企业档案管理电子信息化及其重要性

企业档案管理电子信息化及其重要性

吴云

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摘要：随着我国互联网信息技术的发展，经济发展也出现了新的增长点。在企业发展过程中，档案管理是企业管理中重要的组成部分，随着企业的不断发展壮大，企业的档案也是越来越多，采用传统档案管理方式需要消耗大量的人力和物力，同时还影响企业档案管理的质量和效率。基于此，需要对企业档案管理进行创新发展，以此来保证企业档案管理效率，进而提高企业的管理水平。在企业未来的发展过程中，档案管理信息化已经成为发展的主要趋势，有效提高了企业的核心竞争力，让企业在激烈的市场竞争中占据有利地位，充分实现企业的可持续发展。

关键词：企业档案管理；电子信息化；重要性

1信息化建设在企业档案管理中的优越性

1.1方便档案信息管理

随着我国经济的迅速发展，互联网信息技术得到了充分发展，人们对档案的保护意识也逐渐增强。另外，档案信息用户也在不断发展壮大，用户的类型也在不断丰富，传统的档案管理方式已经不适应现代社会的发展，迫切需要对传统的档案管理方式进行创新，信息化成为档案信息管理的重要发展方向。但是，由于档案信息化管理对于工作人员的要求比较高，而相关的管理人才也比较缺乏，导致企业档案管理效率不高。在企业档案管理过程中采用信息化的管理措施，能够解放对于人力的依赖性，同时也能够有效提升企业档案管理的质量和效率。

1.2信息利用专业化

由于档案信息用户的不断增加，在一定程度上增加了档案管理工作的工作量，不仅如此，目前而言，档案管理还呈现出多样化的发展趋势，这也要求档案管理也要采用多样化的管理模式。在这种情况下，传统的档案管理模式已经不适应现代社会的发展，信息化管理模式成为当务之急，在档案管理中采用信息化管理模式，能够保证用户需求的准确化和精确化，同时还能有效降低企业档案管理构成中的成本，延长档案信息管理的期限，使企业档案管理向着信息化、现代化的方向发展。

2 档案管理信息化的重要性

2.1 推进档案工作的现代化

传统档案管理主要依靠纸质档案，信息化程度相对较低，极易受到时间和空间的限制，导致档案存取不方便，使用效率低。例如，在审计过程中，为了审查2018-2021的工会经费成本，纸质凭证只能通过明细账查找以供参考，这既耗时又耗费人力。如果企业领导人需要紧急获取多年来重大事件的材料，以便做出重大决策，他们需要在当地档案中进行搜索和咨询。这种不方便的管理模式很容易延误机会。在企业发展过程中，通过征信系统、结算系统、OA办公系统、财务控制系统，形成企业管理、党政办公室、财务管理等各种在线资源。随着档案信息化的推进，各种系统生成的电子档案的集成运作，可以改变传统档案的单一使用模式，方便相关审核人员通过网络远程快速、准确地检索所需数据，满足企业档案信息存取方便的需要。

2.2推进档案工作规范化

狭义档案管理是指对文件档案、业务凭证和会计凭证的管理。广义的档案管理是指企业成立后，其职能活动中形成的、完成的和应归档的所有档案都可以纳入档案管理，需要每天进行分类、收集和整理，档案的关键信息被录入合作办公系统并保存，一年后移交档案归口管理部门保管，要求全过程闭环管理。档案管理信息化可以固化档案管理人员的工作流程，使其更加顺从，充分调动各部门之间的沟通与合作，整合企业内部管理资源，全面反映企业生产、经营、管理、服务等内部资源的使用情况，从整体上提高企业管理的规范化水平。

