企业档案管理岗位价值评估及对策解析

企业档案管理岗位价值评估及对策解析

阿热艾·胡尔马什

新疆阿勒泰地区富蕴县行政服务中心    新疆 阿勒泰地区 富蕴县 836100

摘要：岗位价值评估结果对于企业档案工作而言有着极为重要的现实意义，现阶段，企业档案管理工作岗位在岗位评估方面普遍尊有一定不足，这也是导致岗位评估结果偏低的主要因素。基于此，本文将主要针对企业档案管理岗位价值评估与对策展开相关探讨分析。

关键词：企业；档案管理；岗位价值

引言：档案管理是一种传统信息资源，其可以为政府部门和企业的决策提供参考，但是其主要作用是让更多的人使用。对大部分人而言，从其上学、工作整个过程中档案能够反映出其许多方面的特征，特别是的能力，是一个人求职的敲门砖，也是用人单位招聘的重要参考。档案还为企业的人力资源管理提供了一个重要的参考。对于政府部门和企业.尽管都是为决策提供基础，但是现代档案内容的丰富性，客观性提升对决策影响力也大大增加。

1新时期档案内容与形式的变化

随着现代经济的蓬勃发展和管理的规范化，有关生产、经营、管理等各方面的文件都发生了巨大变化。首先，就档案的内容而言，随着市场经济发展，档案的内容变得愈加丰富、多元化，特别是在进入全球市场以后，档案内容也变得更加专业化、更加国际化；而行政方面的文件也在不断地更新，比如现在，环保部门、食品药品监督部门的文件都是新的。其次，从档案的形式来看，以前的档案主要是纸质资料，而现在的档案呈现出多元化的特点，既有传统的纸质资料、图纸资料，也有新型电子版文字资料、照片、录音录像等，这些都是现代档案管理的对象。

2档案岗位价值评估及其现状

岗位价值评估，又称职位评估或岗位测评，是企业人力资源管理工作基本内容，其目标是科学地界定各个岗位对企业的价值贡献，并以此来构建一个合理薪酬制度。当前，在企业人力资源管理工作中，已广泛采用岗位价值评价，但在评价结果中，档案管理人员的评价往往较低。例如，一些企业的档案管理工作，全部被列为企业最低岗，而档案管理岗位的岗级别，甚至比生产部的档案管理人员还要低。这种评估结果对企业的档案工作产生了很大的消极影响。首先，由于档案管理岗位估价过低，会损害档案管理者的荣誉感、自尊心、工作动力。职位价值是企业工资分配的基础，员工的职位价值评价过低，造成了企业员工的岗级、工资水平较低，员工的价值不被认同；档案工作缺乏自信，缺少上进心，缺少动力。其次，由于档案管理职位的价值较低，致使档案管理人员的工作无法适应现实的需求，一方面，评估价值较低的档案管理职位对优秀人才缺乏吸引力，另一方面，职位的工作要求较低，在人力资源分配上，企业随心所欲地安排员工，造成档案管理人员的素质不均衡，人员的专业结构、年龄结构和性别结构不合理。由于档案工作人员配备、工作热情不能得到保证，档案管理工作很难为企业提供高质量的服务，也就会使用户的满意度下降，使企业对档案工作岗位价值低的评价更加深刻，造成一个恶性循环，妨碍了档案事业发展，也妨碍了档案工作顺利进行，对企业发展产生而言有着极为不利的影响。

