档案服务外包研究

档案服务外包研究

郭灵艳

天津科学技术馆天津河西 300220

摘要：随着互联网时代的到来，为了效弥补企业在档案管理方面能力不足的问题，越来越多的企业开始采用档案外包服务来管理档案。但是，档案服务外包中也存在许多问题。本文从档案服务外包的背景、现状、档案服务外包行业中存在的问题、以及相应的解决措施等三个方面阐述档案服务外包，以促进档案服务外包事业的不断发展。

关键词：档案服务外包；问题；防范措施

一、引言

档案是一个机构重要的文化财富，它不仅可以为企业人员提供信息查询，也可以保留企业重要的文化资源，对企业，甚至是国家都有着重要的作用和意义。

近年来，随着我国经济的不断发展，各个机构单位的纸质档案数量也在不断增长，加之原来积存的历史档案，档案数量已经十分庞大。但是，企业往往由于租金上涨，档案管理人员费用紧张等问题，没有对档案进行有效管理，造成档案的丢失、混乱等。

在这种情况下，利用档案外包机构对档案进行专门的管理，不仅可以节省资金、人力，也可以使档案得到专门的管理，从而使档案得到更好的保护和利用。档案外包已成为档案管理的新趋势。

二、我国档案外包兴起的背景

2.1纸质档案数量的急剧增多

随着我国经济的不断发展，企业的规模也在不断地壮大，各个企业机构内部业务的广泛开展使得纸质档案的数量急剧增多。但是，档案管理人员却并未随之增加。一般情况下，单位内部有1-3名档案管理人员，而如此少的档案管理人员面对数以万计的档案，往往力不从心。如果仅单位内部档案工作人员对档案进行数字化加工，根本是不可能的。由此，借助档案外包公司的力量对档案进行整理就势在必行。

2.2档案数字化的发展

档案数字化就是运用电子计算机、网络、现代通讯技术实现文件与档案信息资源的数字化。近年来，我国的档案数字化取得了较大的进展。自国家档案局印发了《全国档案事业发展“十五”计划》提出在全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党和实现中国华民族伟大复兴的攻坚和关键时期，要让档案工作为全面建成小康社会做出应有的贡献。全国各个的档案数字化工作都在陆续的开展。

现代科技的不断发展，也要求档案向数字化方向发展。互联网技术的不断发展，使得人们可以跨越地域的限制而极其便利地获得所需的信息。在这种情况下，将纸质档案进行数字化加工，不仅可以减少纸质档案原件的磨损，还可以使档案的信息更好地得到保存，减少档案库房的用地，节约成本。

2.3社会档案意识的提高和专业档案管理人员的缺乏

经济的不断发展使得人们日益意识到档案作为社会主义文化大家庭中一员的重要性。人们开始利用档案查找资料，编史修志。个人也开始利用档案查找信息以解决工作中的问题。在2012年两会上更有政协委员呼吁社会各界应提高档案意识，重视档案文化的独特作用，支持档案事业的发展。

档案专业人员的缺乏主要有两方面原因：一方面是：单位领导人的档案意识薄弱，对档案工作没有给予足够的重视。单位内部档案工作的管理往往是由某部门非专业档案人员兼任，因此，在进行档案工作时，往往得不到专业的管理，档案也很难发挥其作用。另一方面是：部分档案管理人员年龄偏大，专业知识老化，思想观念和管理水平跟不上时代的要求。这一现状则很大的制约着档案工作的创新和发展。而且有些档案管理人员对当前档案工作所面临的巨大挑战认识不足，或满足于已掌握的知识，缺乏知识更新的主动性和自觉性。

三、档案服务外包的现状

3.1档案外包服务企业的特点

档案服务外包企业数量众多，但大多属于技术含量较低、劳动强度大的类型，“科技密集型”、综合实力较强的企业较少，致使许多档案服务发包因投标人数不足而流标，而较小的档案中介服务企业又因专业能力有限、业务人员不足等原因不能满足发包人的需求。档案服务外包还有很大的市场空缺，尤其是中高端的综合性档案外包服务企业，更是供不应求。

3.2档案外包服务的内容

许多档案服务外包发包方因人员、资金、时间等原因而选择档案整理归档、复制、数字化加工等服务项目，至于档案全过程管理咨询、开发利用等服务期长、耗费资金大的服务项目却不易被接受，档案服务外包的广度和深度还存在着很大的局限性。在一些企事业单位，许多期满档案依旧存放在档案库房中，占用大量的库存空间，由于种种原因，有关档案鉴定和销毁的外包服务却未能开展。

