电力文书档案保管期限的划分方法

电力文书档案保管期限的划分方法

贤燕华

中国南方电网有限责任公司超高压输电公司梧州局 广西梧州 543000

摘要：电力企业文书档案保管期限的划分工作是决定档案价值的重要依据，也是档案管理的重要环节本文希望通过总结梳理工作中的难点，为电力企业文书档案保管期限的划分工作提供参考。

关键词：电力企业；文书档案；保管期限

引言

档案保存期限是档案价值的衡量标准，是档案价值在档案管理中的现实表现。自20世纪50年代以来，档案保护时期的分类发生了数次变化，但这些变化并没有消除档案保护领域的争议。特别是近年来，这一领域的研究课题越来越多。由于大多数档案存在档案数量急剧增加与档案结构单一、内容重复的矛盾，很大程度上与价值评估不科学有关，因此有必要对档案的保管期限进行划分。

1、文书档案管理的新背景

首先，关于保管期限的规定已经有多年，期间对文献保存影响很大的是电子文献保存技术的发展，信息技术的提高为机密文献的保存带来了极大的便利，原始的纸质文献保存不仅会占用大量的空间资源，还有其特殊性和文献管理的特殊性，管理人员被要求高度熟悉各种各样的文件。此外，在环境保护的大背景下，大量纸质文献的保存造成树木资源的浪费，也是各方呼吁建立电子文献数据库的现实依据。各类数据库的建立与检索工具的完善为上述问题带来了解决方案，并且其所呈现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理，云存储大多是永久性的，文档检索的便捷性和及时性比纸质文档保存方式具有不可比拟的优势。二是档案职能的转变。有学者提出“档案由封闭型向开放型转变，其使用者结构由仅为政府工作调查服务转变为接收各行各业编史改志、学术利用”的观点，分析了档案管理的新背景。所有这些分工的细节和社会科学的发展都为档案学研究带来了新的热潮，而历史学研究无疑从微观材料上进一步探索了某一学科发展的特定社会背景，做到文献的分类管理可以为当今文献的存储管理提供科学合理的规范，并能为历史学研究的未来发展奠定良好的基础。

2、电力文书保管期限划分的必要性

档案保管期限的划分是档案管理的核心工作之一，也是档案管理工作的难点。在档案储存期的划分上，需要对档案进行大量的定量和定性分析，许多档案馆看似馆藏数量很大，但结构不合理、特色不明显，导致档案管理推进很困难。造成这种情况的主要原因是我国对文件存储term表的格式采用政府统一规范，这就导致许多机关和单位在使用时，不灵活使用，盲目复制，导致文件管理工作效率不高，整体存在严重滞后。

3、电力文书档案保管期限的划分方法

3.1依据归档文件的经办人（责任者）来划分保管期限

文件材料保管期限的划分应“以本单位为主”，即本单位形成的归档文件的保管期限相对较长。具体分四种情况：一是指本单位独立起草的文件与外单位起草的文件相比。本单位起草并下发的文件保管期限要高于外单位的文件，即发文在某种程度上保管期限要高于收文。二是联合发文，当本单位与多个单位联合发文时就应看本单位是主办单位还是协办单位。如果是以本单位为主要责任者那么就应视作本单位单独发文保管期限就应从长，如果本单位只是协办单位那么保管期限就要比本单位主办得稍短一些。三是上级单位下达的文件。如果上级下达是一些时效很短的活动、会议通知那么我们就可以将保管期限划分为10年或者不存档。如果是上级下达的规章制度或是重要的法规政策性文件那么这里就要将保管期前划分为30年或永久保存。四是指本级密切相关的机关或是兄弟单位。如政府、党委下达的重要文件精神或是兄弟单位的先进管理经验我们都应该将保管期限从长。

