人事档案信息数字化管理面临的问题与对策研究

人事档案信息数字化管理面临的问题与对策研究

吴铎

武汉科技大学附属孝感医院/孝感市中心医院 湖北 孝感  432000

【摘要】人事档案是记录人员生平的重要档案，也是企事业单位档案管理工作的重中之重。加强人事档案管理，提升人事档案管理品质，需要找准方向；而与信息数字化技术相结合，将为人事档案管理提质增效带去无限可能。但人事档案信息数字化管理的过程中，也会存在一些问题，制约该项工作的发展。下面，本文就人事档案信息数字化管理面临的问题与对策展开探讨，希望本文能够为读者在相关领域的研究与工作带去一些参考。

【关键词】人事档案；档案管理；信息化；数字化；问题；对策

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据[1]。如今，企事业单位的人事档案管理工作已经与信息化技术进行紧密结合，一些学者的研究中，也肯定了企事业单位人事档案信息化管理的价值与可行性。从当前研究来看，企事业单位人事档案信息化管理，已经成为该领域工作的大势所趋。《中华人民共和国档案法》经过二次修正，在第五章强调要进一步加强档案管理的信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，可见国家在档案管理工作上的引领，也倾向于发展信息化。为了更好地推动企事业单位人事档案的信息数字化管理，下文就当下，企事业单位人事档案的信息数字化管理问题进行梳理，并尝试提出应对之策，以飨同道。

1 人事档案信息数字化管理面临的问题

1.1 电子档案易丢失

其实，不论是传统的纸质化档案，亦或新时期的电子化档案，均存在丢失、损毁的风险，这也是人事档案管理人员最关注与棘手的问题。纸质化档案面临回潮、霉变、虫蚀、字体模糊、着火损毁等问题，而电子档案也会因为外来因素作用，如黑客攻击、病毒入侵等，导致档案信息被篡改、被抹除等，且这种情况下，若档案信息未经妥善备份，则不易找回重要的人事档案资料[2]。

1.2 软件兼容性问题

随着计算机技术的不断发展，操作系统与硬件更新换代频繁，这就使得以往对硬件技术要求高的功能，在当下可以实现，如在满足硬件性能要求的前提下，可以在企事业单位人事档案的信息数字化管理平台整合人工智能技术，进而提升档案的查找与利用。但一些企事业单位由于认识、资金等方面的限制，在建设初版系统后，就未能继续升级系统功能，导致系统功能陈旧，仅能完成一些较常规的人事档案归档、查找功能，导致工作效果差强人意[3]。

1.3 人员操作水平不规范

企事业单位人事档案信息数字化管理平台内部各项功能的调用，据需要严格依照操作路径进行激活，如在底层菜单界面，只有通过特定按钮才能实现逐级跳转上级菜单；若人事档案管理人员不了解系统的操作逻辑，就会导致错用系统，进而引发一些相应的误操作问题，如误删除人事档案信息等[4]。

2 人事档案信息数字化管理问题的应对之策

2.1 做好备份工作

关于解决“电子档案易丢失”问题，堵不如疏，只有做好当下时期的人事档案备份工作，才能真正意义上防患于未然。首先，企事业单位人事档案部门需要建立“电子+纸质档案双轨并行”机制，在大力发展人事档案信息数字化管理平台的同时，也要做好纸质化的档案文件管理工作，这样可以有效避免电子档案丢失后，重要档案信息无法找回的问题。注意在纸质档案管理上，要做好环境建设，保障合适的温湿度，并避免虫蚀问题，更要加强防火管理。

而在人事档案信息数字化管理平台内部，要建立另一套双轨并行的档案资料备份机制：一是要通过开发功能，让系统具备定期将人事档案信息转存入外接移动硬盘的功能；而是要开发功能，让系统定期将人事档案信息上传至绑定的云平台，实现云端数据存储，这样可以很好地避免“鸡蛋同笼”导致的“一损俱损”问题[5]。

2.2 开发外包机制，加强系统更新

为了更好地提升办公效率，保障其他软件处于更安全的运行环境，企事业单位定期进行工作电脑的硬件与操作系统更新实属必需。为保障人事档案信息数字化管理平台在新系统、新硬件中的运行流畅度，就要定期对系统进行更新升级，解决运行环境错误问题。

企事业单位往往属于职能较集中的单位，内部网络工程师少，其技术实力可能无法满足人事档案信息数字化管理平台更新的所有需求，因此为保障系统的理想更新，企事业单位需要加强与外界权威信息化服务企业的合作，通过将单位内部人事档案信息数字化管理平台的升级维护事宜外包给这些权威的信息化服务企业，从而解决自身对系统更新的需求。需要注意的是，在外包期间，企事业单位需要加强与外包公司之间的业务交流，明确给出在未来，企事业单位人事档案信息数字化管理的需求，进而帮助外包公司更好地设计功能模块[6]。

2.3 加强人员培训

为保障人事档案信息数字化管理平台的操作规范性，企事业单位档案管理部门需要定期组织人员培训，尤其在每一次的系统更新完毕后，均需要向操作人员讲解新功能，并解释旧功能的操作路径变化情况，从而使系统操作人员能够更加得心应手地操作系统，避免因不会操作导致工作效率低下问题，避免误操作风险。

3 小结

本文探讨了人事档案信息数字化管理面临的问题，认为电子档案易丢失、软件兼容性缺陷、人员操作水平不规范是制约企事业单位人事档案信息数字化管理的重要原因，并分别提出应对之策，主张率先解决上述问题，有助于企事业单位人事档案信息化管理水平提质增效。

参考文献

[1]孙青. 浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J]. 经济研究导刊,2019,15(10):196-197.

[2]黄珊珊. 探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J]. 人力资源,2020,29(8):10-11.

[3]黄若苹. 浅析干部人事档案信息化管理建设[J]. 人力资源,2019,28(10):21-22.

[4]廖贤达,刘中花. 人事档案的数字化管理[J]. 人力资源,2021,30(7):106-107.

[5]丁振伟,刘偲偲. 论数字化人事档案安全防范策略[J]. 兰台世界,2017,32(24):33-35.

[6]秦文. 人事档案管理在饲料企业人力资源管理中的作用——评《企事业单位干部人事档案数字化管理实务》[J]. 中国饲料,2021,32(22):152-153.