3.3档案外包服务人才状况

目前，档案专业人才特别是中、高级人才大都集中在各企事业单位，而从事档案外包服务的专业人才占比更少，尤其是涉及科技档案之类既有专业知识、又懂档案业务的人才数量更是少之又少。一些档案服务企业采用按件计量的方式计算工资，也使许多档案工作者为了提高收入而把精力放在机械式的操作上，而没有时间和精力去提升综合业务素质，这也限制了高层次档案人才的产生。

四、档案服务外包中存在的风险

4.1档案信息的泄露问题

档案信息的泄露问题一般来讲主要出现在两个环节上。其一是纸质档案原件在进行数字化处理过程中档案信息被泄露。这主要是由于档案外包工作人员可以在档案扫描或者整理过程中接触到档案原件并知悉纸质档案上的档案信息，在工作结束之后，在与朋友交谈的过程中由于缺乏档案保密意识而将档案信息泄露给了其朋友，致使档案信息的泄露。

其二是档案管理员由于缺乏档案职业素养和档案保密意识而造成的档案信息泄露。这一环节档案信息的泄露主要是由于档案管理人员的职责疏忽。例如档案管理人员由于没有严格执行档案借阅制度和审批制度，而导致档案信息的泄露。一些不合格的档案管理人员有时会在档案库房中自拍，档案管理人员在档案室中自拍的照片将档案信息拍摄其中，再将其发到社交网站上之后造成了档案信息的泄露。

4.2档案信息的丢失

档案信息的丢失不仅会对档案外包公司的信誉造成影响，而且会使档案保管机构遭受重大损失，造成档案的残缺不全。档案的丢失无疑是非常严重的问题。而档案信息的丢失主要出现在两个方面：1、纸质档案的丢失。纸质档案的丢失主要是在档案外包数字化或者整理过程中，由于需要把全部纸质档案原件重新进行分类整理并倒架，将其中一个盒子中的档案错误的放到了另外的盒子里，而致使原来档案盒中的档案缺失了几页。档案的错误存放使档案查询人员没办法查找到相关的档案信息，也就是档案信息丢失。2、电子档案的丢失。电子档案丢失的原因主要有两个原因。其一是由于电子档案存储介质老化而使电子档案信息丢失。例如光盘如果保存不合理就会使光盘所储存的档案信息读取不出来。其二是由于对电子档案的错误操作而使档案信息丢失。原来存储在电子档案管理系统中的电子档案因为操作人员失误地按下删除键而使全部档案丢失等问题。

4.3档案保管期限的不合理鉴定

档案的保管期限关系到档案的“生死存亡”，是一件非常严肃的工作，对档案来说尤为重要。但是，在档案外包活动中由于一些原因而使档案的保管期限没有得到合理的确定，主要是由于以下三方面原因：

1、对于一些特定的文件，国家并没有明确的文件来确定其档案保管期限，国家虽然出台了国家档案第八号令用于确定档案的保管期限，但是，在实际工作中，由于各个机构单位会产生本机构的一些特殊文件，而国家档案第八号令中并没有对其保管期限进行明确的判定。

2、档案外包公司档案保管期限鉴定人员专业能力不高。一些档案外包公司的档案保管期限鉴定人员由于缺乏专业知识或实践经验，并不能很好地判断出档案的最佳保管期限，只能依据其他行业或者前辈的经验给出一个保管期限，这样则很可能使一些珍贵的文件得不到妥善的保存。

五、档案服务外包的防范及解决措施

5.1对于档案信息泄露问题的解决措施

关于档案信息泄露的问题主要从硬件措施和制度措施两方面来解决。硬件措施主要是在档案数字化过程中通过一些对硬件设施的操作以达到维护档案信息的过程。主要有1、将USB接口和光驱彻底封死。2、全部设备连接内部网络，不允许连接外部网络。3、档案工作场所安装监控设备，保证整个场所无死角监控，以达到对档案工作的实时监控。制度措施主要指通过一些规章制度来约束工作人员，保证档案信息的安全性。制度措施主要包括1、所有档案工作人员签订档案保密协议，如果泄露档案信息将承担相应的法律责任。2、在档案工作场所，负责人要全程监管，保证档案信息的安全。3、全部档案工作人员不得将电子设备带入工作场所。4、严格执行档案的借阅登记和领导审核制度，不得将档案随意借出。

5.2对于档案丢失问题的解决措施

关于档案的丢失问题主要从纸质档案和电子档案两方面来探讨。对于电子档案的丢失问题，采用的主要措施是备份。将所有电子档案进行备份以防止电子档案丢失，并且档案在备份时主要采用硬盘来备份，这主要是由于其内存大、易读取等优点所决定的。而纸质档案的防丢失措施主要依靠档案工作人员的严谨态度。严格把控档案在数字化过程中的流转过程，防止档案的散乱丢失。