3.2参考机构来划分保管期限

归档文件的发文机构和文件内容所反映的问题是确定档案保管期限最重要的方面。一是凡本单位主要职能科室（部门）起草或涉及主要科室（部门）的文件均将保管期限从长。如市场营销科、安全质量监察部、运维检修部等主营业务机构起草的文件应将保管期限定在30年以上。二是从0-5大类分析归档文件内容涉及哪一类问题。0大类党群工作中对涉及党委会、民主生活会记录，党员大会、组织生活、领导变动、党团花名册等均应永久保管。1大类行政管理中涉及本单位办公会记录、年度统计报表、工作计划、总结等均应将保管期限从长。2大类经营管理中用电分配计划、用电处罚、农村电网大修计划、产品销售合同、协议等均应定为永久保管。3大类生产技术管理活动中电网发展规划、生产检修

计划、总结、专利管理、获奖项目、安全技术工作计划、总结、会议纪要均应纳入永久保管。4财务审计类中上级、本公司财务管理制度、规定、通知、各类补贴标准、电网建设项目竣工决算、审计等文件均应永久保管。5人事劳资中对涉及机构变更、个人奖惩及人事调动关系，个人述职报告、审计结论，职工名册，干部职工表彰、调动、升职、违纪处分等文件材料一般应作永久保管。三是保管期限的划分还应看归档文件的时效性和内容的重要性，如有的法规政策性的文件

只在特定的时间内有效。有些合同、协议等在合同、协议期满时就失去效力。文件材料的时效性影响着档案的时效性，但不是决定的因素。还应参考内容是否重要，如果是很重要的法规政策虽然时效短但也应永久保管，如某一段时间执行的新能源发电的上网电价补贴，虽然有时效性，但确实执行的标准，应永久保管。

3.3依据归档文件的形式来划分保管期限

根据归档文件形式是划分档案保管期限的重要因素，但不是起决定性的因素。一是归档文件的文件。一般来说，反映本单位的重要法规政策、重大事件的文件一般以决定、条例等文件下发。重要的会议形成的决定或向上级汇报工作等，以会议纪要、报告、请示（含上级批复）等文件发文。而一般性地处理日常事务的文件则会以通知、简报、来往函件文件发文。但临时性的会议通知那么就没有归档的意义，但是如果是关于下发本单位主要业务活动的通知那么其保管期限就要从长。二是看归档文件的潜在价值，文件在形成、传阅过程中有的会产生一些潜在的价值，如有重要领导签字的文件具有权威性，著名人物的题词具有纪念价值。而有的文件因载体的珍稀而具有文物价值和艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。

3.4深度开发利用协同办公系统辅助归档文件划分保管期限

随着科技的发展，我们可以深度开发利用南方电网公司统一部署的协同办公系统对文件标题或内容进行比对确定归档文件的保管期限，当文件从协同办公公文管理模块办理完毕后自动归结到档案模块后，可在年终或月末批量处理，也可随办随归对单份文件进行处理归档工作。划分保管期限的程序可设计为：一是从归档文件的标题和内容提取相关词条。二是将文书档案0-5大类的分类表（录到三级类目）录入计算机词库。并按重要等级划分为永久、30年、10年。三是将从文件提取的关键词与计算机录入的分类表的词条相比。文件标题比对上永久词条的文件就归到永久保管期限待整理库，文件标题比对上30年词条的文件就自动归到30年保管期限待整理库，文件标题比对上10年词条的文件就自动归到10年保管期限待整理库。未比对上的就暂时自动转到不归档案库。最后再由档案员进行人工操作，审核保管期限划分得是否准确，不准确的再进行调整。

4、结语

创新是电力档案企业发展的动力。只有有效提高档案管理水平，科学规划档案的保管期限，才能充分发挥档案的价值，方便相关人员的查看和使用。这也要求档案工作人员必须提高专业技能和综合素质，转变观念，开拓创新，进而在新时代把文献档案的保存提高到一个更高的水平。

参考文献

[1] 关欣.新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策[J].黑龙江档案，2021

[2] 吴倩.谈文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2021

[3] 史坤.事业单位文书档案管理工作常见问题及对策[J].办公室业务，2020