全力做好企业档案收集与整理工作

全力做好企业档案收集与整理工作

赵琳

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摘要：档案收集工作是企业档案工作的基础，也是最关键的首位工作环节。在企业管理环节中，简化档案整理工作、强化档案利用工作、加强档案现代化工作尤为重要，尤其是档案收集工作的重要性已变的越来越突出，这项工作的质量决定了整个企业档案管理工作的质量。

关键词：企业档案；收集；整理

前言

当前形势下，企业的档案搜集工作是整个企业进行有效的档案管理的基本保障，只有在企业的档案的搜集工作顺利的完成，才能够充分的保障企业档案管理的后续工作有序的进行。但是目前企业在档案管理的过程中，仍然存在相关的大量问题，因此企业针对当前企业档案发展中存在的问题，作出相关的管理。从而保证企业档案整理与搜集工作的顺利开展。

1现阶段企业档案收集与整理工作中存在的主要问题

1.1档案管理人员的收集整理意识薄弱

一些企业档案管理人员收集整理档案的意识比较薄弱，档案收集整理能力及专业技能不强，实效性差。有的档案管理人员收集划分档案资料时，更关注重要的文件资料，对于普通的档案资料缺乏重视，降低了档案收集与整理的效率和质量，甚至出现珍贵的档案资料收集不完整、缺失及破损的问题，难以保障档案的全面性和真实性。有的档案管理人员责任意识不强，尤其是各相关业务部门兼职负责本业务部门档案收集的人员，或出于日后自己工作方便随拿随有的思想，不愿意归档移交给综合档案室，用的时候才发现无从查找。有的没有认真核实资料的来源及出处，缺乏严谨性和规范性，不能确保档案材料的真实性、可靠性，影响档案利用。

1.2实际整理操作不够规范

1.2.1文书档案

1.2.1.1重“红头”文件材料收集、轻其他文件材料。特别是各类基础性文件材料的收集与归档比较欠缺，如党组（支部）会议记录、各种会议形成成套材料、总结、计划、报表、反映重要活动过程、评先表彰材料、收发文登记簿、职工花名册、介绍信存根等。

1.2.1.2档案编目不够规范，如合同协议的题名未体现甲乙双方及合同内容，会议纪要题名未摘录议题，文件办理单未摘录文件主要内容，涉及本单位人物的题名未补充姓名，内情通报、会议纪要等特殊文号填写不规范；在多个责任者之间未用“；”隔开，责任者未使用全称或规范简称。

1.2.1.3文件排列不够系统，如同一事项的关联文件未集中排列，分开排列的请示、批复未相互备注，“件”内文件未按正文、附件、签发单、草稿、账外文件顺序排列。

1.2.2科技档案文件类目与项目划分的准确性，相关项目归档范围判断的准确率、案卷题名是否完善，卷内目录是否逐条录入，是否编页码，填写卷内备考表，是否收集归档项目施工照片等，容易被忽略，导致不齐全、不准确。

1.2.3会计档案

1.2.3.1会计档案编制不够规范、完善。如账簿、报表、其他类未用绵纸封角，财务报告未盖财务专用章、缺卷内目录，会计凭证包角未盖骑缝章，备考表格式误用文书档案格式，备考表中财务负责人、立卷人以打印或复印代替亲笔签名，财务报告、账簿漏编页码，案卷编号不规范，会计档案卷皮（盒）填写不完善。

1.2.3.2案卷目录填写不够规范，案卷题名填写未体现立档单位、年度月份、会计形式等。

1.2.4声像档案

1.2.4.1企业公务活动中形成的声像材料收集和归档较少，如录音、录像、反映本单位核心业务活动的照片，照片说明一同移交不足，整理人员无法完整地填写照片六要素说明。

1.2.4.2整理、编目与装具不够规范，照片编号不规范，组号未编写，照片说明中背景信息、人物位置交待不细致。

1.3档案收集工作考核标准太笼统

档案收集工作在企业档案规范化管理中，虽然有考核，但是考核标准总体上比较宏观，缺乏具体化和针对性强的内容，导致档案室档案收集工作，没有硬性标准，只是按流程检查是否收集齐全完整。而应对归档率的考核上，缺少量化指标，只是把现有归档文件数作为考核标准，而没有把应归档文件数作为标准，因此这种考核标准的实际意义没有完全发挥出来，对于档案收集过程约束力不强。

