新时期企业办公室秘书工作探析

新时期企业办公室秘书工作探析

翟福哲

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摘要：秘书工作是办公室工作的重要部分。由于秘书岗位工作的特殊性，在管理工作组织和决策中起着重要的作用。秘书要提高工作效率，加强自身素质的提升，以适应企业的快速发展，为企业的快速发展打造全方位的保障。基于此，本文分析了企业办公室秘书的主要职责，探讨了新时代对于秘书的职业要求，基于强化工作知识和业务技能，提高了资料的撰写质量。加强自身素质的全面提升，注重沟通协调技巧，进一步为企业办公室提供了高效的管理，让企业发展可以更快更好。

关键词：新时期；企业办公室；秘书工作；探析

引言

办公室是综合管理机构，在企业管理中起着重要的作用。秘书是办公室的主体，在企业体制改革的时期，对于秘书工作也赋予了新的内容和要求。因此，企业办公室秘书需要顺应时代的发展，完善秘书的工作内容。基于业务中的对外交流，使外界可以更好地了解企业。

1企业办公室秘书的主要职责

企业办公室秘书包括对外接待和对内沟通。对接待进行详细的分析，安排接待流程和出行问题，完成会议期间的培训，收集必要的材料，组织会场并协助开展会议。员工是企业发展的动力，办公室秘书要发挥衔接作用，加强各部门的沟通，及时反映员工需求，发布各项决策。办公室的日常工作是对区域的环境的整理和维护，管理办公室的安全，做好资源的合理配置和使用。通过多种渠道收集信息、资料等，并对进行整理，形成严谨、有效的书面材料，以便提供给相关管理人员，经审核后再决定公布或保存。

2企业办公室秘书工作需要具备的专业素质

由于新时代办公室秘书所涉及的大部分内容属于商业秘密，对秘书的职业道德提出了更高的要求。作为办公室秘书，必须有清晰的眼光和政治敏锐，基于强烈的信仰和立场，在大义和诱惑面前维护企业的利益。办公室秘书在工作中，要严格遵守服务原则，把发展作为奋斗目标，为目标打下坚实的基础。办公室秘书在工作中要不断改进，规范自己的工作作风，遵守秘书的职业道德，全身心投入到工作中。人才培养是成为秘书的关键要求，办公室秘书要会说、会写，还要有丰富的经验、清晰的头脑和良好的品格，才能满足秘书的工作要求。文稿写作能力是秘书必须具备的技能之一，这种能力是影响企业秘书素质和效率的关键因素。口语技巧也是秘书必备的必备技能之一，优秀的秘书要善于口才的表达，还要善于与人沟通。这说明秘书的能力是其综合能力、写作能力和理论水平的反映。

3新时期企业办公室秘书工作要点

3.1办公室秘书的沟通协调要点

办公室秘书不能把负面情绪带到工作中，保持足够的耐心，接待来访者和反映情况的基层员工。提醒自己的言行是企业的对外形象，不能有任何疏忽。当办公室秘书接待来访者，确保沟通协调顺畅，解决管理层的问题和基础工人在之间的矛盾。明确作为秘书的职位和日常工作职责，在日常工作中与管理者的沟通中，需要多问多听，不能随意揣测。只有经过详细协商，明确沟通的重点，才能保证工作的不间断发展。多听多看也是秘书工作的重要部分，因为管理层没有足够的时间了解内部各个部门的情况。需要投入时间和精力来收集准确反映各部门细节的信息，以使管理层为做出决策做好准备。做好各方面的协调，办公室秘书要具备企业秘书的技能，还要做好具体的工作。沟通协调不是静态的，而是动态的。要求秘书具有很强的估算能力，根据实际情况发现问题并解决。只有充分认识工作重点，运用分解方法，才能把组织工作做好。办公室书记要在理解和吸收各方思想的基础上，分析存在的矛盾，做好后续的沟通管理工作。

