事业单位人事档案管理创新与服务模式改革探讨

事业单位人事档案管理创新与服务模式改革探讨

段晓旭

三河市水务局  河北廊坊 065200

摘要：在互联网技术飞速发展的背景下，对传统人事档案管理进行升级是必要的，一方面能够提高整体工作质量及效率，另一方面为更好地服务于人民提供了新思路。基于此，对事业单位人事档案管理具体情况进行深入分析，进而总结目前管理中的不足，了解问题要源，并提出可行性建议，实现促进工作效率提升，增强事业单位综合实力的目的。

关键词：事业单位；人事档案；管理创新；服务模式改革

1人事档案管理创新的必要性

1.1人事档案是人力资源工作开展的重要依据

从人事档案的作用来看，人事档案是人才选拔、人力资源配置等各项工作的重要依据。就人才选拔方面而言，事业单位在录用人才或者是提拔干部时，必然需要对应聘和提拔的人员有一个全面的了解，此时就需要通过查阅应聘人员和提拔干部的人事档案，由此了解他们的基本信息、工作历史等，从而选拔出单位所需的人才。因此，需要加强人事档案管理，创新人事档案管理方法，以保障人事档案信息的完整性、真实性，为人才选拔提供可靠的依据。另外，通过人事档案管理创新，也能为人力资源实现最佳配置奠定基础。人事档案记录的是个人的历史信息，是人事工作中不可或缺的信息资料。加强人事档案管理，可让事业单位更了解人和善于用人，有助于提高人力资源积极作用和效率。

1.2人事档案可以实现事业单位人力资源的优化配置

人事档案可以为大家提供最公平、最客观的历史数据，但随着时间的推移，事业单位发展与运行也发生了较大改变，要想保证单位更好发展，人力资源管理部门要结合具体情况对岗位以及人员进行合理调整，满足事业单位发展需求。整个过程，人事档案可为人力资源部门工作人员提供重要的参考数据，对每个员工进行有效评估与预测，实现人力资源优化配置目标。

1.3促进人才在单位岗位间流动

事业单位进行人事档案管理，对于领导干部、专业人才的选拔和任用具有重要作用。对管理服务模式进行创新，一方面能对人员的经验、能力、特长进行分析，明确岗位职责，激发人员潜能，达到人尽其用的效果。另一方面，从人事档案的收集、整理等细节入手，助力单位更好地开展人才服务工作，促进人才在单位岗位间流动。

2事业单位人事档案管理创新与服务模式改革

2.1更新管理理念

针对管理理念滞后问题，应更新管理理念。1.变被动管理为主动管理。新时代背景下，管理者应树立主动管理的理念，将人事档案管理和人才建设、日常业务、发展决策相结合，深入挖掘档案信息的价值，提供完善的信息保障。2.注重团队协作。管理者以个人为单位开展人事档案管理工作，虽然满足信息采集和保存利用的要求，但服务功能没有发挥出来。管理者应从档案资源开发的角度入手，围绕管理、技术、行政岗位，组建人事档案管理团队，以团队为单位开展管理工作，为单位发展提供数据支持。3.强化部门沟通。人事档案管理过程中，档案部门应和其他部门加强沟通，消除部门壁垒和信息孤岛，实现信息资源的互联共享。遇到管理困境时，从其他部门获得帮助和支持，推进档案管理体系的创新，提高管理效率和质量。

2.2有效拓展人事档案管理内容

传统人事档案管理包含的内容简单易懂，但是作用却未得以充分发挥。在网络技术快速发展的当今社会，事业单位要将档案管理内容拓展，从广度及深度逐渐延伸。通常事业单位人事档案主要来源于各个部门，多是人事简历，在审核以后便能够归档。事业单位人事档案内容是固化的，缺乏个性特点。针对此情况，可由以下两方面着手进行拓展：第一，充分利用技术手段对员工内心想法、意向、需求等诸多信息进行了解、收集、整理，促进信息系统化、全方面。单位领导给予员工奖励、鼓励时，要充分了解员工需求，使员工感受到单位给予的关心、关怀、关爱、关注、尊重；第二，通过网络平台快速收集、整理人事档案信息，开发更加广泛的信息采集渠道。

2.3明确统一的档案管理规则，完善人事档案管理系统

新时期，事业单位需要制定落实科学合理的管理制度，结合我国有关法律法规，建立完善统一的档案标准，做好基本的安全管理标准和规范。事业单位想要从根本上解决人事档案管理工作中的弊端，必须正确认识人事档案部门的重要性。在日常的人事档案管理中，以提升人事档案建设水平为出发点，不断完善人事档案管理系统，明确管理的细则和权利。在人事档案资料与信息的归档工作中，加大审核、验收的要求和难度，切实保证档案内容的完整、真实和合理，避免出现信息篡改、丢失的情况。若在人事档案审核中发现问题，应严格按照相关规定及时整改处理，追究相应责任人的责任，确保人事档案形成的真实性和严肃性。

除此之外，事业单位必须制定严格规范的审批制度，增加对资料查阅、借阅、接收、传递、上传、分类、归档等细节工作的监督。一旦归档资料出现以上的交接工作，必须由专业人员及时记录和登记，若没有管理人员的审核，一律不得查借阅档案，材料短缺、身份不明确等情况也不得转接。另外，对于人事档案信息的管理工作，必须严格遵守规章制度，对所需信息及时存储和备份，最大程度保障人事档案信息安全性和管理效果。

2.4推广信息技术

针对信息化程度低问题，应推广信息技术。1.建设人事档案数据库。结合事业单位的规模，确定数据库的架构和功能；前期准备时应收集、完善人事信息，作为建立电子档案的基础，利用数学模型测试可能存在的管理问题；然后对问题进行总结和处理，不断完善数据库，从而提供更好的管理服务。2.加强信息化宣传。大数据时代，信息技术不仅用在人事档案的管理上，还能用在其他类型档案的管理上，以及单位日常业务活动的管理上。基于此，应大力宣传信息技术的优势，充分利用宣传栏、官网、微信公众号等媒介，营造出良好的信息化环境氛围，对职工产生潜移默化的影响，积极配合信息化建设。3.落实安全管理工作。将信息技术应用在人事档案管理中，虽然提高了效率和质量，但也带来了风险隐患。第一存储安全方面，采用备份和恢复机制，数据丢失能及时找回，保证档案资源的完整性。第二使用安全方面，将单位网络分为内网和外网，调用人事档案时需要使用内网；外网用户需申请账号、密码，数据库设置访问权限。

2.5提高电子人事档案的安全管理水平

要想确保人事档案更加安全，就要将电子档案保密工作做到位。所以要严格执行原则，借助大数据技术优势，将信息孤岛现象改变，重视隐私权保护，增设多层次保密等级，提高人事档案保密效果。除此之外，要对人事档案电子化技术措施进行不断完善，促进安全管理水平的提高，针对人为因素、硬件故障而引发的数据泄露问题，可强化信息管理人员专业技术，在将数据做好备份的同时，要对设备进行定期维护与更新。档案管理人员要有较强的安全意识，保证档案电子化安全的同时，实现数据的充分利用。

结论

综上所述，创新人事档案管理方法、改革服务模式，是人事档案管理工作的必然发展方向。文章结合目前档案管理存在的问题，从更新管理理念、规范管理流程、推广信息技术、完善服务体系、提高人员素养五个方面提出应对措施，为档案的开发利用奠定基础，促进档案管理水平不断提升。

参考文献：

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