5.3档案保管期限鉴定问题的解决措施

对于档案保管期限鉴定问题的解决措施主要从四个方面来解决。1、首先，所有档案都要按照国家档案第八号令来确定档案保管期限。这是档案最主要的确定方式。2、档案机构领导人决定档案保管期限。对于一些在国家档案第八号令中没有规定档案保管期限的档案，主要依靠档案机构领导人的指示来确定档案保管期限。这主要是由于档案机构领导人对于内部所产生的档案有一个细致的了解，并能准确的判断出档案本身的价值。3、如果档案机构负责人对档案的保管期限没有明确的划分，则主要按照行业经验来划分。根据以往档案保管期限的划分情况来确定档案的保管期限，并且采用“就长不就短”的原则来确定档案保管期限。所谓“就长不就短”原则主要指在不确定档案保管期限的情况下，采用较长的保管期限来作为档案的保管期限。采用这种方式划分档案的保管期限主要是避免档案的错误销毁。

六、档案外包服务发展的对策

6.1规范档案服务外包企业的发展

目前，关于档案服务外包企业的资质等级暂未评定，档案服务和档案产品的市场信息参考价还不健全，致使档案服务发包方招标控制价没有明确的参考依据，只能参照类似项目的收费标准。而部分档案服务企业为了争取服务项目，以较低报价以求中标，这势必会扰乱市场价格，降低档案服务质量。另外，档案服务监理还未推广，很难对服务单位的服务质量给予准确的评定和有效的监督。在当前的形势下，实行档案服务外包企业的资质等级评定，完善档案服务及产品和市场信息参考价，推广档案服务监理，是规范我省档案服务外包行之有效的措施，也是广大档案服务发包人的迫切需求。

6.2加强档案外包服务人才队伍的建设

档案服务外包企业的盈利和服务质量的提高关键在于档案专业人才。目前，许多档案服务外包人员的业务知识还停留在理论层面，并未实地操作过。如果在单位官方门户网站或公共学习平台上创建“档案工作现场实操视频”模块，就能使档案工作者更形象、深入地学习业务技能。还要适当提高档案服务外包人才应有的待遇，表彰在档案工作方面有突出有贡献的人，进行物质上和精神上的激励。这样，在吸引新进人才的同时，又可以减少现有人才的流失。

6.3完善档案外包服务的技术设备

目前，市场上的档案设备和技术产品的种类有很多，功能、质量、价格和售后服务也参差不齐。一台好的档案设备或一款好的档案软件可以大大提高档案工作的效率和质量，而研究开发档案设备和技术产品则需要大量的资金和技术支撑，这使得一般的档案技术开发企业望而却步。如果有关部门牵头组织研究开发先进的档案设备和技术产品并推广利用，形成规范统一的“模具”，生产规格统一的“产品”，比如一套数字化加工设备，扫描后自动纠偏、裁边、调整字节大小、清晰度等，达到数字化规范的要求，那么势必提高档案外包服务的质量，利于“大数据的融合”，促进档案事业的发展。

6.4加强档案服务外包的监管

档案服务外包管理体系一般按照PDCA（计划—执行—检查—改进）循环的模式进行，由档案服务外包单位根据服务对象和发包方的需求制定档案服务计划方案，经档案服务监理单位审核、发包方备案后实施，在实施的过程中及时向发包方和监理汇报工作情况并接受监督检查，不断改进并完善以实现服务目标。目前档案服务外包在监督检查方面主要体现在对发包方的监管和档案行政主管部门的监督抽查及验收，而档案服务第三方监理机构未能全面推广和有效介入，不利于档案外包服务的改进和服务质量的提高。所以，第三方监理的监管是档案服务外包中不可或缺的部分。

七、结语

档案服务外包是市场经济发展的产物，随着社会经济的发展，人们对档案服务的需求不断提高，这就对档案服务外包的广度与深度提出了新的要求。本文对此进行了分析。

参考文献：

[1]彭子芊.档案外包服务安全风险问题与对策[J].兰台世界,2018(09):73-75.

[2]李洪洋.企业档案外包风险问题研究[J].档案与建设,2018(05):35-38.

[3]孙亮.档案服务外包管理研究——纸质档案数字化加工管理[J].机电兵船档案,2018(02):34-36.

[4]曹赛颖.档案数字化外包服务中出现的问题与对策[J].办公自动化,2018,23(06):61-62+64.

[5]蔡盈芳.《档案服务外包工作规范》解读[J].中国档案,2018(01):34-35.

[6]张帆,李辛扬.国内外档案外包服务研究综述[J].办公自动化,2018,23(01):49-54.