3.2提升文稿的撰写能力

秘书要积极学习并不断的更新知识，结合企业实际情况，选择所学知识，使知识更好的应用于企业管理中。不断完善办公室秘书自身知识结构，充实自己的工作技能，在工作中不断改进业务方式，并基于实际工作树立创新和先进意识，强化思想意识，通过与管理者、员工等的交流，使自己的技能真正发挥作用。适应新时代文秘工作的写作要求，确保在工作中可以多学多记，才能写出高质量的企业所需的文稿。除了秘书本身的写作技能，对于信息的来源也很重要。有效的材料成为很好的写作材料，使它们具有真实性和先进性。秘书要充分发挥助手的作用，以高度的责任感和使命感主动参与到管理中，积极深入市场和企业发展情况，开展调查，并确保材料的准确性和可靠性。所选材料必须有一定的典型性，不能一概而论，基于抓住重点和事件的本质。增加材料的代表性和说服力，以此来反映事物的本质和特点，体现材料的价值。写作时，不仅要表达清楚，还要突出内容的大意，注意文稿要简洁明了，让听众感受到提出的主要观点、主要问题[1]。

3.3加强办公室秘书综合素质的培训

秘书在办公室的运转中起着重要的作用，对企业的运转起着不可或缺的作用。优秀的办公室秘书必须具备高素质技能，在解决问题时要善用灵活的思维。带头执行有关规定，参与并研究企业的决策。必须具备职业素养，按照保密纪律遵守保密文件，对于处理过的保密文件，确保内容不泄露。秘书的工作不仅在于为经理服务，还在于为员工服务。做好基层调研工作，可以为企业的管理者提供有价值的信息，结合实际为决策提供建议。办公室秘书的工作琐碎，而且任务艰巨，需要秘书有良好的品德精神，在工作中不怕困难，不怕累。由于工作范围广，工作内容多，需要耐心地解决问题，避免因疏忽对企业造成损害。对于管理者的批评要确保得到正确的处理，及时发现自身的不足，提高在企业管理中的效率。在工作中，要不断提高反应能力和综合协调能力等，提高自己的业务创新能力，达到理想化的办公室管理水平。在实际工作过不断学习，掌握工作特点，提高理论知识水平，关于从事件的表面看本质，确保具体的工作有条不紊。实际工作经验的积累是一个漫长的过程，要不断更新知识结构，获得新的知识，通过不断地知识来丰富办公室秘书的具体工作过程，从而提高整体的管理及服务素质

[23]。

3.4优化招聘渠道

选拔渠道可以不断激发办公室的工作热情，增加秘书的竞争力，提高秘书团队的技能。根据企业的实际情况，以内部聘用为主和外部聘用为辅的渠道，增加团队的灵活性。外部招聘是展示秘书才能的最有效的方式，企业必须拥有高效的秘书团队，做到各司其职，满足企业在决策、管理等岗位的需要。企业应根据管理结构和需要，确定秘书人才的标准。明确人才的实施标准，了解引进人才的学历、工作年限、外在形象等情况，引进优秀的办公室秘书人才。基于充足的内部竞争和培养人才的渠道，需要培训秘书人才的业务技能、与外部招聘相比，内部培训机制具有熟悉候选人员的情况，以及具有成功率高和成本低等优势。因此，建立适当的内部通道，是对秘书进行培养的有效途径。通过制定人才竞争标准，相应放宽人才标准，考核工作能力和个人素质，确保高素质的员工踏上办公室秘书岗位，将业务技能与实用技能结合，为企业发展培养更好的办公室秘书人才团队[3]。

结束语

综上所述，办公室文秘是企业经营管理的重要环节之一。在企业发展中，要重视文秘工作的建设，选拔思想和实践能力强的文秘，全面改进办公室的管理工作。在选择办公室秘书时，注重实践技能并满足基本要求。在新时代发展下，办公室秘书必须结合新的发展模式，制定明确的工作目标，提高自身的综合素质和工作能力，以此来适应新时代企业发展的要求。

参考文献：

[1]蹇敏.对构建大型民营企业办公室秘书培养体系的思考[J].秘书之友,2021(03):15-17.

[2]杨雪.国有企业办公室秘书的综合素质研究[J].国际公关,2019(05):147-148.DOI:10.16645/j.cnki.cn11-5281/c.2019.05.117.

[3]张晓丹.关于施工企业办公室秘书工作角色的定位与意识培养[J].青年与社会,2019(08):123-124.