的要求。

关键词：办公室；行政事务；管理

在企业快速发展中，企业办公室已经成为了企业部门中一种综合性管理服务机构，而行政管理部门作为其中一个重要部门，做好行政事务管理这项工作，有益于加强企业整体行政能力。企业办公室作为企业正常稳定运作的前提，它在企业发展中具有协调内外部、沟通四方的作用。虽然各大企业人员配置、业务规模以及所处行业等有所不同，但不管企业规模大小，办公室行政事务管理工作十分琐碎、综合性较强，做好企业办公室行政事务管理并不是一件容易的事情。

一、办公室行政工作特点

1、主动性特征。在办公室工作中，需要美化办公室环境，这样有益于加强员工工作水平。而同时，企业是办公室提供服务的最大对象，管理人员需要负责协调企业内部工作，便于参与企业决策中。众所周知，行政事务的日常工作便于加强企业内外部服务管理水平，如：协调单位业务、考虑领导布置工作需要的材料、做好会议记录等。可见，办公室工作性质决定着企业的服务性、主动性。

2、复杂性特征。无论是采购日常需要的办公物件，还是签订招投标合同流程，办公室工作牵涉方方面面。其中很多工作并不是循序渐进的进行，经常会出现一些突发事件打乱了之前的工作计划与流程。因为行办工作内容的服务性，而不管哪一种工作性质，只要有服务项目内容就会有些复杂，这是无法避免的。

3、分散性特征。办公室的工作并不是只进行一种日常事务工作，而需要在每个细节层面管理中做好。结合办公室分散这一性质而言，在采购办公物品中，需要采购批准，并做好记录，便于日后检查，一旦有问题出现，就需要对外联系解决。这一工作流程看起来日常化，但每项工作都是分散的，关联度并不大。从这一点上可以看出来，企业办公室行政事务管理具有分散性特征。

二、新时代办公室行政事务管理工作存在的问题

1、缺少长远的发展目标。在办公室行政事务管理工作中，其涉及的内容较多，且服务性较强，因此需要在管理工作出现问题时及时发现，并且采取有效措施及时解决。同时，在办公室行政事务管理工作时，需要全面认清自身的工作性质，考虑到上级部门的管理心理，进而制定长远的发展目标。然而由于部分企业过度重视眼前的利益，在实际的办公室行政事务管理中缺乏长远发展目标的制定，也未做好企业内部各个部门之间的协调工作。

2、决策工作定位不明确。办公室行政事务管理部门另一个重要职能就是积极履行企业管理的相关策划，从而服务于企业管理层的决策工作。然而目前仍然存在办公室行政事务部门对决策工作定位并不明确的问题，导致在管理工作时缺乏对各项决策工作的有效控制，并且没有在自己的界限范围内积极履行其工作职责。

3、相关人员管理水平较低。办公室行政事务管理工作的水平也与其相关的工作人员的管理水平有关系，因此需要不断加强与其相关的工作人员的管理能力和服务意识，以此满足行政事务管理工作的需要。同时，由于行政事务管理部门之间缺乏沟通，并且在实际的工作中存在着重复机械化的现象，从而降低了办公室行政事务的管理效率。

三、做好办公室行政事务管理的策略

1、合理制定管理制度与目标。由于办公室具备极高的全面性与系统性，所以其不仅能实现对各部门的协调，也能根据领导的需求来提供决策性建议，在保证行政事务管理质量的前提下，保证其重要作用能在实践中充分发挥。但实际上，这必须将完善、科学、合理的行政事务管理制度作为基础，这是管理效果和水平提高的重中之重，也非常有利于提升办公室行政事务管理的规范性。在制定办公室行政事务管理制度的过程中，也要注重与机关单位的发展战略相结合，确保各部门工作的内在需求能得到满足。例如，可在节假日为工作人员送福利，或者根据绩效或工作表现给予表扬或奖励等，从而增强员工对办公室的归属感与认同感，从而更积极、自愿地按照管理制度展开工作。另外，机关单位办公室的行政事务管理部门，还应充分考虑机关单位的发展现状，制定合理、准确的管理目标，一方面营造全员参与的良好氛围，另一方面也要注重各部门人员职能的明确划分，将权利和责任落实在每位员工身上。

