企业档案信息化建设的制约因素分析

企业档案信息化建设的制约因素分析

钟渝

天津住宅建设发展集团有限公司天津300050

摘要：在信息技术的带动作用下，档案管理效率更高，而且先进程度明显领先于传统的档案管理模式，为此，企业和档案管理人员要具有信息化意识，加强档案信息的电子化管理，为企业经营发展提供持续动力，这也是当前的重点任务。

关键词：企业档案；信息化建设；制约因素；优化措施

中图分类号：F457

文献标识码：A

引言

信息化水平是国家现代化程度的重要标志，企业档案信息化建设是档案事业的重要分支。随着数字经济时代的发展，数字信息成为企业构建核心竞争力的制高点，企业档案作为企业生产管理活动的记录，对企业经营决策、提升核心竞争力具有重要作用，应当积极使用现代化信息技术，依据现代化管理思想，健全档案管理制度，优化档案管理利用流程，整合企业经营发展中的各项信息资源，为企业各项工作提供信息支持，推进企业档案信息化转型。

1企业档案管理信息化存在的主要问题

1.1档案管理信息化建设规划亟待完善

信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代，企业档案信息化建设大致经历了计算机辅助档案管理阶段、双套制下的档案信息管理阶段、电子文件管理系统阶段。受到资金投入以及各种外界因素的影响，很多企业都没有制定出科学合理的档案信息化建设规划，即便做出了相应的建设规划，也只是对一些模式照搬照抄，最终确定的信息化建设规划与企业实际情况严重脱节。同时，在落实规划的过程中，档案管理的信息化建设标准不一，建设进度受到很大影响。

1.2资源建设和共享程度亟待提高

很多企业在档案管理信息化建设过程中，会投入大量的资金、人力、基础设施，比如建立畅通无阻的局域网、购置全新的计算机软件等，但是其整体的档案管理信息化推进速度却和这些软硬件设施不够匹配，表现在档案目录不够完善、数据不够精准以及档案全文数据库数量不足等现象。同时，这些企业的信息化建设和信息资源共享出现了非常严重的脱节状况，没有建立较为完善和统一的档案管理系统，无法确保信息能够实现共享和传递，导致档案管理信息化建设一直发挥不出其真正的价值和作用。

1.3档案管理技术和基础硬件设施较差

在大数据时代，企业在进行档案管理相关工作时，与电子信息化技术无法分割，而想要实现档案管理的信息化，就需要使用以电子信息化技术为核心的软硬件设施。完善的软硬件设施是企业档案管理工作实现信息化建设的基础条件和重要保障。但是，就现阶段企业档案管理信息化技术应用现状来看，还存在明显的缺陷和不足，主要表现在硬件和软件设施较为滞后、更新速度慢、操作方式复杂等，无法适应信息化的发展要求。没有完善的软硬件设施和科学合理的信息化技术作为支撑，在信息爆炸的背景下，数据信息杂乱无章，档案管理工作从储存到管理和使用都将受到不利影响。

2大数据时代背景下加强企业档案管理信息化建设的策略

2.1利用信息技术推动档案管理的体系化建设

档案管理信息化建设可以确保在档案管理中信息传输的及时、高效、灵活、共享，便于人们存储、使用各种档案信息，可以推动企业档案管理现代化发展，更好的满足企业发展实际需要。对此，企业需要推广和应用信息技术，不仅需要将其应用在电子档案系统建设上，还需要采用信息化的管理方法对企业档案工作进行管理，同时需要对企业档案工作内容进行信息化记录，对管理方法、管理理念进行更新。利用信息技术优势丰富和完善档案管理功能，推进企业内控体系建设，提高企业的市场竞争力，有效带动企业在新的形势下实现转型升级，最终推动企业档案管理体系化建设。