2解决企业档案收集与整理工作中存在问题的对策

2.1提高对档案收集整理工作的认识，建立完善相关制度

为进一步做好档案收集与整理工作，发挥作用，必须转变观念，提高对档案收集整理工作的认识，将档案收集整理作为企业档案管理工作的重要内容来抓，归档制度，明确档案分类方案、保管期限划分，归档时间、范围、要求等，全面提升效率。应明确归档期限，合理分类，避免出现遗失。应合理确定档案归档范围。根据企业的主营业务、发展目标、组织架构和生产经营活动，确定企业档案的归档范围，确保档案归档范围的适应性及针对性，保证企业档案齐全完整。应及时更新完善档案管理制度，结合实际需求及企业发展情况，及时对档案管理制度中存在的不适应性进行调整和更新，确保制度能够适应不同阶段档案收集与归档工作，避免出现与实际需求不一致的现象。

2.2完善收集归档制度，确保材料齐全完整

档案管理部门工作人员由于不熟悉各单位业务工作，要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，与各业务单位工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”“四参加”“四同步”等要求贯穿其中。中盐吉兰泰依据国家相关法律法规制定了《中盐吉兰泰盐化集团有限公司档案管理办法》，作为全公司档案管理工作的主导性标准，同时各对口业务单位针对专门档案，也制定了相应的管理办法《建设项目文件归档要求及档案管理办法》《影音档案管理办法》《证照管理办法》《人事档案管理办法》《合同管理办法》《安全生产标准化档案管理标准》等。

2.3增强档案人员主动收集意识

档案管理工作中，档案收集工作有时处于被动收集的局面，职能部门档案管理人员习惯于档案管理部门收集时再上交，待查阅找不到档案时，又将责任归咎于档案管理部门。现在的中盐吉兰泰公司不论是兼职还是专职档案人员都具备专业职业素养，通过公司相关部门召开专兼职档案人员会议，了解各职能部门年度工作计划，掌握主要工作和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变被动收集为主动收集，让各单位档案管理工作人员认识到档案收集工作的重要性，促进档案收集工作得到全面有效开展。

2.4改进工作方式，规范和提高档案收集与整理的有效性

进一步加强企业档案收集及整理的规范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加强基础性文件材料、实物档案等特殊载体档案材料的收集归档，应收尽收、门类齐全、整理规范。对传统落后的工作方式予以改进，提高档案收集与整理的有效性。

2.4.1应对档案管理的各个环节设立专门或者兼职的管理岗位，配置专门管理人员，收集、整理、归档、保存阶段性档案材料，实时监控档案管理工作，一旦发现问题，及时上报并作出有效处理，保证档案收集整理工作的有效性。

2.4.2进一步加强档案信息化建设，引进先进的管理理念和信息化管理设备，开发企业档案管理信息系统，全面推进企业档案信息化建设，提升档案收集整理的效率。应把档案数字化工作纳入档案工作重要内容，统筹规划和安排室藏档案数字化工作，加快传统载体档案数字化。建立电子文件管理制度，推动增量档案电子化，不断提高档案信息化水平，为企业的发展提供更好服务。

2.4.3从被动向主动方式转变。档案管理人员应化被动为主动，积极与企业其他部门沟通联系，统筹安排档案收集整理工作进程，制定合理工作流程，定期检查，确保完整性、真实性，满足档案资料高效利用需求。

结束语

综上，当前形势下，企业档案的管理的搜集与整理工作是整个档案管理工作发展的重要保障，其对于企业的发展具有重要的作用。因此企业要高度重视档案整理与搜集工作，并且在实际的发展过程中，制定相关的管理制度，从充分的保障企业档案搜集与管理工作的有序开展，从而推动企业的进一步发展。

参考文献：

[1]纪晓华.企业档案的收集与整理[J].东方企业文化,2007.

[2]顾玉妮.浅谈企业档案的收集归档和整理[J].黑龙江史志,2013.

[3]杨培鹰.企业知识产权档案的收集与整理[J].机电兵船档案,2006