2、加大管理信息化建设的力度。在信息技术愈发成熟的大背景下，各机关单位办公室服务的竞争意识也在不断增强，此时和时代发展相顺应，加大办公室行政事务管理信息化建设的力度也是非常必要的，从而大幅提高办公室事务处理的效率与质量。实践证明，若能实现信息技术与办公室行政事务管理的有机融合，建立信息系统并有效落实，不仅能提高行政事务管理水平，信息数据的真实性也能得到更高程度的保证，进一步增强办公室的社会适应能力。此外，行政事务管理部门还需充分发挥内部管控制度的作用，将管理程序与汇报流程合理简化，降低管理工作的烦琐性。

3、科学优化行政事务监督工作。作为办公室行政事务管理的关键，督察服务能在领导层决策期间为其提供科学、有效的参考意见。新时期下的办公室行政事务管理，需注重党组织理念的深入贯彻，并以此为基础促进监管制度的不断完善，进而提升行政事务管理的执行力，而在行政监督开展中，办公室则必须与单位所有部门建立良好的交流与沟通，在有效增强协调能力的同时，确保管理手段选择的合理性和科学性。另外，新时期下的办公室行政事务管理，对于从领导到基层员工的全体人员来讲，也都是不可代替的重要服务，此时若想促进办公室行政事务管理效率的提升，使其对各部门工作发挥更重要的作用，对监督管理体系优化的重视程度就必须提升。办公室行政事务管理工作，必须冲破传统管理思维的约束与桎梏，一方面改变管理的态度，另一方面也要注重管理范围的拓展，保证其能真正为领导层及员工实际困难的处理提供帮助。

4、提高对管理人员培训的重视程度。首先，单位需定期组织办公室行政事务管理人员举办学习活动，或采取培训的方式帮助员工掌握更多的理论知识，促进其服务能力的真正提升；其次，应创建完善的办公室行政事务管理学习平台，使员工学习需求能随时随地得到满足，使其碎片化的时间被充分利用；最后，可全面发挥网络信息技术的作用，引导管理人员的思想动态，将其心理变化、职业需求作为根据，进行工作岗位的合理调整，在促进人力资源配置优化的基础上，激发员工的工作积极性与潜力。除此之外，管理人员的综合素质也应不断提升，这是其能满足新时期办公室行政事务管理要求的重要前提，同时，管理人员还应具备长远的眼光和分析全局的能力，一方面实现对办公室未来发展的准确预测，另一方面也要通过辨证思想，对各类问题展开分析并进行处理。行政事务管理部门内部人际关系的良好建立也要得到保证，如此才能建立高水平、高效率的管理团队，且在工作氛围轻松、和谐的情况下，员工也能以认真、平和的心态管理行政事务与处理人际关系，进而为办公室健康发展作出更大贡献。

对于企业开展各项工作而言，办公室作为主要的场所，其本身就发挥了联系部门、沟通领导的纽带性作用。在办公室的日常行政事务管理之中，不仅需要对于各项工作流程进行全盘的考虑，还要基于实际情况针对各个岗位划分对应的职能权限。同时，在辅助决策方面要将工作流程落实，做好决策之前的调研、决策中的论证、决策后的监督与反馈等工作，保证发挥办公室行政事务管理的基本作用，促进企业的可持续发展。

参考文献:

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［2］彭伟乐． 浅谈做好企业办公室行政事务管理的举措［J］．技术与市场，2019，11: 179 ～ 180

［3］余和平． 新时期做好办公室行政事务管理措施［J］． 中外企业家，2019，25: 140

［4］屠翠． 企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施［J］． 企业改革与管理，2019，16: 19 ～ 20