新形势下科技档案信息化建设与思考

新形势下科技档案信息化建设与思考

刘璟

新疆乌京基础设施建设管理有限公司  新疆维吾尔自治区 乌鲁木齐市 830000

摘要：科技档案管理所具有的重要性是不容忽视的，信息化建设能够提高科技档案管理水平，能够为企业档案工作提供支持。文章对新形势下科技档案信息化建设面临问题进行分析，探讨新形势下科技档案信息化建设策略。

关键字：科技档案；信息化；档案管理；企业档案

引言

科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料，企业科技档案对于推动企业持续良性发展具有重要作用。随着信息技术的快速发展，大数据技术、区块链技术层出不穷，企业档案管理的手段愈发先进和智能，传统的档案管理模式已经难以适应档案管理发展的需求，实现企业科技档案的信息化管理成为发展趋势，是提升档案管理水平的有效路径。

1企业科技档案的特点

第一，企业科技档案的专业性。企业科技档案来源于企业科技发展和专业攻关，明显具有一定的企业专业特性，需要专业人员从专业角度对科技活动进行详实的记录，从而形成专业化较强的科技档案。这些科技档案只有专业人员才能从中得到有用信息，而且需要专业人员对其进行分类、整理、归档、挖掘，才能更好地利用科技档案，从而完善和创新企业科学技术，促进企业创新发展。第二，企业科技档案的多元性。企业科技档案并非单一来源于某个专业领域，而是具有一定的跨专业特点，使得档案来源具有多样性特征。从内容上看，企业科技档案分为农业科技档案、工业科技档案、建筑科技档案、管理科技档案等等。无论是哪种类型的科技档案，都是将科技信息形成的全过程记录下来，表现出较强的专业特征。因此，科技档案涉及的专业内容较多时，档案就具有多元性，档案管理的难度也随之增大。需要一种高效、便捷、灵活、高质量的管理手段，才能提高企业科技档案的管理质量和水平。第三，企业科技档案的系统性。科技档案记录着科技创新、技术研发等的全过程，具有较强的系统性。这些信息资料及时归档后，就会形成完整的科技档案。例如工程施工、项目研发、课题研究等，都具有较强的系统性和完整性。科技档案的成套特性具有更高的再利用价值，能够对后续相关研究起到较好的借鉴作用和推动作用，确保科技研发少重复，多创新，促发展。

2企业科技档案信息化管理存在问题分析

第一，信息化建设观念不足。科技档案管理人员对信息化建设不足，企业并未给予相应的岗前培训，人员片面认为档案管理仅做好收集、存储等工作即可，信息化建设主动性和积极性不足，科技档案信息化建设长期规划缺失，难以实现连续性地开展。第二，经费投入不足。部分科技档案管理长期建设经费匮乏，致使数字化服务体系建设滞后，重要科技档案收集完整性难以保证。信息化建设平台缺位，难以实现信息资源共享，滞后的管理理念和服务设施，无法实现资源最大限度的应用，缺乏宏观长远的规划，以短期突击式建设为主，每次经费有限，信息化平台建设目标难以达成。第三，安全隐患防范不足。科技档案信息化建设过程中，存在计算机病毒威胁、网络安全威胁等等，影响科技档案信息化建设脚步，增加档案信息的泄露风险，不利于企业科研、生产活动良好的发展，需积极解决该问题。

3新形势下科技档案信息化建设策略

3.1加大人才建设工作，重视培训复合型人才

首先，应加强信息技术以及计算机网信息安全等方面的专业技能，邀请这一领域的专家前来组办座谈会，会议前通知各个人员整理出在科技档案数字化过程中遇到的疑难点，会议结束后流出针对性的一对一答疑指导环节，帮助每一位工作人员解决不用的疑问。其次，也可以采取走出去的培训方式，组织工作人员前往该领域的机构进行学习，互相交流探讨如何提高自身技术。最后，应重视对青年人才的培养，青年人才具有创新意识，对各项技能掌握较快，能短时间内发展成复合型科技档案数字化人才，带领其余人员不断进步，提高团队的整体职业素养。此外，对管理人员也应开展相应的系统维护培训活动，为科技档案数字化发展提供强有力的支撑。

3.2健全科技档案信息化机制体制

首先需要将科技档案责任管理制度健全，管理科技档案的工作人员需要负责自身所管理的信息资料。如果在开展科技档案管理工作时出现安全事故，则可及时将事故的责任明确，并查清出现安全事故的原因，之后需要惩罚相关的科技档案管理工作人员，避免之后出现类似的情况。科技档案管理单位要考核各个部门对责任管理制度的具体落实情况，从而对各个部门的科技档案管理工作进行督促。单位需要建立双重保存制度，虽然在科技档案管理工作中业务信息化技术可以使得档案储存工作更加便利，但是计算机病毒同时会对这些电子档案带来安全隐患，而纸质档案自身具有较强的稳定性且电子档案无法对其进行替换，纸质档案具有法律效力，这一点电子档案有时无法做到。所以科技档案管理单位需要保留原始的纸质档案，从而为科技档案的真实性提供保障，而在日常管理以及应用科技档案信息的过程中则可使用电子档案，因此，对纸质档案和电子档案进行结合使用可以在整体上将科技档案信息的使用效率以及使用质量提升。

3.3规范科技档案管理流程

科技档案管理流程规范化、标准化，可提高科技档案服务水平，需对其加以重视，应积极从档案信息收集、归档及存储等方面加强管理：一是加强日常科技档案收集。承担科技档案管理人员应明确自身职责，结合部门实际业务职能，及时将需归档文件归档，防止信息资料丢失。二是应做好立卷整理和归档。针对价值程度较高的科技档案进行整理，科学、规范立卷，以相关主题整理成册，完整填写相应的移交目录，应依照相关规定及时完成归档。三是科学编目及分类保存，严格根据科技档案实际主题内容，编制相应的目录，促使归档有效性及规范化。四是做好科技档案开发应用，编制完整的检索目录，为科技档案应用者提供便捷性。针对保密性档案需做好安全防护措施。

3.4强化企业科技档案信息系统的安全性

在网络框架下的档案信息化管理具有一定的安全隐患，需要强化档案系统安全性才能保障档案安全可靠。首先，科技档案管理系统要设置层级密码。不同级别具有不同访问权限。设置身份验证、用户级别等，配合其他安全措施来保证系统的网络安全性能。其次，档案利用和开发过程中要做好控制并提供适当的网上在线服务。公开性科技档案，要提供网上在线应用。保密性科技档案，要在保密时限内做好保密工作，不提供在线服务。需要使用时，要严格按照保密档案使用规范和申请流程申请使用。同时，对企业发展而言属于核心科技档案的，不提供在线服务，要使用时需要到档案部门申请才允许使用。机密档案要有单独的设备操作，不能使用导入功能，只能人工录入以确保秘密性。此外，系统还要记录所有人员的使用日志和操作日志，有利于追溯信息流。最后，运用云存储技术定期对科技档案进行备份。频率为每周两次，一次是全部备份，一次是增量备份。备份文件尽可能存储在不同位置以提高安全性。

结语

综上所述，相关工作人员在开展科技档案管理工作的过程中，往往会出现计算机网络操作技术不强的情况，而且科技档案管理单位缺乏相关的科技档案管理制度。因此需要在企业要完善管理制度建设，提高人员素质水平，加强档案信息化安全管理，切实提高企业科技档案管理工作顺利发展。

参考文献

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