2.3推进档案工作服务

外部档案是审计工作的重要基础，内部档案是评估企业发展和管理水平的风向标。他们可以提供有关金融业务、企业经营管理和人员职位分配的详细信息。在此基础上，企业领导可以进行相应的专项管理，最大限度地配置资源。企业档案信息为企业内部决策提供了重要的数据支持。档案管理信息化建设可以使企业在决策时更及时、准确、高效地掌握内部业务、管理、技术、人才等信息，在激烈的市场竞争中最大限度地避免重大决策失误，使决策更加科学合理，降低经营风险，帮助企业获得更大的竞争优势，促进企业的长远发展。

3推进企业档案管理信息化建设具体措施

3.1全面丰富档案信息化资源

随着信息技术的快速发展，各种新的档案载体不断涌现，如电子档案、音频档案、视频档案等。相关人员应积极研究新业务和新媒体文件的归档模式，扩大和完善“应属”范围，以便在企业业务和投资扩大的地方，扩大文件管理。开展专题档案研究，开展重要人物、重要活动和重要专题档案建设。加快各类档案的数字化进程，实现重要非涉密存量档案100%数字化和增量档案100%电脑化的目标，完成室内视听和实物档案的数字化。加快企业数字档案建设，解决企业总部、分公司现有档案库房接近饱和，纸质档案数字化转化率不高的问题。根据企业内部档案的现状，建设一个高质量、高效、全方位的企业数字档案（室）。

3.2完善体制机制，加强档案管理服务体系建设

企业在档案管理和服务模式创新时，最关键的一步是完善管理体制和机制，加强档案管理的制度建设。通过一系列制度建设，让员工了解档案管理和服务的重要性。例如，通过建立严格的评估和考核制度，提高员工的业务能力和积极性。档案管理资料中不仅有各部门以往的工作资料，还有与企业有关的商业秘密，这就要求在创新工作中要特别注意管理制度的建立，不得泄露企业秘密。例如，在档案管理过程中，数据的整理和归档需要由专人审核，数据的借阅也需要签字。如果发生事故，可以查找线索。

3.3建立企业档案管理信息系统

对于传统的档案管理来说，最艰巨、最常见的工作是查找和检索数据，这不仅要求管理人员具有较强的工作耐心，而且需要大量的脑力劳动。这对管理部门的员工来说是一个巨大的挑战。因此，创新档案管理和服务模式，降低无纸化存储成本，提高效率，通过多次备份确保档案安全，支持OFD格式文件。与此相关的信息系统的建立可以很好地解决传统模式效率低下的问题。我们可以在以下两个方面进行创新：第一，我们可以将纸质材料输入到电子材料中，我们在今后的工作中也应该注意电子材料的使用；二是加强信息系统的建设和管理，形成模块化的工作流程，便于管理。使用信息系统时，应注意开放权限，防止数据丢失；同时，我们应该加强核心秘密的保护。

3.4不断提高档案管理人员的素质

一方面，在收集数据时，许多部门没有在第一时间提交数据，导致管理人员在整理数据时时效性低；另一方面，档案管理工作量大，内容枯燥，发展前景有限，导致档案管理人员工作积极性低。在档案管理和服务模式的创新中，我们可以从三个方面解决这个问题：第一，在招聘档案管理人员时，必须招聘符合企业发展理念、具备档案管理能力的人员；二是加强对现有档案管理人员的培训，提高他们的工作能力和积极性；三是修订完善晋升机制，使档案管理人员目标明确。

结论

企业档案信息化管理符合企业未来的发展方向，更符合时代发展的趋势。企业应该积极迎合时代发展的浪潮，在企业档案管理过程中积极采用信息化管理措施，完成对档案信息化的建设，以此来提高企业的循序发展。通过上文的叙述，我们分析了企业档案信息化管理过程中遇到的问题，并且分析了时代发展的趋势，以此来促进企业档案信息化管理的建设。企业应该根据自身的实际情况，制定符合企业自身的信息化管理战略，进而提高企业的管理效率和管理质量，提升企业的核心竞争力，实现企业可持续发展的目标。

参考文献：

[1]季永喜.企业档案管理现代化有效途径探析[J].山东电力高等专科学校学报,2022,25(03):64-66.

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