3提高企业档案工作岗位价值的对策

3.1人力资源策略

人力资源策略关键在于提高人才素质、知识和技能水平，并建立严格档案岗位任职条件，以达到对档案管理岗位全面认可，从而提高其岗位价值。首先，档案工作者要端正自身工作态度，摆正自身工作心态，提高自身能力，档案工作是一份高尚的工作，而这份光荣来自于工作本身，也来自于档案工作者工作态度，档案工作是现代社会中一个相对狭隘的群体，其工作不易被人理解，价值也不易被人接受，这是一个客观现实，但是，作为一个档案工作者，不能一味地抱怨、自暴自弃，不接受现状。档案工作者要以阳光、积极的心态对待档案工作，不断丰富自身专业知识和技能，勇于创新，力求为读者提供高质量服务，为企业创造价值，做一个"职业、专业、敬业、创业"的档案人，以高质量档案工作，得到社会的尊敬，享受工作的乐趣。其次，当前缺少对档案工作能力与水平进行定量化的手段，导致企业档案工作职位的职位要求通常仅限于学历、专业、从业年限，由于对职务所需要的专业知识、技能水平、特点、特长等方面的要求不够清晰，客观上使档案管理成为一种“无门槛”的工作。在全国范围内，档案界的学者们一直在呼吁建立档案专业资格评估体系，而在目前我国还没有建立相应的行业标准体系时，可以从行业、企业集团三个层次入手，建立行业和集团层次的专业资质评价体系。评价内容应当与当前企业的最新现实状况相适应，包括与档案工作有关的专业知识、实践能力和综合知识、管理技能，服务能力等。依据本系统编制大纲，组织有丰富教学经验的教师，培训、考核、激励、分级、分级考核，通过对档案工作人员的职业素质评估，可以确定其是否能够胜任档案管理工作。

3.2组织机构策略

可将各种与档案有关工作从专业技能、工作难度、思维难度等方面进行，根据工作绩效评估中的影响因素，对工作绩效进行分类，按照绩效评估的高低，将其划分为：文档基础性工作、文档专业性工作、文档管理性工作、服务工作。最文档基础性工作是根本，也就是文件的接收、登记和核对、著录、上架、出库等工作，不需要任何专业知识，只需简单的训练就能上手。第二个层次是制定工作制度、审查、组卷计划审查、档案验收、备份、鉴定等都要求具有一定的档案专业技术和长期工作经历。第三层次的工作要求具有较为广泛的专业知识，具有较强的组织协调能力，创新思维，具有长期、深远的历史意义，在这个工作层次上，根据职位的价值，可以分为三个以上的层次，其中最高的人负责工作层次较高的职位；职位较低的人承担较低职位。这种岗位架构可以让优秀的档案工作人才脱离简单、繁琐的基础档案工作，集中精力于最能创造档案工作价值的工作上，有利于企业档案工作者创造出更大的价值，有利于建立创造价值与回报相符合的绩效考核机制，也有利于改变外界对企业档案工作“简单、重复”的认识。

3.3工作策略

工作策略的关键在于：建立档案管理人员的服务意识，提高档案服务质量，以客户需求为指导，主动参与到企业的工作中来；力求为企业创造更多的价值，提高档案工作的影响力，让每一个档案管理岗位的价值得到全方位的提高。对档案管理人员来说，其影响因素主要有两个：一是档案工作与使用者的关系，二是档案工作让使用者满意的程度。为了拓展企业影响力，企业档案工作必须与使用者建立紧密关系，做到使用者所需工作，为使用者提供所需服务。理解和发展客户的需要，与客户建立紧密关系，并培养客户服务意识；改善客户服务品质，改善客户满意程度，加强档案管理工作有效性，提高档案管理工作质量。树立服务观念，明确服务效果调查方法，培训用户交流技巧和方法、咨询服务方法，用户咨询服务方法和用户心理知识等，不断改进服务水平和质量。以用户需要为指导，以档案工作为指导，通过调查，访谈，数据挖掘、未来需求和潜在需求的研究和掌握，根据需要，做好档案收集、整理、研究和服务。

结语：

综上所述，目前企业档案管理工作岗位在岗位评估的任职条件、工作难度、贡献和影响力等多个重要指标上普遍存在着缺陷，这是造成其工作绩效评价较低主要原因。在人力资源、组织机构、工作方式上，有针对性地开展工作，既能充分利用档案工作的作用，又能提高档案管理人员的综合素质，改善其工资待遇；营造良好的工作环境，不仅能为客户提供更好的服务，还能为企业带来更多的价值。

参考文献：

[1]黄鑫.销售企业岗位价值评估的实践与探索[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(07):130-133.

[2]张东昊,刘高扬,陈子.初创型企业如何用好职能管理岗位价值评估[J].人力资源,2021(10):1-3.