2.2加强企业档案管理的网络安全建设

对于一些重要行业来说，档案管理信息化建设为企业档案管理工作带来了优势的同时，也带来了一定的安全问题，由于网络信息传输是开放的，不受时间和地点的限制，在应用信息技术进行档案管理时，容易发生信息泄漏、信息丢失的安全问题，这对于企业的经营安全来说影响是非常大的。尤其是企业的核心档案文件，如果出现安全问题，将会影响企业正常运行发展，甚至会带来一定的经济损失，因此企业在推动档案现代化建设的过程中，需要采取技术手段加强网络安全维护，降低档案信息在传输过程中可能面临的安全风险。

对此，企业可以在内部电子档案网站浏览方面设置一些权限或者设置数字密码，从源头加强安全管理。企业也可以建立电子档案安全风险识别系统，实时对整个档案信息管理进行动态化监督，对基本的信息安全风险进行识别，及时预防网络病毒，并排除病毒侵袭，避免电子档案信息泄漏。另外，企业还可以通过双层加密的方法对重点档案信息进行保护处理，尤其是在存储和使用上，比如企业的一些前期项目策划方案、企业自主研发的专利技术、企业发展战略等这些关键性信息。

2.3建立健全企业档案数字管理系统

基于大数据技术，企业需要将传统的纸质档案转变为数字化档案，将档案学的基础原理全方位地展现出来，针对数字化档案的类别进行分类管理，并对其进行有效的存储。同时，还需要结合企业的实际状况，充分利用科学技术的价值，将档案管理系统和企业的职能部门，例如：财务部门、人事部门、后勤部门等进行深度融合，确保档案管理工作的时效性，确保各类经营数据信息及时准确地被收录，并能够对其进行及时更新。除此之外，还需要展现出云计算技术的价值，对各类的信息进行精准地分析和有效的处理，同时将横向分析、综合分析以及动态化管理模式进行有机融合，依照纵向时间线，针对各类档案资料展开相应的对比，和企业其他部门进行横向对比，将档案信息中的有用信息进行存储，对一些无用信息进行过滤，这样才能够确保各类档案数据资料的精准性及合理性。

2.4加强企业档案信息化管理制度建设

在企业开展档案信息化建设的过程中，影响其管理效果的一个非常重要的因素就是管理制度不够健全。针对这一问题，企业内部的档案管理部门应该提高重视程度，制定出科学合理的档案管理制度，使企业的档案管理工作能够更好服务于经营发展需要，确保企业的档案管理信息化建设工作能够高效有序地向前推进。在相关管理规定的制定过程中，企业需要根据实际生产经营发展现状，建立具有企业特色的信息化建设标准，对档案管理信息化建设存在的缺陷和问题进行改进，促使档案信息化工作流程更加畅通。同时在进行档案信息化管理的过程中要严格按照标准执行，包括档案资料使用前的申请、登记，使用中的监督、使用后的反馈评估。在执行该标准和规定的过程中，若是发现制度存在问题，或是和实际工作出现了脱节问题，则需要在第一时间对其进行调整，以保障档案管理规章制度的标准化和可操作性。

2.5完善档案管理基础设施建设，建立规范化的管理机制

在信息时代不仅要转变档案管理工作的思想，更需要从行动上落实，立足于当前档案管理工作现状，完善各种电子信息设备，利用信息技术支撑档案管理工作高效开展。企业通过完善电子信息系统，对各种文件进行自动化保存、使用，根据企业档案工作实际需要研发各种信息平台，在平台上完成各种复印、翻拍工作，促使档案管理工作落到实处。

结束语

档案信息化建设是企业管理工作的重要组成部分，在新的发展时期，企业档案信息化建设的水平和质量与企业的长远稳定发展密切相关。面对档案信息化建设中存在的各种问题，企业应当针对具体情况，认真开展相关的研究与分析，科学规划，提升企业档案管理信息化工作的合理性与高效性，不断提高企业档案管理信息化建设水平，为企业实现高质量和更可持续发展提供动力。

参考文献

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[3]张立春.试论现代信息技术对企业档案管理的影响及对策[J].电子工程学院学报,2020,009(003):P.177-177.